Kosten besparen door centralisatie van uw administratie

Tot een decennia geleden werkten veel gemeentes en grotere ondernemingen nog gedecentraliseerd. De verschillende bedrijfsonderdelen hadden vaak autonome posities met grote decentrale vrijheid. De gedachte hierachter was dat men op deze manier tot een optimale taakuitvoering zou komen. In 2010 kwam hier verandering in toen de economische crisis in Nederland zijn intreden deed. Door veranderingen in de financiële situatie werden organisaties gedwongen om kosten te reduceren. Een van de manieren om meer grip op uitgaven te krijgen is centralisatie van de administratieve processen. Hierdoor ontstaat niet alleen besparing op personele kosten, het levert ook direct meer inzage en grip op kosten. Tegenwoordig is centralisatie van administraties bij grotere ondernemingen en gemeentes een beproefde methode om controle te houden over financiële processen. 

Het centraliseren van de administratie

Het centraliseren van de administratie levert enerzijds een besparing op kosten en anderzijds meer grip op interne processen. Belangrijk hierbij is de uniforme werkwijze van de verschillende bedrijfsonderdelen. In de praktijk blijkt dat de werkwijze onderling vaak kleine verschillen bevat. Deze verschillen bemoeilijken het stroomlijnen van de processen. Een oplossing hiervoor is de automatisering van deze processen. Daarnaast is er meestal sprake van fysieke afstand tussen de verschillende administraties waardoor documenten zoals post en facturen over en weer verzonden moeten worden. Hierdoor duurt de verwerking soms erg lang en is er weinig actuele inzage in de status van het document. De verwerking van inkomende facturen is hier een voorbeeld van. Doordat de facturen na binnenkomst beoordeeld moeten worden, is het handmatige verwerkingsproces van dit type document een erg tijdrovend en kostbaar proces. Daarnaast is het een foutgevoelig proces omdat de data handmatig moeten worden ingevoerd en de documenten fysiek worden rondgestuurd met risico dat deze onderweg verloren raken. 

Knelpunten van decentralisatie naar centralisatie

• Onderlinge verschillen in werkwijze dus geen uniform proces
• Fysieke documenten circuleren waardoor de doorlooptijd oploopt
• Geen actuele inzage in kosten

Centralisatie = proces automatisering

Wanneer een onderneming besluit over te gaan tot centralisatie van de administratie gaat dit eigenlijk altijd gepaard met automatisering en digitalisering van processen. Immers, in bijna alle gevallen is er sprake van een fysieke afstand tussen de verschillende bedrijfsonderdelen die op digitale wijze eenvoudig overbrugt kan worden. Dit resulteert direct in een besparing op porto kosten bijvoorbeeld, maar ook in de besparing van kostbare tijd. Daarnaast wordt er een keuze gemaakt voor één applicatie waar vanuit de administratieve processen worden beheerd. Zo worden inkomsten en uitgaven inzichtelijk en transparant en ontstaat er grip op de kosten. Het proces van geautomatiseerde factuurverwerking en fiattering speelt hierbij een belangrijke rol. Door het proces rondom factuurverwerking te automatiseren worden kostbare menselijke handelingen tot een minimum beperkt. Daarnaast worden de documenten direct bij binnenkomst gedigitaliseerd waardoor ze altijd opvraagbaar zijn en eenvoudig gedistribueerd kunnen worden naar de verschillende betrokkenen, bijvoorbeeld voor goedkeuring. Hierdoor verloopt het verwerkingsproces efficiënter en dus vele malen sneller. Verwerking van inkomende facturen is een van de meest kostbare processen op iedere financiële administratie; De handmatige verwerking van een factuur kost de gemiddelde onderneming al gauw 20 euro per factuur. Deze kosten kunnen nog verder oplopen wanneer facturen te laat betaald worden en er sprake is van aanvullende administratieve- of incasso kosten. 

Voordelen centralisatie

• Efficiency: besparing op tijd en personele kosten
• Transparantie: altijd inzage in actuele kosten vanuit één financieel systeem
• Automatisering processen: één werkwijze waarbij niet-rendabele menselijke handelingen tot een minimum beperkt worden

Geautomatiseerde factuur- en documentverwerking met ImageCapture 

ImageCapture automatiseert documentstromen zoals inkomende post, HR dossiers en inkoopfacturen gekoppeld aan uw achterliggende ERP-, CRM- en HRM applicatie. Doordat de software naadloos integreert met deze achterliggende systemen, wordt bij het verwerken van de documenten direct gebruik gemaakt van alle relevante gegevens uit uw administratie. Zo beschikt u te allen tijde over inzage in uw kosten en de status van uw facturen. Uw documenten zijn vanaf iedere gewenste locatie opvraagbaar en de afhandeling hiervan loopt geen vertraging meer op.

Lees ook eens het artikel Personeelsdossiers digitaliseren of kijk op onze pagina Factuurverwerking voor meer informatie.