Nieuw: Geautomatiseerd aanmaken van verkooporders in Globe
Dat het geautomatiseerd verwerken van facturen uw onderneming tijd en kosten kan besparen is u waarschijnlijk al bekend. ImageCapture software wordt inmiddels bij meer dan 900 organisaties en instellingen dagelijks gebruikt voor de geautomatiseerde verwerking van inkoopfacturen in Exact Globe. Het automatiseren van dit proces helpt ondernemingen kostbare tijd te besparen en draagt bij aan een optimaal en efficiënt verwerkingsproces. Wat wellicht minder bekend is, is dat onze ImageCapture software naast factuurverwerkingsoplossingen een groot aantal oplossingen voor het digitaal verwerken van andere documentstromen biedt. Eigenlijk kan onze software gebruikt worden om alle documenten (zowel papier als digitaal) te stroomlijnen door ze te digitaliseren en, waar mogelijk en gewenst, onderdeel te maken van interne workflow processen. Denk hierbij aan inkomende poststukken, HRM dossiers en overige administratieve documenten. Een ander documenttype, dat met name bij handelsbedrijven veel voorkomt en zich goed leent om geautomatiseerd te verwerken, is de inkoopopdracht die leidt tot het aanmaken van een verkooporder in Exact Globe. Ook dit proces kan met ImageCapture geautomatiseerd verlopen.
Het geautomatiseerd verwerken van verkooporders
Handelsorganisaties die veel zaken doen met vaste klanten hebben niet alleen te maken met inkomende factuurstromen zoals kostenfacturen en inkoopfacturen, zij ontvangen ook regelmatig inkooporders in PDF of papieren vorm die handmatig moeten worden ingevoerd als verkooporder in Exact Globe. Deze verkooporder vormt de basis voor de later te versturen verkoopfactuur. Het verwerken van de inkoopopdrachten, het controleren op prijsafspraken, en het archiveren van de onderliggende documenten is een foutgevoelig proces dat veel tijd vraagt van de administratie. De ontvangen inkooporders worden bewaard om te kunnen overleggen op het moment dat er vragen ontstaan over de verzonden verkoopfactuur. Ook het terugvinden van de juiste inkoopopdracht is soms een tijdrovende bezigheid.
ImageCapture automatiseert dit proces door de standaard inkoopformulieren van de opdrachtgever te scannen of automatisch te importeren uit e-mailboxen, deze vervolgens automatisch te koppelen aan de juiste debiteur in Exact en op kop- en regelniveau de ordergegevens in te lezen. De software controleert hierbij op basis van de artikelcodes van de klant en de stamgegevens in uw eigen Exact Globe administratie of de inkoopprijzen niet afwijken van de vastgelegde standaardverkoopprijzen per artikel, of de per artikel vastgelegde prijsafspraken met de debiteur. Ook volume kortingen worden hierin meegenomen. Afwijkingen tussen de inkoopopdracht en eerder gemaakte afspraken worden hierdoor direct zichtbaar. Met behulp van deze informatie genereert ImageCapture automatisch orderregels die naar wens verder verrijkt kunnen worden, bijvoorbeeld met aanvullende omschrijvingen. Ook kopgegevens zoals afwijkende factuur- of leveradressen kunnen direct worden aangepast.
Na akkoordbevinding wordt de verkooporder geëxporteerd en aangemaakt in Globe. Desgewenst stuurt ImageCapture uw klant (per debiteur instelbaar) automatisch een notificatie bericht om hem te bedanken voor zijn bestelling en de administratieve verwerking hiervan aan hem te bevestigen. Het digitale orderdocument staat direct gekoppeld aan de verkooporder en is vanuit diverse invalshoeken, waaronder de verkooporder, opvraagbaar.
Meer informatie?
Op onze pagina Geautomatiseerde factuurverwerking, ImageCapture for Invoices met Exact Globe vindt u meer informatie over het gebruik van onze software in combinatie met Exact Globe. U kunt ook vrijblijvend contact met ons opnemen, wij informereren u graag over de mogelijkheden van ImageCapture voor uw Exact administratie!
