Van document digitalisering naar een geautomatiseerd proces

Als leverancier van scanning solutions zien wij regelmatig ondernemingen waarbij wél sprake is van digitalisering maar nog niet van een volledig geautomatiseerd proces. Dit komt onder meer omdat veel ondernemingen hun processen proberen te optimaliseren met behulp van bestaande middelen of nog teveel uitgaan van hun huidige proces. (Uiteraard speelt budget hierbij ook een belangrijke rol). Nu is het natuurlijk prettig om als ondernemer kosten te besparen op zaken zoals porto kosten en archiefruimte, maar wij zouden hier graag een stap verder in gaan; Van digitaal naar geautomatiseerd. Hierdoor worden niet-rendabele werkzaamheden van uw medewerker automatisch uitgevoerd waardoor hij of zij productiever kan worden ingezet. Ook is er bij een goede automatisering sprake van een sneller en efficiënter proces.

Neem nu het goedkeuringsproces van facturen; Facturen komen bij veel bedrijven digitaal binnen en worden ter goedkeuring per e-mail doorgestuurd naar de betrokkenen. Hierbij wordt e-mail gebruikt als middel om digitaal facturen te distribueren. Uiteraard is dit al een verbetering ten opzichte van facturen die per e-mail binnenkomen en vervolgens worden uitgeprint om van bureau naar bureau te zwerven, maar het kan nog beter! Wanneer een factuur geautomatiseerd het goedkeuring- of fiatteringsproces doorloopt zijn er namelijk een aantal belangrijke voordelen te onderscheiden;

7 voordelen van geautomatiseerd fiatteren

Paperless office:

Door de fiattering van uw facturen te automatiseren worden de documenten gedigitaliseerd waardoor ze niet langer fysiek rondgestuurd hoeven te worden ter goedkeuring. Ook de archivering van het document verloopt digitaal.

Automatisering van niet-rendabele werkzaamheden:

Door facturen niet meer fysiek rond te brengen (of per post te versturen naar andere vestigingen) om vervolgens na te moeten bellen, neemt de workload op uw administratie af en kunnen uw administratieve medewerkers productiever worden ingezet.

Direct inzage in de kosten:

Wanneer de factuur geautomatiseerd verwerkt wordt (met scanning software), wordt de boeking alvast geblokkeerd aangemaakt in de administratie. Zo worden de kosten wel direct geregistreerd maar bestaat er geen risico dat de factuur ongezien betaald wordt.

Automatisch bepalen fiatteur:

Dan wordt er automatisch een workflow opgestart of er wordt een bericht verstuurd naar de betrokken medewerkers om hen erop te attenderen dat er een factuur goedgekeurd moet worden. Wie de factuur moet goedkeuren kan per crediteur, grootboekrekening of bedrag automatisch worden bepaald aan de hand van vooraf vastgelegde informatie.

Overzicht status factuur:

Wanneer er vragen komen van de leverancier over de betaling van de factuur, kan de medewerker van de administratie eenvoudig in het systeem kijken om te zien in welke stap van het fiatteringsproces de factuur zich bevindt. 

Opmerkingen plaatsen bij factuur:

Wanneer de factuur niet akkoord is kan dit direct worden opgemerkt tijdens het beoordelen. De factuur wordt dan bijvoorbeeld teruggezet naar de administratie. Ook wanneer de financiële mutatie gecorrigeerd moet worden kan dit in het goedkeuringsproces door de fiatteur worden opgemerkt. De complete audit trail wordt na goedkeuring bewaard bij het digitale document.

Sneller proces:

Niet alleen is het geautomatiseerde goedkeuringsproces transparant, het verloopt ook een stuk sneller! Hierdoor kunt u met uw leverancier betalingskortingen afspreken bij een snelle betaling van de facturen.

Een geautomatiseerd proces van binnenkomst tot aan betaling

Voor een goedlopend automatisch fiatteringsproces is de manier waarop de facturen worden ingevoerd in de administratie van groot belang. Alvorens de geautomatiseerde fiattering plaats kan vinden moeten de documenten gedigitaliseerd worden en/of geïmporteerd worden vanuit e-mail of portal. Dit gebeurt door gebruik van scanning software die ervoor zorgt dat data automatisch aan het document wordt onttrokken, waarna een automatisch boekingsvoorstel wordt gegenereerd.Hoe efficiënter het proces rondom de ontvangst en invoer van de facturen is ingeregeld, hoe gestroomlijnder de verdere verwerking van uw facturen verloopt.

ImageCapture software wordt op veel financiële administraties ingezet voor dit doeleind. De software maakt gebruik van geavanceerde technologieën bij het uitlezen en boeken van facturen. Doordat de software naadloos integreert met het achterliggende financiële systeem, worden de facturen met een hoge graad van herkenning uitgelezen. De data uit het achterliggende systeem vormt de basis voor een automatisch gegenereerd boekingsvoorstel waarbij zaken zoals grootboekrekening, kostenplaats en projectcodes worden opgehaald uit de administratie. Ook wordt bij dit voorstel automatisch de juiste fiatteur geselecteerd. Wanneer uw financiële systeem beschikt over een eigen workflow applicatie voor de fiattering van facturen, sluit de ImageCapture software hier naadloos op aan. Wanneer u nog geen beschikking heeft over een fiatteringsoplossing, kunt u gebruik maken van de ImageCapture Web client voor de geautomatiseerde fiattering van uw facturen. 

Meer informatie over geautomatiseerde factuurverwerking en fiattering vindt u op onze pagina Factuurverwerking.