MKB in Nederland blijft achter op het gebied van automatisering

Aldus MKB Nederland die hierbij refereert aan een onderzoek dat onlangs is uitgevoerd door Microsoft en onderzoeksbureau Ipsos MORI onder 12.804 MKBers in Europa. De Nederlandse MKBer heeft ten op zichtte van zijn Europese collega’s minder vertrouwen in technologie en er is dus nog een wereld te winnen op dit gebied! Uiteraard speelt de Nederlandse overheid hierbij een belangrijke voortrekkersrol. Een goed voorbeeld van de invloed die de Nederlandse overheid heeft op automatisering in het bedrijfsleven is de invoering van UBL; Sinds januari dit jaar stelt de Nederlandse overheid haar leveranciers verplicht om facturen middels UBL aan te leveren en hierdoor is ook in het MKB het gebruik van E-facturatie sterk toegenomen. Wanneer de overheid actiever intervenieert op dit gebied, is de verwachting dat het Nederlandse bedrijfsleven sneller en intensiever zal gaan automatiseren. Hierbij bestaan de belangrijkste afwegingen voor de meeste MKBers uit een mix van financiële en emotionele afwegingen;

Financiële afwegingen

Een gemiddelde MKB onderneming beschikt doorgaans over beperkte financiële middelen en dus ook over kleinere buffers om financiële tegenvallers op te kunnen vangen. Investeringen worden daarom afgewogen en beoordeeld op een zo snel mogelijk en tastbaar resultaat. Kwaliteit van producten en service staan, net als in de rest van Europa, bij de Nederlandse MKBer hoog in het vaandel. Daarom wordt er doorgaans eerst geïnvesteerd in middelen die het primaire proces ondersteunen. Denk hierbij aan machines en apparatuur voor het productieproces of ter ondersteuning van de dienstverlening. De secundaire processen zoals boekhouden, documentverwerking, -distributie en -archivering krijgen hierdoor vaak minder aandacht. Juist deze processen met veelal repeterende handelingen lenen zich uitstekend om te automatiseren maar men is niet altijd bereid om hierin te investeren. Dit heeft wellicht te maken met de onderbelichting van de kosten die gepaard gaan met deze processen. Zo kost de invoer, distributie en archivering van inkoopfacturen een gemiddelde onderneming als snel zo’n 20 euro per factuur maar hiervan zijn lang niet alle ondernemers op de hoogte. Daarnaast raken de facturen dikwijls zoek tijdens de distributie waarbij de documenten afgetekend moeten worden alvorens ze ingevoerd mogen worden in de boekhouding. Al die tijd heeft de ondernemer geen inzicht in zijn daadwerkelijke kosten. Wanneer een onderneming zich enkel focust op het primaire proces dan ontbreekt soms de inzage in de daadwerkelijke kosten van de boekhoudkundige, secundaire processen. Met name bij de groeiende organisaties wreekt dat zich, omdat de inzage in kosten steeds belangrijker wordt, net als de toenemende werkdruk op de administratie. Het automatiseren van document-verwerkende processen op deze afdeling kan direct verlichting bieden, bespaart de onderneming kosten én heeft het voordeel dat alle belangrijke documenten direct binnen handbereik zijn, digitaal.

Emotionele afwegingen

Veel medewerkers, maar ook werkgevers in het MKB, kiezen bewust voor het werken in een kleinere organisatie. Hier kent iedereen elkaar nog bij naam en blijft men soms nog zijn hele werkende leven bij dezelfde baas. Automatisering van processen wordt soms dan ook gezien als een bedreiging voor de medewerker en een werkgever wil ook liever niet kiezen tussen een softwarepakket of een van zijn trouwe medewerkers. Anderzijds, wanneer de organisatie groeit, staat de ondernemer voor de keuze om te investeren in personele middelen of in automatisering van de processen. Een eenmalige investering vs terugkerende maandelijkse kosten dus. In plaats van een bedreiging kan de automatisering van processen ook worden gezien als een verrijking. De saaie, repeterende handelingen die een medewerker moet uitvoeren kunnen geautomatiseerd worden waardoor de medewerker tijd en ruimte krijgt voor meer uitdagende werkzaamheden. Werkzaamheden waarbij de medewerker zijn onderscheidend vermogen kan gebruiken, bijvoorbeeld in de contacten met klanten of collega’s. Ook brengt automatisering weer nieuwe uitdagingen op werkgebied. Zo zullen processen gemonitord en geanalyseerd moeten worden waarbij kennis van het oude en nieuwe proces evident is. Voor de onderneming biedt automatisering nieuwe mogelijkheden omdat er sneller en verder geleverd kan worden, bijvoorbeeld over de grens. Een goede automatisering van processen begint met het draagvlak dat bij de medewerkers moet worden gecreëerd. Het is dan ook belangrijk dat zij betrokken zijn bij de nieuwe procesgang zodat zij hier, met alle kennis en kunde die zij in de jaren hebben opgedaan, een belangrijke bijdrage in kunnen leveren. Dit levert de meest efficiënte procesgang én tevreden medewerkers op, omdat zij optimaal worden ondersteund in de uitvoering van hun werkzaamheden. 

De overheid, overkoepelende MKB organisaties en software leveranciers die zich richten op het MKB segment, hebben een belangrijke rol te vervullen in het stimuleren van-  en informeren over proces automatisering in deze sector. De uitdaging zit hem in de betaalbare oplossingen die enorm flexibel moeten kunnen worden ingezet. De MKB markt is er een van veel kansen maar ook van bedreigingen. De kracht van kleine ondernemingen is dat zij hier razendsnel op kunnen en moeten inspelen om hun bestaansrecht te behouden of verdere uitbreiding van hun marktaandeel te verwerven. De automatisering van processen dient hieraan altijd complementair te zijn.

Flexibel inzetbare software

Ons product, ImageCapture is een applicatie-onafhankelijke toolbox van mogelijkheden die breed kan worden ingezet voor de automatische verwerking van diverse documentstromen. Van inkoopfacturen met complexe factuurregels en controle op bestellingen, tot de automatisch verwerking van inkoopopdrachten tot verkooporders. Hierbij wordt een volledige integratie met de achterliggende applicatie gerealiseerd waardoor alle gegevens op één plek beheerd kunnen worden, namelijk in de kernapplicatie zoals het boekhoudsysteem, TMS of HR managementsysteem. Met de ondersteuning van ImageCapture software worden de documentverwerkende processen geautomatiseerd waardoor ze voortaan sneller verlopen, altijd inzichtelijk zijn én met een minimum aan foutmarge worden uitgevoerd. Meer informatie over de oplossingen die ImageCapture software biedt? Op onze website www.scansys.eu vindt u meer informatie en via ons contactformulier kunt u direct uw vragen stellen. Wij kijken graag samen met u mee hoe u uw processen zo optimaal mogelijk kunt automatiseren!

Het onderzoek van Microsoft en Ipsos Mori kunt u hier terugvinden.
Lees hier het volledige artikel van MKB Nederland.