Wanneer is het tijd om mijn administratie te automatiseren?

Naarmate jouw onderneming groeit wordt ook de administratie een serieuze opgave. Misschien zijn er inmiddels al een of meerdere medewerkers aangenomen voor de administratie en nóg blijven de documentstromen toenemen. Je denkt erover na om je processen te automatiseren met behulp van software. Bij het automatiseren van processen is een belangrijke voorwaarde dat de processen een repeterend karakter hebben. Daarom is het een voor de hand liggende keuze om te beginnen met de automatisering van je administratieve processen. Ook omdat deze veelal een secundair proces voor de organisatie zijn en daarom zo min mogelijk energie mogen kosten. Uiteraard moet het financieel ook interessant zijn om tot automatisering over te gaan. Maar hoe beoordeel je nu wanneer het tijd is om deze stap te zetten?

Het antwoord hangt af van een aantal factoren: Laten we als voorbeeld het boeken en verwerken van inkoopfacturen nemen. Dit is een proces dat letterlijk en figuurlijk aardig in de papieren kan lopen. Inkoopfacturen worden handmatig overgeklopt in de boekhouding waarna ze vaak in fysieke vorm door het pand worden gestuurd ter goedkeuring. Dat betekent dat ook de digitale facturen die al per mail binnenkomen worden uitgeprint voor de goedkeuring(!). De documenten belanden op het bureau van de drukbezette ondernemer of projectleider en verdwijnen in de vergetelheid. Leveranciers worden inmiddels ongeduldig en vragen naar de betaling van hun facturen. De medewerkers op de administratie zoeken naar de verdwenen documenten, vragen een kopie aan de leverancier en behandelen de factuur vervolgens alsnog met spoed. Dat werkt natuurlijk niet heel handig en het leidt dan ook dikwijls tot frustratie bij medewerker en leverancier.

Het handmatig verwerken van inkoopfacturen is dus een tijdrovend en inefficiënt proces. Maar, ook een proces dat zich uitstekend leent om te automatiseren. Immers, het boeken van inkoopfacturen bevat veel repeterende handelingen en uit onderzoek blijkt dat de handmatige verwerking wel tot 12 euro per factuur kan bedragen. (En dan zijn de misgelopen betalingskortingen nog niet eens meegerekend). Maar, de inzet van zogenaamde scan en herken software heeft natuurlijk ook een prijskaartje. Om te bepalen wanneer voor jou het omslagpunt is bereikt om dit proces te gaan automatiseren kun je de volgende zaken inventariseren:

Aantal uren verwerkingstijd

Op basis van het aantal facturen dat maandelijks binnenkomt kun je eenvoudig meten hoeveel tijd jouw medewerkers kwijt zijn aan de verwerking van de inkoopfacturen. Dit is de meest gebruikte rekenfactor omdat je personele kosten kunt afwegen tegen de investering in (of huur van) software.

Complexiteit en aantallen facturen

Als we de rekenfactor aantallen facturen gebruiken om te beoordelen of het automatiseren rendabel is, geldt: Hoe complexer jouw facturen, hoe sneller het loont om het proces te automatiseren. Zijn het bijvoorbeeld vooral facturen met een enkele boekingsregel dan zal je er ongeveer 1000 op jaarbasis moeten verwerken om de investering terug te verdienen, (dat hebben wij alvast voor je uitgerekend). Ontvang je regelmatig facturen met meerdere boekingsregels zoals de leasenota of de KPN, dan wil je misschien wel per boekingsregel de kostenplaats koppelen aan het kenteken of telefoonnummer. Er zijn bedrijven waarbij het inboeken van zo’n factuur wel tot een half uur in beslag neemt. Het omslagpunt ligt dan vanzelfsprekend een stuk lager. Hetzelfde geldt voor organisaties die werken met een p2p-proces. Naast het invoeren van de factuurgegevens, moeten deze ook gecontroleerd worden op de eerder geregistreerde bestellingen en ontvangsten. Ook bij deze vorm van inkoopfacturen kost de verwerking veel tijd en is het dus sneller interessant om over te gaan op automatisering.

Foutgevoeligheid

Bij het handmatig inboeken van facturen kunnen menselijke fouten ontstaan met alle financiële consequenties van dien. Automatisering met behulp van OCR technologie levert een correcte factuurherkenning op van zo’n 90%. Bij UBL facturen is dit percentage zelfs 100%. Daarbij kan de software eenmalig verder afgestemd worden om de herkenning nog verder te optimaliseren, bijvoorbeeld met behulp van een template. Ook kan de factuur op deze manier automatisch opgesplitst worden in meerdere boekingsregels.

Betalingskorting bij snellere betaling

Los van de kosten die gemaakt moeten worden om de inkoopfacturen te verwerken, kun je ook denken aan de korting die je misloopt als facturen niet tijdig worden betaald. Veel leveranciers maken afspraken over betalingskortingen wanneer facturen binnen een gestelde termijn betaald worden. Door de verwerking en goedkeuring van inkoopfacturen te automatiseren verloopt het proces vele malen sneller en kunnen dus betere afspraken met leveranciers gemaakt worden. Daarnaast komt het de relatie met de leverancier ten goede, iets wat in deze tijd steeds belangrijker wordt aangezien de leveranciers steeds belangrijk worden voor de added value in de supply chain. Denk bijvoorbeeld aan snelle leveringen waarmee duurzaam concurrentievoordeel te behalen valt.

Naast het financieel aantrekkelijke aspect van automatisering zijn nog de volgende aspecten (in min of meerdere mate) van belang bij de keuze voor automatisering van de administratieve processen:

Automatiseren vanwege het thuiswerken

Sinds Covid 19 dit jaar zijn intrede heeft gedaan in Nederland, heeft het thuiswerken een enorme vlucht genomen in Nederland en daarmee ook de verdere digitalisering van processen. De verwachting is dat ook na deze periode het thuiswerken een vast onderdeel zal blijven voor veel medewerkers. Een digitaal archief geeft de medewerkers inzicht in de status van de facturen en het boeken en goedkeuren kan eenvoudig vanaf iedere locatie. Zo lopen de processen ook in bijzondere omstandigheden geen vertraging op. Daarnaast bespaar je met een digitaal archief ook op je kostbare vierkante meters. Een interessante bijkomstigheid wanneer je overweegt je kantoorruimte in te krimpen en meer vanuit huis te blijven werken.

Paperless office

Inherent aan het digitale archief is ook het paperless office bij veel organisaties populair. Vaak vanuit MVO-motief om de ecologische footprint te verminderen en het papierverbruik dus te reduceren of volledig uit te bannen. Automatisering van documentprocessen kan op deze wijze bijdrage aan een groenere organisatie.

Meer weten over het automatiseren van je administratieve processen?

Bekijk dan ook een van onze oplossingspagina’s zoals Factuurverwerking, Documentverwerking of Pakbonverwerking.