Release ImageCapture 5.8

Deze lente leveren wij met de release van ImageCapture 5.8 een versie van onze software waarin weer een aantal mooie toevoegingen en efficiënte verbeteringen zijn opgenomen! Ieder kwartaal wordt de nieuwste versie van onze software als major release uitgebracht en hier besteden wij extra aandacht aan in de vorm van een nieuwsbrief en vermeldingen op onze site en social media. Niet alleen omdat wij trots zijn op de steeds verdere optimalisatie en ontwikkeling van onze software maar ook om u als gebruiker te informeren en te motiveren om de ImageCapture software te updaten, en up to date te houden. Zo profiteert u altijd optimaal van tijd- en kostenbesparing op het verwerkingsproces van uw documenten en facturen! In dit artikel leest u hoe versie 5.8 uw bedrijfsprocessen nog verder kan optimaliseren.

Algemene verbeteringen en nieuwe features

Templates

Voor bedrijven en kantoren die meerdere administraties voeren is het gebruik van templates nog verder geoptimaliseerd. Als u met templates werkt dan weet u waarschijnlijk dat het template wordt aangemaakt op basis van een bestaande factuur. Deze factuur wordt getoond wanneer er gebruik gemaakt wordt van het template. Om te voorkomen dat de informatie op de factuur zichtbaar is wanneer het template wordt gebruikt voor een van de andere administraties, kan het plaatje van de factuur onzichtbaar gemaakt worden.

E-mail import ImageCapture

Als u uw facturen per e-mail ontvangt in PDF en XML formaat (1 factuur per bericht), moest voorheen de naam van de twee bestanden identiek zijn. In versie 5.8 is dit niet meer nodig en worden de bestanden direct geïmporteerd en verwerkt. Het was al eerder mogelijk om de tekst uit een e-mail uit te lezen en te plaatsen op een vrij veld in ImageCapture maar vanaf versie 5.8 kan ook de HTML body van een e-mail worden uitgelezen. Ook is het vanaf deze versie mogelijk om in te stellen dat alleen de tekst van het laatste e-mailbericht in een reeks uit wordt gelezen en meegegeven aan het vrije veld. Dit laatste is alleen mogelijk vanaf Exchange Server 2010.

Users

Vanaf deze versie is het aanmaken en gebruiken van users vereenvoudigd doordat de Windows user en ImageCapture user zijn samengevoegd. Hierdoor kan nu met dezelfde gebruiker ingelogd worden in de desktop client en de web client van ImageCapture. Dit is uiteraard niet van toepassing bij het gebruik van de web client door zelf-boekende cliënten van administratiekantoren en gebruikers die fiatteren via de web client omdat zij geen desktop client gebruiken.

Herkenning

Door optimalisatie van de OCR tekst in ImageCapture is ook de herkenning van Belgische IBAN nummers sterk verbeterd.

 

Applicatie afhankelijke verbeteringen en nieuwe features

Fiattering in ImageCapture

Naast de applicatie afhankelijke features is het nu voor bepaalde applicaties ook mogelijk om de fiattering van facturen via ImageCapture te laten verlopen. Lees hierover meer in het artikel Fiattering in ImageCapture.

 

Exact Online
Belangrijk nieuws voor Exact Online gebruikers! Door een wijziging in de software van Exact Online per 1 augustus 2015 wordt Basic Authentication niet meer ondersteund en kan de export van data vanuit ImageCapture alleen nog via OAuth Authentication verlopen. Dit betekent dat u als Exact Online gebruiker zult moeten updaten naar versie 5.8 van ImageCapture. Neem voor meer informatie of het aanvragen van de update contact op met onze supportafdeling via support@scansys.nl.

Versie 5.8 ondersteunt het  aanmaken van transitorische boekingen in Exact Online. Hierdoor is het nu mogelijk om uitgestelde kosten te boeken, verspreid over meerdere periodes. Hier dient wel een aparte grootboekrekening voor aanwezig te zijn in Exact Online. Ook wordt er vanaf deze versie in Exact Online gecontroleerd of de periode waarin een factuur geboekt moet worden gesloten is. Als dit het geval is, wordt de boeking automatisch op de eerstvolgende openstaande periode geboekt.

Exact Globe
Betalingsverschillen worden vanaf versie 5.8 tot een minimum beperkt doordat ImageCapture nu bij de interne berekening van de BTW bedragen drie decimalen gebruikt. Daarnaast is het verwerken van goederenboekingen op verschillende vlakken geoptimaliseerd, zo is bijvoorbeeld het ophalen van de bestel- en ontvangstregels aanzienlijk versneld in deze versie.

Exact Financials
Vanaf deze versie van ImageCapture is het mogelijk om een boekstuknummer op te halen uit Exact Financials Enterprise.

Exact Synergy
Er kunnen nu meerdere bijlagen gekoppeld worden aan een document in Exact Synergy Enterprise waardoor zowel de tekst als de bestanden kunnen worden opgeslagen.

Het boeken met afrondingsverschil op de BTW is vanaf versie 5.8 mogelijk doordat de Autobalance VAT functie in Twinfield geactiveerd wordt vanuit ImageCapture. Hierdoor wordt de boeking in Twinfield automatisch gecorrigeerd.

Vanaf versie 5.8 is het mogelijk om het pad naar een bijlage in Multivers flexibeler in te stellen. Dit is bijvoorbeeld handig wanneer er gebruik wordt gemaakt van beveiligde omgevingen. Andere gebruikers kunnen de bijlage van Multivers niet openen als zij geen toegang hebben tot de omgeving waar deze is opgeslagen. Door het pad aan te passen naar bijvoorbeeld een netwerkomgeving is de bijlage ook toegankelijk voor de andere gebruikers. Daarnaast is het vanaf versie 5.8 mogelijk om projectnummers mee te geven aan de boeking in Multivers.

ImageCapture 5.8 aanvragen?

Relaties met een lopende onderhoudsovereenkomst kunnen contact opnemen met onze supportafdeling via support@scansys.nl. (Relaties waarvan de support via een van onze gecertificeerde partners verloopt, dienen contact op te nemen met de supportafdeling of hun contactpersoon aldaar).

Onze supportmedewerkers zullen samen met u de mogelijkheden van versie 5.8 voor uw eigen ImageCapture omgeving bespreken en beoordelen of de update aansluit bij uw huidige situatie. Nieuwe gewenste functionaliteiten zullen wellicht on site, op  betaalde consultancy basis toegevoegd moeten worden. Bepaalde nieuwe functies in versie 5.8 zullen namelijk na conversie nog niet automatisch deel uitmaken van uw inrichting.

U kunt ervoor kiezen om de nieuwste versie door onze supportafdeling te laten installeren. Hiervoor zal een uur remote consultancy in rekening worden gebracht. Uiteraard is het ook mogelijk de versie zelf te installeren met behulp van de installatie handleiding.