Nieuwe functionaliteit Exact Online Handel
Sinds geruime tijd integreert ImageCapture software al met Exact Online, waardoor u facturen geautomatiseerd kunt verwerken en fiatteren. Tot nu toe was geautomatiseerde verwerking alleen mogelijk bij kostenfacturen en verkoopfacturen, en kon er nog geen gebruik gemaakt worden van de functionaliteit in ImageCapture om inkooporder-gerelateerde facturen te matchen op kop- en regelniveau met eerder geplaatste bestellingen in Exact Online (Handel). Door een recente uitbreiding in de webservices van Exact Online, is deze functionaliteit nu ook beschikbaar gekomen voor gebruikers van Exact Online. Daarnaast is vanaf versie 6.12 de mogelijkheid van transitorisch boeken en het koppelen van facturen aan vaste activa aan de oplossing toegevoegd.
Factuurverwerking met ImageCapture en Exact Online, inkomende facturen
Ontvangen facturen worden in sommige gevallen nog gescand, maar veelal direct vanuit de e-mail geïmporteerd in ImageCapture. Onze software herkent de relevante factuurgegevens zoals factuurnummer, -bedrag en -datum en koppelt de factuur aan de juiste crediteur in Exact Online. Op basis van de daar aanwezige gegevens, genereert de software een automatisch boekingsvoorstel waarbij waardes zoals grootboekrekening en kostenplaats automatisch worden ingevuld. In deze stap wordt ook de fiatteur geselecteerd en de boeking wordt geblokkeerd voor betaling en aangemaakt in Exact Online. Wanneer u hiervoor kiest, kunnen facturen van vooraf bepaalde crediteuren, of facturen in UBL formaat, ook volledig automatisch verwerkt worden met behulp van robotfunctionaliteit. Handig, wanneer u bijvoorbeeld veel te maken heeft met terugkerende kosten zoals maandabonnementen, of wanneer u naast UBL facturen ook facturen in papieren of PDF formaat ontvangt. U kunt al deze facturen in één moeite laten verwerken binnen dezelfde (ImageCapture) applicatie.
Unieke feature, inkoopfacturen matchen op kop- en regelniveau
Vanaf nu is het ook mogelijk om uw inkooporder-gerelateerde facturen in ImageCapture te verwerken en automatisch te laten controleren op eerder geplaatste bestellingen in Exact Online. Het unieke van ImageCapture software is, dat deze facturen niet alleen gematcht kunnen worden op totaalbedragen (kopniveau) maar dat de software zelfs op regelniveau prijzen en aantallen van artikelen kan matchen met de onderliggende bestelling. Verschillen worden hierbij direct zichtbaar en middels fiattering in de ImageCapture web client kan hierop door de afdeling inkoop meteen navraag bij de leverancier gedaan worden over de ontvangen factuur. Wanneer de factuur 100% matcht met de bestelling in Exact Online, kunt u ervoor kiezen om deze volledig automatisch te laten verwerken met behulp van robotfunctionaliteit. Niet alleen bespaart u op deze wijze kostbare tijd op het verwerkingsproces van al uw facturen, ook het foutgevoelige controleproces op uw inkoopfacturen wordt op deze wijze efficiënt en transparant. U heeft dus te allen tijde volledig inzicht in uw kosten en de status van uw facturen, zonder het risico op fouten die in het handmatige verwerkingsproces kunnen sluipen.
Meer weten over ImageCapture met ordermatching en regelherkenning?
Neem vrijblijvend contact met ons op, wij vertellen u graag meer over de mogelijkheden voor uw handelsadministratie! Op onze Exact Online landingpage vindt u ook meer informatie over de toepassingen van onze software in combinatie met Exact Online.
