Het Nieuwe Werken betekent digitalisering

Tegenwoordig wordt bij een groot aantal organisaties al in meer of mindere mate gewerkt volgens het Nieuwe-Werken- principe. Medewerkers kunnen werken waar, hoe en wanneer ze willen en werkgevers kunnen hierdoor besparen op zaken zoals reiskosten, ziekteverzuim en kantoorruimte. Ook worden ze door medewerkers ervaren als aantrekkelijke werkgever. Bij het Nieuwe Werken wordt, in plaats van aanwezigheid, gestuurd op de output die een medewerker levert. Medewerkers zijn hierdoor flexibel inzetbaar en tot 8% productiever. Door deze manier van werken vervagen de grenzen tussen werk en vrije tijd, en wordt tegemoet gekomen aan de wens om 24/7 bereikbaar te zijn voor klanten, tot aan de andere kant van de wereld. Kortom, er zijn een aantal goede argumenten om als onderneming over te stappen naar deze manier van werken.

Aanpassingen

Organisaties die hun medewerkers de mogelijkheid willen bieden om vanuit huis of onderweg te kunnen werken, zullen de nodige aanpassingen moeten doen aan de ICT-infrastructuur. Denk aan het verstrekken en inrichten van laptops, iPads, internetverbindingen en telefonie maar ook aan de verschillende software applicaties die in gebruik zijn. Deze zullen een mogelijkheid moeten bieden om ze op afstand te kunnen benaderen. Naast bijvoorbeeld het in de cloud zetten van uw gegevens is ook het digitaliseren van bedrijfsprocessen een waardevolle toepassing wanneer er op flexibele tijden en verschillende locaties door uw medewerkers wordt gewerkt. Ook wilt u uw medewerkers altijd en overal toegang kunnen bieden tot de voor hun werkzaamheden benodigde documenten. Binnengekomen post, arbeidscontracten en overige getekende documenten moeten raadpleegbaar zijn en overlegd kunnen worden. Digitalisering van deze documenten is dan dé oplossing. Voor het digitaliseren van processen en documenten kan ImageCapture software worden ingezet.

Digitalisering van het proces 

Neem bijvoorbeeld het factuurverwerkingsproces; wanneer een factuur handmatig wordt verwerkt komen hier een groot aantal handelingen bij kijken. Uw medewerkers moeten facturen die met de post zijn gekomen uit de envelop halen, facturen die per e-mail binnenkomen uitprinten, sorteren en rondbrengen naar de verschillende afdelingen om te laten goedkeuren. Nadat de facturen zijn voorzien van een handtekening gaan ze terug naar de administratie waar ze worden ingevoerd in het systeem. Tot slot worden de geboekte facturen bewaard in een map in het archief. het handmatig verwerken van een factuur is niet alleen een kostbaar proces, het is ook erg onoverzichtelijk en de facturen raken soms kwijt tijdens hun ronde langs de verschillende afdelingen. Door het verwerkingsproces te digitaliseren verloopt het niet alleen sneller en met minder kans op fouten, het is ook transparant en inzichtelijk. U kunt altijd zien waar de factuur op dat moment is en wanneer deze betaald kan worden. Met name wanneer uw medewerkers niet op kantoor maar thuis of onderweg zijn, biedt geautomatiseerde verwerking en fiattering van facturen uitkomst.

Digitale factuurverwerking en fiattering met ImageCapture

ImageCapture software is intelligente scan en herken software die het proces rondom factuur- en documentverwerking volledig automatiseert. Wanneer ImageCapture uw facturen geautomatiseerd voor u verwerkt, zal het proces er ongeveer als volgt uitzien; De facturen worden bij binnenkomst gescand of automatisch uit de mailbox geïmporteerd. ImageCapture herkent en koppelt de factuur aan de juiste crediteur uit uw financiële administratie en leest de belangrijkste gegevens zoals factuurdatum, – nummer en bedrag uit. Hierna genereert de software, op basis van de aanwezige stamgegevens in uw administratie, een boekingsvoorstel. Dit voorstel kunt u verder aanvullen of wijzigen en u kunt hierbij ook aangeven of, en door wie de factuur gefiatteerd moet worden. Nadat het boekingsvoorstel door u is gecontroleerd en geaccordeerd, wordt er een geblokkeerde boeking aangemaakt in uw administratie en wordt de factuur ter fiattering aangeboden. U kunt ervoor kiezen om ImageCapture aan te laten sluiten op uw bestaande fiatteringsworkflow (bijvoorbeeld in Exact Synergy of AFAS Insite) maar u kunt de fiattering ook in ImageCapture laten plaatsvinden. In het laatste geval krijgen uw budgethouders automatisch bericht dat er facturen klaar staan om goedgekeurd te worden. Zij kunnen dan inloggen in de web client van ImageCapture waar zij de facturen kunnen inzien, goedkeuren, afkeuren en kunnen voorzien van een opmerking. Nadat de laatste medewerker de factuur heeft geaccordeerd, wordt de blokkade opgeheven en kan de factuur betaald worden. De web client van ImageCapture kan via alle gangbare browsers benadert worden en is ook geschikt voor het gebruik van tablets. Er is dus geen enkele reden meer om facturen te laten liggen totdat de budgethouder weer op kantoor aanwezig is, want het proces verloopt volledig digitaal.

Digitale documenten

ImageCapture kan niet alleen uw factuurstroom digitaliseren, ook uw overige documenten zoals poststukken, personeelsdossiers, bankafschriften etc. kunnen met de software geautomatiseerd worden verwerkt. Bij de verwerking van deze documenten kan ImageCapture ook aansluiten op uw bestaande workflow processen, HRM applicatie en/of financieel pakket. Documenten kunnen vanuit ImageCapture per e-mail worden verzonden aan medewerkers en worden digitaal gearchiveerd in het daarvoor bestemde systeem of op het netwerk. In plaats van stapels documenten op het bureau, zijn alle documenten met een druk op de knop opvraagbaar vanaf iedere gewenste locatie.

Meer informatie

In het artikel Personeelsdossiers digitaliseren vindt u alle informatie om uw HRM afdeling optimaal te digitaliseren. Meer informatie over factuurverwerking of documentverwerking vindt u op onze oplossingspagina’s Factuurverwerking en Documentverwerking. Uiteraard kunt u ook altijd vrijblijvend contact met ons opnemen, wij informeren u graag!