Release 6.1 voor Exact gebruikers

Met de komst van versie 6.1 van onze ImageCapture software, zijn een aantal mooie functionaliteiten beschikbaar gekomen in koppeling met Exact. In dit artikel wordt specifiek ingegaan op de koppelingen met Exact Globe, Exact Online en Exact AEC.  Algemene informatie over versie 6.1 vindt u in het artikel Release 6.1 op onze website.

Exact Globe

Een unieke toevoeging aan de standaardkoppeling met Exact Globe, is de mogelijkheid tot het inlezen en verwerken van verkooporders in ImageCapture. Met behulp van de verkooporder class worden bestelgegevens in papier of PDF formaat ingelezen in ImageCapture waarna automatisch de bijbehorende verkooporder wordt aangemaakt. Deze order wordt verrijkt met gegevens zoals leverdata, aflevergegevens en factuuradres. Als de artikelcodes geregistreerd zijn in Globe, matcht ImageCapture de inkoopprijzen met de standaard-verkoopprijzen en eventueel vastgelegde prijsafspraken in Globe. Als deze om welke reden dan ook afwijken, wordt dit zichtbaar gemaakt op de desbetreffende orderregel. Na goedkeuren wordt de order in de order administratie van Exact Globe Next aangemaakt met het document van de bestelling als digitale bijlage Voor het verwerken van verkooporders dient u te beschikken over de Invoice en Documents module van ImageCapture en wordt voor het aanmaken van de order gebruik gemaakt van de Exact Globe Next Entity services.

Geen nieuwe functionaliteit maar wel sterk verbeterd; Het matchen van inkoopfacturen op bestellingen of ontvangsten is nu nog sneller geworden doordat de bestelregels sneller worden opgehaald.

Exact Online

Sommigen van u weten misschien dat de koppeling met de Exact Online software ontwikkeld wordt op basis van REST API.  REST API is een manier van communiceren die specifiek wordt gebruikt bij online applicaties. Met andere woorden, gegevens kunnen via de REST API worden uitgewisseld met Exact Online en een applicatie zoals ImageCapture. Vanaf versie 6.1 wordt ook de export van data naar Exact Online via REST API uitgevoerd. U vraagt zich misschien af waarom dit belangrijk is? Dit heeft alles te maken met de ontwikkeling van de online software, die in de toekomst alleen nog maar gebruik zal maken van REST API voor de uitwisseling van gegevens met andere applicaties. Een van de voordelen van een gecertificeerde koppeling is dat u nu, en in de toekomst zorgeloos gebruik kunt blijven maken van onze software in combinatie met Exact Online.

Een bijkomend voordeel van de export via REST API is dat ImageCapture nu het boekstuknummer van de aangemaakte boeking op het automatische blokstempel kan meegeven aan de factuurbijlage in Exact Online.

Exact AEC

Ook de relatief nieuwe koppeling met Exact AEC biedt vanaf versie 6.1 een scala aan nieuwe mogelijkheden; Zo is het in deze versie mogelijk om te boeken op een hoofdgroep zoals bijvoorbeeld Materiaal. Op basis van de geselecteerde hoofdgroep wordt automatisch de juiste bewakingscode meegegeven aan de boeking. Ook de boekingscode wordt vanaf versie 6.1 automatisch meegegeven. De nieuwe versie ondersteunt daarnaast de mogelijkheid tot door-factureren.

Deelbetalingen en deelleveringen kunnen in versie 6.1 geregistreerd of afgeboekt worden aan de hand van de ontvangen factuur. Dit kan naar keuze op bedrag of aantal worden geboekt.

ImageCapture 6.1 ondersteunt de mogelijkheid om de factuuromschrijving op kopniveau mee te geven aan de boeking in Exact AEC.

WKA oftewel de Wet Keten Aansprakelijkheid is een bekende term in de bouwsector. Het wil zeggen dat de hoofdaannemer verantwoordelijk kan worden gesteld voor de afdracht van loonheffing door de onderaannemer. De hoofdaannemer kan hiervoor gebruik maken van een zogenaamde G-rekening, waarop het verschuldigde bedrag aan loonheffing wordt gestort. Deze geblokkeerde rekening kan alleen voor dit doeleind gebruikt worden. De G-rekening beschermt partijen tegen wanbetaling van loonheffingen.

Met behulp van zogenaamde WKA velden kan ook het G-bedrag in ImageCapture automatisch worden berekend. Dus geen handmatige interactie en foutgevoeligheid meer bij het verwerken van de facturen van een onderaannemer. In ImageCapture 6.1 wordt ook controle op de geldigheid van WKA documenten uitgevoerd bij het inboeken van facturen. Er komt dan automatisch een melding op het moment dat de geldigheid verlopen is.

Tot slot is het vanaf de nieuwste versie mogelijk om een bonnummer uit te lezen en mee te geven aan de boeking. De bon wordt aansluitend als digitale bijlage gekoppeld aan de boeking in Exact.

DE NIEUWE VERSIE AANVRAGEN?

Aan klanten met een lopende onderhoudsovereenkomst wordt de 6.1 software kosteloos beschikbaar gesteld. U kunt zich misschien wel voorstellen dat bij een major release als deze er eerst geïnventariseerd moet worden of u deze update zelf kunt uitvoeren, of dat hier wellicht (remote) ondersteuning bij nodig is. Daarnaast willen wij er zeker van zijn dat de software 100% compatible is met uw huidige ICT infrastructuur. U kunt deze update aanvragen door een e-mail te versturen naar support@scansys.nl. Onze supportmedewerkers zullen samen met u beoordelen of/ en hoe de update uitgevoerd kan worden. Bij (remote) ondersteuning zullen kosten in rekening gebracht worden.