Factuurverwerking voor de groothandel
Grip op het inkoopproces, een belangrijke vereiste om het voorraadbeheer van een groothandel zo optimaal mogelijk te kunnen managen.Groothandelsbedrijven leveren voor eigen rekening en risico goederen die buiten de onderneming zijn vervaardigd en zorgen voor de doorstroom van deze goederen richting de afnemer. Zij fungeren dus als een intermediair tussen leverancier en afnemer. Hierdoor vinden er bij een groothandel doorgaans een groot aantal inkoop gerelateerde processen plaats met de nodige, soms complexe administratieve handelingen. Een fout in de voorraad betekent niet tijdig kunnen leveren of misschien wel teveel goederen op voorraad zonder dat hier een afnemer voor is. Eén van de oplossingen om het inkoopproces te stroomlijnen is het gebruik van een inkoopordermodule in het financiële (ERP) systeem, om zo bestellingen en ontvangsten te kunnen registreren. Afspraken met de leverancier over prijzen en aantallen worden hierin vastgelegd, in afwachting van de levering van de goederen en de factuur.
De knelpunten bij het verwerken van inkoopfacturen
De afwikkeling van de inkooporder gerelateerde facturen is voor veel bedrijven een foutgevoelig en tijdrovend proces; Facturen die binnenkomen worden vaak nog fysiek rondgestuurd ter controle en goedkeuring. De inkoper vergelijkt de prijzen op de factuur met de eerder geplaatste bestelling en de voorraadbeheerder controleert de nota op aantallen met de eerder geregistreerde ontvangsten. Facturen zwerven van bureau naar bureau en raken onderweg soms kwijt. Ook is de handmatige controle van de factuur een foutgevoelig en erg arbeidsintensief proces. Facturen worden op deze manier niet (tijdig) ingeboekt waardoor er geen actueel overzicht van de kosten beschikbaar is. Ook worden betalingen niet altijd op tijd uitgevoerd waardoor men betalingskortingen misloopt.
Automatisering van het proces
Door het verwerkingsproces van de facturen te automatiseren, worden niet alleen tijdrovende handelingen uit het proces gesneden, er is ook te allen tijde inzicht in de kosten en de status van de facturen. ImageCapture software is ontwikkelt voor het zo efficiënt mogelijk verwerken van diverse documenten. Voor de verwerking van inkooporder gerelateerde facturen maakt de software gebruik van geavanceerde herkenningstechnologie waardoor de facturen tot op regelniveau nauwkeurig worden uitgelezen en vergeleken met de eerder geplaatste bestellingen of geregistreerde ontvangsten in het achterliggende ERP systeem. De technologie maakt het hierbij mogelijk om niet alleen op kopniveau de bedragen te vergelijken, maar ook op per factuurregel artikelen, aantallen en prijzen te vergelijken met de eerder geplaatste bestelling. Bij afwijkingen op de factuur kan deze geblokkeerd voor betaling aangemaakt worden in het ERP systeem, terwijl de factuur digitaal wordt gefiatteerd door de betrokkenen. U beschikt dus over volledige inzage in uw kosten, zonder dat u het risico loopt dat uw facturen ongezien worden betaald. Uiteraard kunt u, wanneer de factuur volledig overeenkomt met de bestelling, deze direct laten inboeken in uw administratie. De factuur is immers akkoord en kan direct betaald worden.
Meer informatie?
Lees ook eens het verhaal van onze relatie Van Dijk Groothandel of neem vrijblijvend contact met ons op. Wij informeren u graag over de mogelijkheden van onze software voor uw administratie.
