Release ImageCapture 6.4

Versie 6.4 van ImageCapture is vanaf nu beschikbaar! In dit artikel worden de nieuwe mogelijkheden, verbeteringen en ontwikkelingen van de nieuwste ImageCapture release kort samengevat. Voor meer informatie over de nieuwe update voor uw ImageCapture omgeving kunt u contact opnemen met onze supportafdeling. Onze helpdeskmedewerkers adviseren u graag of deze update ook voor u geschikt is, én hoe deze het beste kan worden uitgevoerd; Zelfstandig met behulp van de ImageCapture handleiding of misschien remote of on-site door een van onze medewerkers. Informeer nu vrijblijvend naar de kosten en mogelijkheden!

Algemene verbeteringen en nieuwe features ImageCapture

Vanaf versie 6.4 is de herkenning van buitenlandse BTW nummers verder uitgebreid. Zo kunnen nu ook BTW nummers uit Bulgarije, Hongarije, Luxemburg, Oostenrijk, Portugal, Slowakije en Tsjechië worden herkend. Ook ondersteunt ImageCapture 6.4 de herkenning van Roemeense facturen.

In de 6.4 release is een nieuwe tool geïntroduceerd; de Expert Mode. Met deze tool zie je in één oogopslag de veldnamen zoals deze worden gebruikt in de ImageCapture client en manager. Ideaal wanneer u configuraties in ImageCapture wilt uitvoeren! Daarnaast geeft de Expert Mode een duidelijke weergave van de actieve processen in de ImageCapture client. Zo ziet u snel of een proces wel optimaal verloopt, of dat hier wellicht aanpassingen in de configuratie van ImageCapture benodigd zijn.

Het aantal bestanden dat gelijktijdig geïmporteerd kan worden in ImageCapture is vanaf versie 6.4 vooraf instelbaar. Hierdoor worden meldingen als gevolg van een geheugentekort voorkomen en kan er zo optimaal mogelijk, op basis van beschikbaar geheugencapaciteit, geïmporteerd worden.

ImageCapture handleiding

Vanaf versie 6.1 maakt de ImageCapture handleiding al standaard onderdeel uit van de ImageCapture client omgeving. Als gebruiker kunt u deze met één druk op de knop (F1) oproepen in uw scherm, of als printversie afdrukken. De ImageCapture handleiding wordt met iedere release verder uitgebreid en bijgewerkt, zodat u altijd over de meest recente en relevante informatie beschikt. Zo is er vanaf nu een nieuwe, verbeterde omschrijving voor het maken van templates aan de handleiding toegevoegd en worden ook de release notes (korte samenvatting van nieuwe features en verbeteringen) per versie vermeld in de handleiding.

Crediteur-herkenning op basis van e-mailadres AFAS en Exact Globe

Release 6.4 levert AFAS gebruikers en gebruikers van Exact Globe een nieuwe mogelijkheid voor het herkennen van crediteuren; Herkenning op basis van het e-mailadres. Tegenwoordig komt het merendeel van de inkoopfacturen waarschijnlijk al per e-mail op uw administratie binnen. Deze e-mailberichten bevatten dan een bijlage in PDF, UBL of XML die door ImageCapture wordt geïmporteerd. ImageCapture herkent vanaf versie 6.4 niet alleen op basis van het IBAN of BTW nummer welke crediteur er bij de ontvangen factuur hoort, maar dit kan vanaf nu ook op basis van de afzender van het mailbericht. Het grote voordeel hiervan is dat PDF facturen, die voor een deel uit tekst en deels uit plaatjes zijn opgebouwd, beter en sneller herkend kunnen worden. De optie van e-mailherkenning is zelflerend. Dat wil zeggen dat er eenmalig een e-mailadres gekoppeld wordt aan de crediteur in AFAS of Exact, waarna dit voor alle volgende facturen automatisch wordt herkend door de software.

AFAS gebruikers

Vanaf versie 6.4 is het aantal classes (profiel om een bepaald type document te verwerken) in ImageCapture teruggebracht. Zo kunt u uw kostenfacturen en inkoopgerelateerde facturen voortaan in één keer verwerken met de class Inkoopfacturen.

Bij het confronteren van facturen met bestellingen in AFAS wordt voortaan ook het AFAS factuurnummer meegegeven aan de in AFAS geregistreerde goederenontvangst. Zo is altijd direct zichtbaar welke factuur er bij een bepaalde bestelling hoort en vice versa.

Exact AEC gebruikers

Het boeken van termijnfacturen in Exact AEC is vanaf versie 6.4 standaardfunctionaliteit in ImageCapture. Termijnfacturen worden gebruikt wanneer er sprake is van (grote) investeringen (denk bijvoorbeeld aan een machine) waarbij de betaling in delen plaatsvindt. In Exact AEC wordt hiervoor een contract aangemaakt waarbij de desbetreffende termijnen en bijbehorende bedragen worden vastgelegd. ImageCapture haalt op basis van het contractnummer de bijbehorende regels op en boekt de factuur af op de desbetreffende termijn. Deze termijn wordt bij het exporteren van de boeking afgesloten in AEC.

Vanaf versie 6.4 is het ook mogelijk om meerdere factuurbijlages vanuit ImageCapture te koppelen aan de boeking in AEC. Denk hierbij aan pakbonnen en overige factuurgerelateerde documenten. 

Update aanvragen?

Klanten met een lopende onderhoudsovereenkomst komen kosteloos in aanmerking voor de nieuwe software update. Via onze supportafdeling kunt u een update aanvraagformulier opvragen. Onze helpdeskmedewerkers bespreken dan samen met u de mogelijkheden van ImageCapture 6.4. U kunt ervoor kiezen de update zelf uit te voeren met behulp van de ImageCapture handleiding, of u kunt deze door een van onze medewerkers (remote of op locatie) laten uitvoeren. Wanneer u kiest voor de laatste optie zullen consultancy kosten in rekening gebracht worden. Nieuwe functionaliteit maakt na het uitvoeren van een update nog niet standaard deel uit van uw ImageCapture inrichting. Hiervoor zullen (remote) aanpassingen moeten worden gemaakt in uw huidige ImageCapture omgeving. Voor deze aanpassingen worden consultancy kosten in rekening gebracht.