ImageCapture bij projectgestuurde organisaties

Projectgestuurde organisaties hebben naast een strakke planning ook een sterke behoefte aan controle en sturing op de projectkosten. Een snelle verwerking van inkomende facturen met een strenge controle levert niet alleen tijdsbesparing op, maar geeft met name ook 24/7 inzage in de kosten van uw projecten. U signaleert hierdoor tijdig wanneer uw budgetten dreigen overschreden te worden en kunt direct ingrijpen of bijsturen.

Het factuur- en documentverwerkingsproces in ImageCapture kan volledig ingericht worden op de behoeftes van de projectgestuurde organisatie. In dit artikel bespreken wij een aantal standaardfunctionaliteiten die specifiek voor de verwerking van de projectadministratie ingezet kunnen worden.

Projectdocumenten  

Documenten zoals werkbonnen, afleverbonnen of getekende urenbriefjes worden veelal voorzien van een projectnummer of een offertenummer. ImageCapture kan deze nummers geautomatiseerd uitlezen en de documenten koppelen aan bestaande boekingen. Ook is het mogelijk, als er bijvoorbeeld geen nummer is vermeld, het document handmatig te koppelen aan de bijbehorende boeking. U beheert dus alle documenten die betrekking hebben op een specifieke projectfactuur op één plaats, namelijk in uw boekhoudprogramma.

Projectfacturen

Projectfacturen worden vanuit een daarvoor bestemde mailbox geïmporteerd, of als ze in papieren vorm binnenkomen, gescand en ingelezen in ImageCapture. De software leest alle relevante factuurinformatie zoals crediteurgegevens, factuurdatum en factuurbedragen automatisch uit om tot een boekingsvoorstel te komen. In deze stap kan ook het projectnummer automatisch worden uitgelezen. Zo weet u zeker dat altijd het juiste projectnummer wordt geselecteerd. Op basis van het uitgelezen nummer wordt vervolgens automatisch de juiste kostenplaats geselecteerd.

Wanneer er op uw administratie facturen in buitenlandse valuta worden verwerkt wilt u deze misschien liever direct in EUR geboekt zien in uw administratie. Een groot aantal financiële applicaties ondersteunt de mogelijkheid om de actuele dagkoers op te halen en valuta automatisch om te rekenen. Vanuit ImageCapture kan deze functionaliteit, indien beschikbaar in uw boekhoudprogramma, automatisch worden aangestuurd wanneer er sprake is van buitenlandse valuta op de factuur.

Ook boeken op G-rekeningen wordt door ImageCapture op een slimme manier mogelijk gemaakt. (Een G-rekening wordt gebruikt om loonheffingen van ingehuurd personeel aan de belastingdienst of onderaannemers te voldoen). Als bij de betalingscondities van de crediteur wordt aangegeven dat er sprake is van een boeking op een G-rekening, worden de velden G-rekening en G-bedrag in ImageCapture automatisch gevuld waarbij het juiste percentage van het factuurbedrag op de g-rekening wordt geboekt.

Digitale fiattering van projectfacturen

Ook in de digitale fiattering houdt ImageCapture rekening met een projectgerelateerd proces. Zo kan aan de hand van het automatisch uitgelezen projectnummer direct de fiatteur bepaald worden, namelijk de persoon die de bestelling heeft geplaatst of de projectverantwoordelijke. Vanaf een vooraf bepaald factuurbedrag kan ook automatisch een tweede fiatteur toegewezen aan het goedkeuringsproces in ImageCapture.

Bij gebruik van Exact Synergy voor de digitale fiattering van uw facturen wordt er gekeken naar het register dat staat gekoppeld aan de crediteurenkaart en vervolgens naar de personen die staan gekoppeld aan dit register voor het bepalen van de juiste fiatteur(s). 

Meer informatie over onze factuurverwerkingsoplossing vindt u op de pagina Factuurverwerking