UBL én geautomatiseerde factuurverwerking

In 2013 is UBL 2.0 door de Nederlandse en Belgische overheid gekozen als standaard formaat voor de elektronisch bedrijfsvoering, met als doel kosten te besparen op het verwerkingsproces van facturen en documenten. UBL staat voor Universal Business Language en is een op XML gebaseerde E-factuur standaard. UBL bestaat inmiddels al meer dan 10 jaar maar wordt met name de laatste jaren steeds vaker gebruikt als alternatief voor het handmatig verwerken en versturen van documenten. Inmiddels heeft een groot aantal software leveranciers al mogelijkheden om UBL te ondersteunen en zal naar verwachting het gebruik de komende jaren nog verder toenemen. UBL 2.0 is niet het enige standaard formaat wat op dit moment beschikbaar is. Het uiteindelijke doel is wel dat er één wereldwijde UBL standaard wordt ontwikkeld zodat ook het internationale bedrijfsleven hiervan gebruik kan gaan maken.

Waarom UBL

E-factureren en UBL wordt gebruikt voor het elektronisch opstellen en versturen van facturen, aanmaningen, bestelbonnen en overige financieel administratieve documenten. Het grote voordeel hierbij is dat documenten op dezelfde wijze zijn opgebouwd. Zo is het altijd duidelijk op welk veld de informatie zich bevindt, ongeacht de omschrijving die door de leverancier wordt gebruikt. Denk hierbij aan het factuurnummer, nettobedrag en opdrachtnummer waarvan de omschrijving soms per leverancier verschilt.

Het gebruik van UBL bespaart op meerdere vlakken; Zo wordt er bespaard op portokosten en drukwerk maar met name ook op tijd. Het handmatig verwerken van documenten en facturen is tijdrovend en bovendien foutgevoelig. Vanuit de overheid wordt het gebruik van UBL 2.0 sterk gestimuleerd; vanaf 2017 zal de facturenstroom van de overheid 100% elektronisch zijn en wordt het gebruik van UBL voor inkoopfacturen verplicht voor haar leveranciers. Voor veel ondernemers is dit dan ook een belangrijke reden om over te stappen naar E-facturatie.

UBL factuurverwerking

Met de komst van UBL wordt het proces van factuurverwerking grotendeels geautomatiseerd. De factuur wordt elektronisch verzonden en automatisch aangemaakt in het inkoopdagboek van uw administratie. Fouten, die tijdens het handmatig boeken ontstaan, worden op deze manier vermeden en in een aantal gevallen zal het aantal menselijke interacties per factuur afnemen.

Maakt UBL het gebruik van scan-en-herken-software dan niet overbodig? Er zijn situaties waarin dit het geval is; Kleine organisaties met laagdrempelige administratieve processen en een laag volume documenten hebben vaak enkel behoefte aan minder handmatige interacties in het verwerkingsproces. De controle van de boekingen blijft bij gebruik van UBL een menselijke handeling, echter is dit te overzien omdat het maar een beperkt aantal documenten betreft. Een voorwaarde om tijdswinst te maken op dit factuurverwerkingsproces is dan wel dat alle facturen in UBL worden aangeleverd. 

Een volledig geautomatiseerd verwerkingsproces met gebruik van UBL is in veel gevallen niet mogelijk. Bij het merendeel van de inkomende facturen zal namelijk nog menselijke interactie nodig zijn. Denk bijvoorbeeld aan het selecteren van de juiste kostenplaats, grootboekrekening, het projectnummer en ordernummer. Daarnaast zal de samenstelling van de factuur in veel gevallen niet aansluiten op de manier van coderen die wordt gebruikt in het boekhoudsysteem, een mooi voorbeeld hiervan is de factuur van de Makro of de Sligro.

Voor veel organisaties is het administratieve proces van inkoopfacturen verwerken dus niet zo eenvoudig. De administraties van deze bedrijven werken bijvoorbeeld met inkooporders en geregistreerde ontvangsten. Of zij ontvangen facturen met meerdere tegenrekeningen of boekingsregels zoals vaste activa facturen, termijnfacturen en verzamelfacturen. Deze facturen vragen een hogere mate van flexibiliteit van het verwerkingsproces én moeten tot op regelniveau gecontroleerd en gecodeerd kunnen worden. De facturen vragen veel tijd van de medewerkers omdat er meer menselijke interactie benodigd is voor de correcte registratie van kosten.

Ook ontvangt het merendeel nog lang niet alle facturen in UBL formaat van de leverancier. De inkomende facturen worden hier nog steeds per post of via e-mail  (PDF) verzonden. Ook wordt in het buitenland, met name in Oost-Europese landen, nog weinig gebruik gemaakt van UBL. Wanneer u als onderneming dus een verzameling van UBL, PDF en papieren facturen ontvangt, zal een deel hiervan nog steeds handmatige interactie in het verwerkingsproces behoeven. 

De toegevoegde waarde van scanning software

ImageCapture software kan ingezet worden in al deze situaties; De software verwerkt namelijk alle facturen, ongeacht of deze eerst gescand moeten worden of al digitaal zijn aangeleverd. Naast uitgebreide boekingsmogelijkheden op kop- en factuurregelniveau is een ander groot voordeel dat de UBL factuurdata automatisch omgezet wordt naar een leesbaar image. Dit image wordt als bijlage gekoppeld aan de boeking in het achterliggende boekhoudpakket. Ideaal wanneer u bijvoorbeeld uw facturen digitaal laat fiatteren voor betaling! Ook biedt de software unieke functionaliteit op het gebied van inkooporder-matching. Facturen waar een bestelling aan vooraf is gegaan, worden bij binnenkomst direct gematcht met de inkooporder en/of geregistreerde ontvangst in uw administratie. Hierbij worden afwijkingen van prijzen, artikelen en aantallen tot op regelniveau direct gesignaleerd.

Het proces in ImageCapture

Als groot voorstander van proces-digitalisering, zien wij UBL en E-facturatie als een waardevolle toevoeging in het factuurverwerkingsproces. Wanneer we echter kijken naar de optimalisatie van het verwerkingsproces dan kan er met intelligente scanning software nog veel kostbare tijd bespaart worden op het aantal menselijke interacties en biedt de vertaling van UBL naar een leesbaar image een belangrijke aanvulling voor het gebruik van een digitaal archief en de digitale fiattering van facturen.

Meer informatie over ImageCapture en UBL facturen?

Neem vrijblijvend contact met ons op, wij adviseren u graag hoe u uw processen zo optimaal mogelijk kunt digitaliseren!