Is jouw administratie al digitaal?
Het afgelopen jaar stond voor veel bedrijven in het teken van thuiswerken. De verwachting is dat thuiswerken, al dan niet in hybride vorm, een blijvertje is. De hoogste tijd dus om je administratieve processen eens verder onder de loep te nemen! Want zijn al je administratieve documentstromen eigenlijk al digitaal? En wist je dat je met ImageCapture, naast het verwerken van je inkoopfacturen, ook een groot aantal andere documenten kunt verwerken? In dit artikel vertellen wij je meer over de inzet van ImageCapture om jouw administratie verder te digitaliseren.
ImageCapture software wordt bij het merendeel van onze klanten al ingezet voor het automatisch boeken en digitaal goedkeuren van inkoopfacturen. Niet verwonderlijk, want door de vele menselijke handelingen is dit een arbeidsintensief proces. Door het verwerken van inkoopfacturen te automatiseren bespaar je kostbare tijd op het inboeken, controleren, rondsturen en goedkeuren van je facturen. Bijkomend voordeel is dat de documenten digitaal beschikbaar zijn in je ERP en in het digitale archief van ImageCapture.
HR dossiers
HR-medewerkers moeten ook vanuit huis de beschikking hebben over medewerkersdocumenten, bijvoorbeeld ter voorbereiding van de HR-gesprekscyclus en het monitoren van de lopende arbeidscontracten. Door je HR-dossiers te digitaliseren en te koppelen aan de medewerkerskaart in het ERP of CRM-systeem, kunnen ook de administratieve HR-werkzaamheden gewoon vanuit huis worden uitgevoerd. Ook de controle op aanwezigheid van de juiste documenten in het personeelsdossier is een stuk eenvoudiger wanneer deze gedigitaliseerd en geclassificeerd zijn.
Door je pakbonnen bij binnenkomst te digitaliseren en in ImageCapture te verwerken, kan ook het proces van ontvangstregistratie geautomatiseerd verlopen. Zo worden de ontvangen pakbonnen automatisch gematcht op aantallen en artikelen met de eerder geplaatste bestelling en worden ontvangstregels automatisch gegenereerd in ImageCapture. De digitale pakbon wordt gekoppeld aan de bestelling in jouw administratie en is direct opvraagbaar bij vragen over de inkoopfactuur.
Wanneer je als onderneming regelmatig terugkerende opdrachten of bestellingen ontvangt van vaste klanten, kun je ook het verwerken hiervan automatiseren met ImageCapture. De inkoopopdrachten kunnen dan geautomatiseerd worden omgezet naar een verkooporder in je financiële administratie. ImageCapture leest de aantallen en artikelen automatisch uit en maakt hier verkooporderregels van. Daarbij controleert de software ook of de inkoopopdracht klopt met de prijsafspraken die zijn vastgelegd in je inkoopadministratie. ImageCapture stuurt vervolgens automatisch een ontvangstbevestiging naar de klant.
Wanneer bedrijven regelmatig bestellingen plaatsen bij vaste leveranciers, kan de controle van de inkoopbevestiging met de geplaatste bestelling ook geautomatiseerd worden uitgevoerd in ImageCapture. Daarbij koppelt de software de documenten automatisch aan de juiste crediteur en inkooporder, vergelijkt de bevestigde ordergegevens op kop- en regelniveau met de inkooporder in jouw administratie en signaleert direct eventuele verschillen. Na akkoordbevinding kunnen de door de leverancier bevestigde prijzen meteen worden aangepast en kan bevestigde leverdata worden verwerkt in de openstaande inkooporder.
Ook jouw documentenstromen automatiseren met ImageCapture?
Op onze overzichtspagina vind je alle mogelijke toepassingen van ImageCapture software. Per oplossing kun je direct zien voor welk ERP- CRM of financiële systeem deze oplossingen momenteel beschikbaar zijn.
Staat jouw applicatie er niet tussen? Niet getreurd! Wij ontwikkelen continu nieuwe oplossingen in combinatie met diverse applicaties. Neem gerust contact met ons op dan bespreken wij graag de mogelijkheden voor de verdere digitalisering van jouw administratie!
