Inkoopfacturen boeken? Gooi alles maar op een stapel!
Veel van onze gebruikers ontvangen een mix van verschillende soorten inkoopfacturen op de administratie. Zo worden inkoopfacturen meestal verstuurd via e-mail in PDF of UBL-formaat maar er zijn ook nog bedrijven die papieren inkoopfacturen ontvangen. Ook de boekingsprocessen van de inkoopfacturen kunnen verschillen. Zo zijn er inkoopfacturen die gerelateerd zijn aan een inkooporder in de administratie terwijl andere inkoopfacturen volledig kostenmatig geboekt moeten worden, zoals de energienota bijvoorbeeld. In dit artikel leggen wij uit hoe inkoopfacturen boeken één gestroomlijnd verwerkingsproces wordt, met behulp van ImageCapture software.
Verschillende boekingsprocessen
Wanneer al deze factuurstromen op verschillende manieren verwerkt moeten worden, kost dit de administratie erg veel tijd. Zo moeten de papieren facturen handmatig gesorteerd worden en de ontvangen PDF-facturen een voor een geopend worden voor verdere verdeling. UBL-facturen worden misschien al automatisch geïmporteerd in de boekhouding en worden hier verder gecodeerd en gecontroleerd. Bij het sorteren wordt ook onderscheid gemaakt tussen inkoopfacturen die kostenmatig geboekt moeten worden en inkoopfacturen die gecontroleerd moeten worden met de bestelling en ontvangstregistratie in de administratie. Zo heeft iedere inkoopfactuur zijn eigen boekingsproces en dat kost veel tijd.
Een uniform proces in ImageCapture
Het voordeel van ImageCapture software is dat alle inkomende facturen op uniforme wijze verwerkt kunnen worden, zonder dat deze handmatig gesorteerd moeten worden op bestandstype of soort inkoopfactuur. Gooi alles maar op de digitale stapel en ImageCapture doet de rest! Batchmatige verwerking noemen wij dit; PDF-facturen worden automatisch geïmporteerd uit de daarvoor bestemde e-mailboxen en UBL-facturen worden direct omgezet in boekingsregels in ImageCapture. (Alleen de papieren facturen zul je zelf nog even moeten scannen). In ImageCapture worden alle facturen in een moeite door verwerkt. De inkoopfacturen worden automatisch herkend en gematcht met eventuele bestellingen, ongeacht het bestandsformaat. De boekingsregels worden aangemaakt en het digitale document wordt gekoppeld aan de boeking in je administratie. Door al je inkoopfacturen te verwerken in ImageCapture breng je efficiency aan in het verwerkingsproces en bespaar je kostbare tijd op de administratie.
Meer weten over batchmatig inkoopfacturen boeken zonder gedoe?
Op onze oplossingspagina Factuurverwerking lees je alles over de mogelijkheden van onze software op het gebied van geautomatiseerde factuurverwerking. Je kunt ook direct kiezen voor de mogelijkheden met jouw applicatie op onze uitgebreide koppelingspagina.
