De zes voordelen van een digitaal archief voor je inkoopfacturen
Als je gaat werken met scan en herken software voor het automatisch boeken van je inkoopfacturen kun je ook het goedkeuringsproces digitaliseren met behulp van workflow. Dan worden je facturen niet alleen automatisch herkent en geboekt maar verloopt ook het fiatteringsproces vele malen sneller. Een bijkomend voordeel van deze procesautomatisering is dat je bij gebruik van de workflowtoepassing in ImageCapture ook de beschikking hebt over een digitaal archief. Hier vind je alle facturen terug die al gefiatteerd zijn of nog in behandeling zijn. In dit artikel zetten wij de zes belangrijkste voordelen van het gebruik van een digitaal archief op een rij.
1 Direct inzicht in de status van je facturen
De boekhouding wordt regelmatig gebeld over de betaling van leveranciersfacturen. In een digitaal archief kun je direct zien waar de factuur zich bevindt in het goedkeuringstraject en bij wie deze is aangeboden. Ook als er bijvoorbeeld een vraag uitstaat over de factuur is deze informatie hier direct terug te vinden. Het digitale archief is handig ingedeeld waardoor je snel kunt zoeken op variabelen zoals datum, crediteur, bedrag of medewerker.
2 Toegang digitaal archief gemakkelijk instelbaar
Medewerkers die geen toegang hebben tot de financiële administratie maar wel een rol spelen in het goedkeuringsproces kunnen ook toegang krijgen tot het archief waar zij alleen de documenten te zien krijgen die voor hen bestemd zijn. Denk aan een projectleider die snel de voor hem relevante facturen wil kunnen inzien. Het archief is verder zo in te regelen dat medewerkers alleen hun eigen documenten kunnen inzien en managers ook de documenten van hun medewerkers kunnen bekijken.
3 Het digitale archief is plaats- en tijdonafhankelijk bereikbaar
Door het vele thuiswerken zijn zowel de werkplek als de werkuren flexibel geworden. Toegang tot het digitale archief kan vanuit iedere browser (als deze enigzins up to date is ) en de documenten zijn dan ook op ieder moment beschikbaar voor de medewerkers. Omdat veel bedrijven ook na de coronaperiode het thuiswerken willen blijven handhaven, al dan niet in hybride vorm, wordt een flexibele werkplek steeds belangrijker. Het digitale archief kan voor dit doeleind uitstekend worden ingezet.
4 Rapportagemogelijkheden digitaal archief
Een ander voordeel van al die data in het digitale archief is dat er diverse managementrapportages gemaakt kunnen worden. Zo kun je bijvoorbeeld rapportages draaien over het verwerkingsproces van je facturen. Hierdoor zie je direct waar eventuele bottlenecks in dit proces zich voordoen. Ook is het mogelijk om je kosten over een bepaalde periode inzichtelijk te maken of kun je je uitgaven per leverancier eenvoudig in kaart brengen. Voor het digitale archief in ImageCapture is hiervoor optioneel een reporting module beschikbaar.
5 Fiscale bewaarplicht vs kostbare vierkante meters
De fiscus hanteert een bewaarplicht van 7 jaar voor financiële documenten. Dit kan aardig wat kostbare archiefruimte in beslag nemen. Misschien wil je als onderneming juist wel gaan bezuinigen op je vierkante meters omdat de medewerkers veel vanuit huis werken. Een digitaal archief draagt hieraan bij. Uiteraard worden de documenten fiscus proof gearchiveerd.
6 Paperless office
Misschien is dit niet de belangrijkste reden voor jou om over te gaan tot automatisering van je processen maar toch vinden steeds meer organisaties MVO belangrijk met het oog op de toekomst. Ook als je als onderneming je ecologische footprint wilt verminderen, biedt het digitale archief uitkomst. Ondanks dat de meeste inkoopfacturen al digitaal worden aangeleverd in PDF of UBL worden ze nu nog regelmatig uitgeprint om te laten aftekenen voor betaling. Met een workflowtoepassing voor de goedkeuring van je facturen, verloopt dit proces voortaan volledig digitaal en worden de documenten ook digitaal gearchiveerd. Geen onnodig papierverbruik meer dus. Uiteraard zijn het thuiswerken en minder reizen ook belangrijke factoren voor het verminderen van de ecologische footprint. Een goede, digitale werkomgeving draagt hier weer aan bij.
