ImageCapture voor zorginstellingen
Door hervormingsplannen van de overheid is bezuiniging voor ziekenhuizen en andere zorginstanties de laatste jaren aan de orde van de dag. Daarnaast kampt de zorgsector met zaken als vergrijzing en een toenemende zorgvraag. De druk op kostenbesparing is dus hoog. Uiteraard wil men liever niet bezuinigen op het primaire proces. Daarom zien we in deze sector een toenemende vraag naar automatisering van secundaire processen zoals de geautomatiseerde verwerking van facturen.
Knelpunten factuurverwerking
Zorginstanties ontvangen jaarlijks een grote stroom van documenten en facturen die dikwijls nog (deels) handmatig worden verwerkt. Niet alleen is dit een tijdrovend proces, het is ook erg onoverzichtelijk; facturen die binnen zijn gekomen moeten langs de verschillende afdelingen om goedgekeurd te worden voor betaling. Onderweg blijven de facturen liggen op het bureau van een afwezige collega, of erger nog, ze raken kwijt! De administratie heeft gedurende dit proces geen overzicht in de kosten en de status van de facturen. Doordat facturen niet tijdig worden geboekt en betaald loopt men betalingskortingen mis. Het traditionele proces is traag en ondoorzichtig en kost de medewerkers van de administratie onnodig veel tijd. Steeds meer ziekenhuizen en zorginstellingen kiezen daarom voor een geïntegreerd factuurverwerkingsproces.
Geautomatiseerde factuurverwerking
ImageCapture is een gebruiksvriendelijke en breed inzetbare scan en herken oplossing waarmee facturen en documenten op eenvoudige wijze geautomatiseerd verwerkt kunnen worden. Doordat de software integreert met het achterliggende boekhoudpakket kan ImageCapture gebruik maken van alle aanwezige data, zonder dat er sprake is van periodieke synchronisatie van gegevens. Facturen worden bij binnenkomst waar nodig gedigitaliseerd, of automatisch geïmporteerd vanuit de e-mail in ImageCapture. De software leest de facturen uit op relevante data zoals factuurbedragen, BTW en factuurdatum. Vervolgens koppelt de software de factuur automatisch aan de juiste crediteur in de administratie. Als de crediteur nog niet bekend is in de administratie, kan deze vanuit ImageCapture aangemaakt worden. Ook wijzigingen aan bestaande crediteuren kunnen direct worden doorgevoerd tijdens het boeken. Op basis van de aanwezige data in de financiële applicatie, genereert de software een automatisch boekingsvoorstel waarbij grootboekrekening, kostenplaats, projectnummer en overige zaken automatisch worden gevuld. Dit voorstel kan eventueel verder worden uitgebreid of aangepast, waarna de boeking wordt geëxporteerd naar het achterliggende boekhoudpakket.
Wanneer er sprake is van een inkoopfactuur met een inkooporder in het achterliggende boekhoudsysteem, matcht ImageCapture de factuur met de inkooporder. Het matchen van deze inkoopfacturen kan niet alleen op kopniveau plaatsvinden, waarbij er bijvoorbeeld gekeken wordt naar het totaalbedrag van factuur en inkooporder, het unieke van de ImageCapture software is dat ook de regels van de factuur tegen de regels van de inkooporder kunnen worden gematcht. Hierdoor worden verschillen in aantallen en prijzen direct tot op regelniveau zichtbaar.
Digitale fiattering
Om het volledige verwerkingsproces van facturen te digitaliseren kan ook de fiattering van facturen worden ondergebracht in ImageCapture met behulp van onze webclient. Daarnaast sluit de software aan op digitale fiatteringsoplossingen zoals AFAS Insite en Exact Synergy. Tijdens het boeken wordt op basis van afhankelijkheden als fiatteringsregisters, grootboekrekeningen of crediteurgegevens automatisch gekozen of, en door wie de factuur gefiatteerd moet worden. (Hier kan eventueel handmatig van worden afgeweken). ImageCapture maakt vervolgens een geblokkeerde boeking aan in de administratie. Zo is er wel te allen tijde zicht en controle op de kosten, zonder dat het risico bestaat dat facturen ongezien betaald worden.
Geautomatiseerde factuurverwerking, de voordelen op een rij:
- Geïntegreerde systemen besparen kosten en tijd, ImageCapture integreert naadloos met de boekhoudapplicatie en digitale workflow
- Extra handen aan het bed: zorginstellingen moeten allemaal bezuinigen maar liever niet op het primaire proces
- Efficiëntere inzet van personeel: geen handmatige handelingen
- Digitale fiattering met ImageCapture web client voor één geïntegreerde oplossing
- Betalingskortingen, door een snellere verwerking ook snellere betaling van de facturen
- Inzage in kosten en status facturen, facturen zijn altijd digitaal beschikbaar en opvraagbaar vanuit de achterliggende applicatie
Geïnteresseerd in dit onderwerp? Lees ook eens het verhaal van onze relatie Arkin, een van de grootste GGZ instellingen van Nederland en sinds 2007 gebruiker van de ImageCapture software.
