Inkoopmanagementsoftware, is dat iets voor mij?

Inkoopmanagementsoftware is toch iets voor grote bedrijven die goederen en diensten in- en doorverkopen? Het traditionele beeld van een p2p-systeem zoals een geautomatiseerd inkoopmanagementsysteem ook wel wordt genoemd, is dat het kostbaar is en dat de implementatie wel een paar maanden in beslag kan nemen. Dat schrikt veel MKB-organisaties af om het inkoopproces te gaan automatiseren. Terwijl een geautomatiseerd inkoopproces ook voor MKB-organisaties grote voordelen kan hebben, zelfs wanneer goederen en diensten alleen voor eigen gebruik worden ingekocht;

Organisaties hebben nog regelmatig te maken met onvoorziene kosten die pas bij het ontvangen van de factuur geregistreerd worden. Veelal hebben deze uitgaven betrekking op kosten voor de eigen onderneming. Denk bijvoorbeeld aan kantoorbenodigdheden, onderhoudswerkzaamheden aan het pand of lopende contracten die stilzwijgend verlengd worden. Omdat deze kosten vooraf niet zijn vastgelegd, zijn ook je bedrijfsresultaten nooit volledig up to date. Een ander probleem wat vaak voor komt bij interne uitgaven is dat er een wildgroei aan leveranciers ontstaat. Niet alleen is de kwaliteit van al die verschillende leveranciers moeilijker te monitoren, ook het risico op dubbele bestellingen is groot. Tot slot loop je vaak staffelkorting mis als je je leveranciersbestellingen niet kunt bundelen.

Inkoopmanagementsoftware voor MKB

Sinds een aantal jaar is er ook inkoopmanagementsoftware beschikbaar die qua investering (of huur) vriendelijker geprijsd is. Ook de implementatie van deze systemen neemt slechts enkele dagen in beslag. Zo kunnen MKB-ondernemingen nu ook profiteren van de voordelen van een geautomatiseerd inkoopproces; Aanvragen kunnen zonder risico laag in de organisatie worden belegd waardoor het inkoopproces geen onnodige vertraging oploopt (omdat alles via één persoon of afdeling moet verlopen). De goedkeuring van deze aanvragen kan flexibel worden ingeregeld en verloopt digitaal via een workflowproces. Budgetbewaking zorgt voor een optimale grip op de interne uitgaven en het bundelen van bestellingen kan bovendien betere prijsafspraken met de leveranciers opleveren.

Verbeterde leveranciersrelatie

Voor veel ondernemingen is de leverancier inmiddels een belangrijk onderdeel van de waardeketen om duurzaam concurrentievoordeel te kunnen behalen. Denk  bijvoorbeeld aan de snelle en kwalitatieve levering van je goederen en diensten. De relatie met je leverancier wordt om deze reden steeds belangrijker. Met sommige inkoopmanagementsoftware kan ook de kwaliteit en dienstverlening van de leverancier gemonitord en geoptimaliseerd worden. Zo kunnen medewerkers de leverancier een beoordeling geven die kan meelopen in de periodieke leveranciersevaluatie. Inkoopmanagementsoftware biedt mogelijkheden om aanvragen te bundelen waardoor interessante leverancierskortingen bedongen kunnen worden.

Door het proces na ontvangst van de inkoopfactuur verder te automatiseren, kunnen ook betalingskortingen worden afgesproken omdat facturen eerder betaald kunnen worden. Voor laatstgenoemde is de integratie met een scan-en-herken oplossing benodigd.

Integratie met scanning software

Werk je al met een P2P of inkoopmanagementsoftware? Dan kun je het proces nóg verder automatiseren door je inkoopmanagementsoftware te integreren met scan en herken software. Door zowel het inkoopproces als het nadien verwerken van de inkoopfacturen te automatiseren, wordt namelijk een dubbele automatiseringsslag gemaakt; Naast het automatiseren van de aanvragen en bestellingen wordt ook het matchen van de inkoopfactuur met de bestelling of ontvangst geautomatiseerd met behulp van scanning software. Verschillen in aantallen en prijzen worden hierbij direct zichtbaar. Bij een 100% match kunnen de facturen middels een systeemakkoord automatisch beschikbaar gesteld worden voor betaling. Klopt de factuur niet? Dan wordt deze geblokkeerd geboekt en digitaal ter goedkeuring aangeboden. Kosten worden dus wel direct geregistreerd maar betalingen vinden alleen plaats als de factuur volledig klopt. Door ook dit proces te automatiseren wordt kostbare tijd bespaard op een van de meest arbeidsintensieve taken op de administratie, het boeken, matchen en archiveren van inkoopfacturen. Je automatiseert dan het volledige proces van aanvraag tot betaling.

Andere voordelen van een geautomatiseerd inkoopproces zijn:

Offerte- en contractmanagement

Naast workflow voor het aanvragen, goedkeuren en bestellen, kan sommige inkoopmanagementsoftware ook het offertetraject en het contractbeheer voor je automatiseren. Organisaties die werken met aanbestedingen kunnen zo bijvoorbeeld eenvoudig hun lopende offertetrajecten monitoren. Contracten die stilzwijgend  verlengen worden tijdig gesignaleerd en kunnen indien nodig, worden aangepast of opgezegd.

Inkoopmanagementsoftware, is het iets voor mij?

Zoals bij iedere vorm van automatisering zijn er een aantal factoren die je moet afwegen om te bepalen of een investering (of huur) van software rendabel voor je is. De meeste gebruikte rekenfactor is natuurlijk tijd. Hoeveel uren zijn jouw medewerkers op de inkoopafdeling en de administratie nu dagelijks of maandelijks kwijt aan het bestellen, controleren, boeken en archiveren van inkoopaanvragen en facturen? En ben je tevreden over de (prijs)afspraken die je met je leveranciers hebt gemaakt? Heb je voldoende inzage in je actuele bedrijfsresultaten of wordt je voortdurend geconfronteerd met onverwachte kosten?

Meer informatie over een geautomatiseerd inkoopproces? Bekijk ook onze oplossingspagina Inkoopmanagement

Hulp nodig om te beoordelen of inkoopmanagementsoftware iets voor jou is? Wij helpen je graag bij het in kaart brengen van alle voor- en nadelen voor jouw organisatie. Neem dan contact met ons op voor vrijblijvend advies.