Integratie: de volgende stap in automatisering

Automatisering van bedrijfsprocessen begint met de keuze voor administratieve software zoals een ERP-,  projectmanagement- of transport management systeem en overige applicaties zoals bijvoorbeeld procurement software. In de verschillende systemen brengt u al uw bedrijfsprocessen onder zodat u inzicht heeft in belangrijke zaken zoals de status van uw projecten en orders en natuurlijk de omzet- en kostenprognoses.

Het nadeel van al deze verschillende applicaties is dat er niet of nauwelijks sprake van integratie tussen de verschillende processen is. Hierdoor worden gegevens niet automatisch uitgewisseld en moeten deze soms dubbel worden ingevoerd of in verschillende systemen worden gecontroleerd.

Denk bijvoorbeeld aan een inkoopfactuur die gerelateerd is aan een eerder geplaatste bestelling uit uw inkoop/procurement applicatie. Deze zal niet alleen ingevoerd moeten worden in het financiële systeem voor de registratie van de kosten, maar er zal daarnaast ook controle moeten plaatsvinden of de factuur wel klopt met de eerder gemaakte prijsafspraken die zijn vastgelegd in de inkoopadministratie.

In de Transport branche zijn dit bijvoorbeeld charterfacturen die kostenmatig ingeboekt moeten worden in de financiële applicatie. Daarnaast moeten de facturen ook gecontroleerd worden aan de hand van de orderopdracht in het TMS (Transport Management Systeem). Na controle van de charterfactuur moet de verkoopfactuur nog worden aangemaakt vanuit het TMS. Wanneer er geen sprake is van integratie tussen al deze verschillende systemen zijn dit soort verwerkingsprocessen erg tijdrovend en foutgevoelig én er is veelal geen actueel overzicht van de kosten.

Geautomatiseerde factuurverwerking

Om meer grip te krijgen op de uitgaven van uw onderneming is de geautomatiseerde verwerking van inkoop- of ordergerelateerde facturen dé oplossing. De automatisering van dit proces zorgt voor de verbindende schakel tussen de verschillende applicaties met meer transparantie en een snellere doorlooptijd als gevolg; Facturen waaraan een bestelling of orderopdracht vooraf is gegaan, kunnen automatisch gematcht worden op relevante informatie uit het inkoop- of TMS systeem, waarna de boeking wordt aangemaakt in uw financiële systeem. Hierbij worden afwijkingen direct zichtbaar en worden facturen bijtijds betaald wanneer deze één op één matchen met de bestelling of order. Wanneer de factuur niet overeenkomt met de eerder gemaakte afspraken, kan deze geblokkeerd worden aangemaakt. Zo worden de kosten wel direct geregistreerd zonder dat u het risico loopt dat de factuur ongezien betaald wordt. 

ImageCapture software voor een geïntegreerd proces

ImageCapture is flexibele software die het factuur- en documentverwerkingsproces op uw administratie volledig geautomatiseerd laat verlopen. ImageCapture sluit naadloos aan op uw Purchase to Pay proces en haalt bij het verwerken van uw inkoopfacturen de bestelregels op uit uw inkoopadministratie. Hierbij worden prijzen, aantallen en artikelcodes vergeleken met de eerder geplaatste bestelling of geregistreerde ontvangsten. ImageCapture beschikt over een groot aantal koppelingen met TMS systemen waardoor de software data zoals orderregels direct kan ophalen uit het TMS en kan vergelijken met ontvangen charterfacturen. Ook de digitale goedkeuring van uw facturen kan eenvoudig in ImageCapture worden ondergebracht. Hierdoor hoeven facturen niet meer fysiek rondgestuurd te worden wanneer er sprake is van een afwijking tussen de factuur en de bestelling. De digitale archivering van de documenten zorgt ervoor dat deze vanaf diverse invalshoeken opvraagbaar zijn.

Op onze pagina’s ERP en financiële applicaties, TMS koppelingen en Overige koppelingen, vindt u een overzicht van de verschillende standaardkoppelingen met onze ImageCapture software die op dit moment beschikbaar zijn. Staat uw applicatie hier niet tussen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Wij kijken graag naar eventuele nieuwe koppelingsmogelijkheden met uw applicatie.