Een software robot als medewerker op uw administratie?
Robotic Process Automation (RPA) is een veelbesproken topic. Het is een vorm van automatisering waarbij de computer (robot) bestaande software gebruikt zoals een menselijke gebruiker dit zou doen. De handelingen die door de software robot worden uitgevoerd zijn gebaseerd op vooraf vastgestelde regels. Wanneer de software robot “getraind” is kan hij automatisch processen uitvoeren waarbij hij ook kan communiceren met achterliggende systemen. De interesse in Robotic Process Automation is groot! De verwachting is dat binnen twee jaar 80% van alle bedrijven een of andere vorm van RPA zal gebruiken. Dit betekent dat onze werkvloer er op korte termijn heel anders uit kan zien doordat functies veranderen en werk meer strategisch van aard wordt. Ook het outsourcen van laagdrempelige werkzaamheden zal sterk afnemen wanneer deze handelingen volledig door robot software worden overgenomen. Tegelijkertijd zal er meer vraag komen naar IT specialisten voor de verdere bouw en ontwikkeling van software robots. Volgens Accenture (wereldwijd professional services bedrijf op het gebied van strategie, consultancy en management) zou RPA weleens het begin van de vierde industriële revolutie kunnen zijn.
(bron: Accenture website)
Robotisering in Finance
Robotisering van processen begon jaren geleden met als doel de productieprocessen sterk te optimaliseren. Productieprocessen zijn erg geschikt voor deze vorm van automatisering omdat ze grotendeels bestaan uit laagdrempelige en repeterende handelingen. Om dezelfde reden wordt ook op finance afdelingen steeds vaker gekeken naar de inzet van robot software voor de verdere optimalisatie van financiële processen. Er zijn een aantal hoofdredenen om RPA hierop in te zetten; Zo bespaart Robotic Process Automation uw medewerkers veel tijd en worden er minder fouten gemaakt. Ook kunnen pieken op de administratie gemakkelijker worden opgevangen met inzet van een software robot.
Een controller of accountant heeft als einddoel zo efficiënt mogelijk met kosten om te gaan om zo tot een maximaal rendement te komen. Robotisering van processen speelt hierbij een steeds belangrijkere rol. Niet alleen levert de efficiency van een geautomatiseerd proces actuele inzage in bedrijfsresultaten, het bespaart de onderneming ook kostbare tijd. Besparing van tijd op het secundaire proces die gebruikt kan worden voor de core business van de onderneming. Neem als voorbeeld de accountant; De tijd die hij bespaart op invoerwerk kan hij gebruiken om te doen waar hij goed in is, namelijk het adviseren van zijn cliënten. Wanneer een proces volledig geautomatiseerd verloopt, zonder menselijke interactie, dan is het alsof er een extra medewerker op uw administratie werkt die u en uw medewerkers helpt bij het opvangen van de werkdruk.
ImageCapture als extra medewerker op uw administratie
ImageCapture biedt de mogelijkheid om één van de meest kostbare processen op uw administratie, de verwerking van inkoopfacturen, volautomatisch te laten verlopen, zonder dat uw administratie hier nog omkijken naar heeft. ImageCapture werkt dus als een software robot die u vooraf heeft verteld wat er wel of niet automatisch verwerkt en geboekt mag worden.
Inkoopfacturen matchen
Neem bijvoorbeeld de inkoopfactuur waar een geregistreerde bestelling of ontvangst aan vooraf is gegaan. Wanneer deze factuur 100% overeenkomt met de bestelling of geregistreerde ontvangsten, dan wilt u deze eigenlijk niet meer zien. De beoordeling heeft immers al in ImageCapture plaatsgevonden. Met de robotfunctionaliteit van ImageCapture kan dit. ImageCapture kan zodanig worden ingesteld dat, bij een afwijking tussen de factuur en bestelling, de factuur zichtbaar wordt voor de medewerkers op de administratie, en in alle andere gevallen niet. De factuur wordt bij een 100% match dus direct ingeboekt.
Periodieke kostenfacturen
Ook wanneer u periodieke facturen ontvangt, bijvoorbeeld voor uw ImageCapture maandabonnement, kunt u ervoor kiezen de facturen automatisch te laten boeken. Ze worden dan pas zichtbaar tijdens het fiatteren.
UBL facturen
Het grote voordeel van UBL is dat de facturen direct worden geboekt in uw administratie zonder dat u hier nog omkijken naar heeft. Dat is althans het idee. Vaak blijkt dat deze facturen niet alle benodigde informatie bevatten zoals grootboekrekening, kostenplaats etc. waardoor de boeking toch nog handmatig moet worden aangepast in uw administratie. Met ImageCapture kunt u uw UBL facturen ook direct laten inboeken, met het grote verschil dat ImageCapture gebruik maakt van alle stamgegevens van uw crediteur bij het genereren van de boeking. Hierdoor wordt de boeking al direct aangemaakt met de juiste grootboekrekening en gekoppeld aan de juiste kostenplaats, zonder dat hier nog menselijke interactie voor nodig is. De robot functionaliteit in ImageCapture draagt hier zorg voor!
Meer weten over ImageCapture robot functionaliteit?
Het aantal koppelingen die de robot functionaliteit in ImageCapture ondersteunt wordt steeds verder uitgebreid. Bent u benieuwd naar de mogelijkheden voor uw administratie? Neem dan vrijblijvend contact met ons op, wij informeren u graag!
