4 bijkomende voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking

De meeste ondernemingen behoeven inmiddels geen uitleg meer over het geautomatiseerd verwerken van facturen en de kostbare tijd die hiermee bespaard kan worden. Door menselijke handelingen tijdens het verwerkingsproces tot een minimum te beperken wordt een directe besparing gemaakt op personele kosten. De medewerker die nu veel tijd kwijt is aan het invoeren en overtypen van gegevens hoeft nu alleen nog maar te controleren of hetgeen automatisch is ingelezen klopt. Wanneer facturen gebaseerd zijn op een achterliggende inkooporder is dit zelfs al niet meer nodig; dan wordt automatisch de vergelijking gemaakt tussen de factuur en de eerder geplaatste bestelling. Als deze 100% overeenkomen hoeft niemand de factuur nog te beoordelen. Tot zover bekend en misschien ook wel het meest gebruikte argument wanneer men overweegt de investering in een scan-en-herken oplossing te doen. Een aantal andere voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking zijn misschien nog onderbelicht. In dit artikel geven wij hier graag meer aandacht aan om zo de keuze voor een geautomatiseerd factuurverwerkingsproces verder te onderbouwen.

1. altijd inzicht en ‘in control’

Een ondernemer heeft de behoefte, noodzaak zelfs, om altijd ‘in control’ te zijn. Helaas heeft diezelfde ondernemer dikwijls een overvolle agenda waardoor zijn streven om overal en altijd controle te hebben soms in conflict staat met zijn ondernemerschap. Zo wordt er aan de administratie dikwijls minder aandacht besteed omdat het meestal een secundair proces is. Hier wringt direct de schoen; Een secundair proces heeft een lagere prioriteit, terwijl de administratie juist zo’n bedrijfskritisch proces is. Iedere gezonde onderneming beschikt over een goede, volledige administratie. Immers, zonder cijfers is er geen inzicht en kan er geen besturing plaatsvinden. Ook voor dit knelpunt is het automatiseren van de factuur- en documentstroom een waardevolle oplossing. Los van de tijdswinst die behaald wordt met het automatiseren van menselijke handelingen is de transparantie die digitale factuurverwerking oplevert hét middel om ‘in control’ te blijven. Inzage in de status van facturen maar nog belangrijker in de kosten.

2. digitaal archief

Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). Hiermee wordt in ieder geval bedoeld; Het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, de in-en verkoopadministratie en de loonadministratie. U kunt zich wellicht voorstellen dat al deze documenten gedurende 7 jaar een flink archief opleveren. Wanneer dit een papieren archief betreft kan dit kostbare vierkante meters in beslag nemen. Ruimte waar misschien wel een extra werkplek, of in sommige gevallen een volledige afdeling gehuisvest had kunnen worden. En wat dacht u van het archiveren en opzoeken van de gegevens? Één foutje tijdens het opbergen en het document is voorgoed onvindbaar. Een ander gevaar waar u als ondernemer liever niet aan denkt is brand- of waterschade, waarbij papieren documenten vernietigd worden. Ook voor deze knelpunten is het digitaliseren van documenten en facturen een ideaal middel om kosten te besparen en altijd en overal toegang te hebben tot belangrijke informatie. 

3. efficiency in het proces

Wanneer wij aan gebruikers van onze software vragen wat het automatiseren van de processen hen nu concreet heeft opgeleverd, krijgen wij naast het kostenbesparende element steevast te horen dat er een grote mate van efficiency in het proces is gekomen. Dit komt enerzijds omdat er sprake is van een uniforme werkwijze (voorwaarde één wanneer een proces automatisch dient te verlopen) en anderzijds door de verbeterde samenwerking van de ene collega, afdeling of vestiging met de andere. Een voorbeeld: Facturen die goedgekeurd moeten worden voor betaling gingen voorheen fysiek van bureau naar bureau en zelfs van de ene vestiging naar de andere, om voorzien te worden van een handtekening. Onderweg raakt de factuur zoek of blijft liggen op het bureau van een collega. Na enige tijd belt de leverancier wanneer hij zijn betaling kan verwachten. Omdat er geen inzage is in de locatie en status van de factuur, moet de administratie een kopie opvragen en deze vervolgens met spoed opnieuw aanbieden bij de verschillende betrokkenen. Dit proces verloopt vele malen sneller wanneer het een digitaal document betreft. Facturen kunnen dan namelijk gelijktijdig of opeenvolgend digitaal aangeboden worden aan de verschillende fiatteurs én de administratie heeft te allen tijde overzicht op welke plaats de factuur zich in het goedkeuringsproces bevindt. Ook kunnen facturen digitaal voorzien worden van opmerkingen die belangrijk zijn voor het boeking- en betalingsproces. De snellere doorstroom van de facturen betekent een snellere betaling van de factuur, ideaal wanneer u met uw leveranciers betalingskortingen heeft afgesproken.

4. integratie met bestaande applicaties

De keuze voor scanning software kan afhankelijk zijn van een eerdere keuze voor een bepaald (financieel) systeem. Bij het selecteren van zo’n ERP of financiële applicatie wordt vaak grondig onderzoek gedaan en tijdens de uitrol van het systeem worden de processen in kaart gebracht en vastgelegd. Wanneer u als ondernemer de volgende stap in professionalisering en automatisering van processen wilt maken is het wenselijk dat een en ander zoveel mogelijk aansluit op uw huidige processen en bijbehorende applicaties. Wanneer een add on oplossing naadloos integreert met  bestaande applicaties en processen, kan dit niet alleen een waardevolle toevoeging aan het huidige proces betekenen maar, afhankelijk van de flexibiliteit van de verschillende applicaties, kan deze add on software de verschillende processen zelfs samenbrengen en voor een overbrugging zorgen tussen de soms nog niet met elkaar communicerende applicaties. Denk aan het purchase-to-pay proces waarbij een separate inkoop applicatie wordt gebruikt naast de financiële applicatie. Of een branche specifieke applicatie die wordt gebruikt naast een financieel pakket zoals in de transportsector het TMS systeem. De integratie van verschillende systemen en het optimaliseren van processen kan dan ook een belangrijk argument zijn om te kiezen voor een geautomatiseerd verwerkingsproces en een add on solution die dit ondersteund.

ImageCapture software

Met inmiddels meer dan 25 jaar financieel administratieve kennis en ervaring hebben wij gebruiksvriendelijke scanning software ontwikkeld voor bedrijfsadministraties; ImageCapture. ImageCapture software is breed inzetbaar en integreert met vrijwel alle gerenommeerde ERP- en financiële applicaties. Door deze integratie kan onze software met een hoge mate van intelligentie gegevens van documenten en facturen uitlezen en interpreteren. Bij de geautomatiseerde verwerking van facturen leidt dit tot een automatisch boekingsvoorstel waarbij gebruik gemaakt wordt van de data uit de achterliggende applicatie. ImageCapture sluit hierdoor naadloos aan op uw bedrijfsprocessen. Meer weten over de mogelijkheden van ImageCapture voor de automatisering van uw administratieve processen? Op onze pagina’s Factuurverwerking en Documentverwerking vindt u meer informatie.