30 jaar Scan Sys – Hoe het allemaal begon…

30 jaar Scan Sys! Speciaal voor deze gelegenheid interviewden wij onze directeur-eigenaar, Maarten Terlingen. Hij vertelt ons hoe het allemaal begon…

Op 13 mei 1991 richtte Maarten Terlingen met een toenmalige compagnon de organisatie Scan Sys op. In de periode 1991 tot 1994 was Scan Sys nog volledig gericht op het scannen van documenten voor notariskantoren, advocaten en juridische dienstverleners.

VAN SCANDIENST NAAR SCANSOFTWARE
Daar kwam een eind aan toen hij tijdens een bezoek aan de Cebit-beurs in Duitsland in contact kwam met een Oostenrijks softwarehuis dat een high end OCR-programma (ProLector genaamd) had ontwikkeld. Hiermee konden, naast reguliere talen, ook moeilijke lettertekens zoals Grieks, Russisch en Hebreeuws verwerkt worden. Een samenwerking werd gesloten en vanaf dat moment was Scan Sys niet langer dienstverlener van scandiensten maar ging het bedrijf documentverwerkende oplossingen verkopen en implementeren.

In de periode 1996-1999 werden ook andere applicaties aan het portfolio van Scan Sys toegevoegd: Zo werd ProClip en NewsClip software verkocht en aangevuld met eigen Scan Sys applicaties. Hiermee konden knipselkranten elektronisch vervaardigd worden en de onderliggende artikelen direct op intranet-nieuwspagina’s worden gepubliceerd of in databanken worden opgeslagen. Meer dan 150 organisaties zoals ministeries, provincies, grote gemeenten, media bedrijven en corporate organisaties namen de clipping-oplossingen van Scan Sys in gebruik.

In 1998 werd Scan Sys partner van ReadSoft, en verkocht vanaf dat moment ook software waarmee papieren enquêteformulieren geautomatiseerd verwerkt konden worden. Veel marktonderzoekbureaus zijn in die periode door Scan Sys geautomatiseerd. 

Wij implementeerden in die tijd primair scansoftware van derden maar werden steeds vaker geconfronteerd met de beperkingen hiervan. Er was bijvoorbeeld niet altijd de mogelijkheid om snel te kunnen anticiperen op vragen van bestaande klanten naar functionele uitbreidingen. Daarom werd in 2000 het besluit genomen om ons volledig te gaan richten op de ontwikkeling van ons eigen product: ImageCapture.

SOFTWARELEVERANCIER SCAN SYS
De keuze om met een eigen softwareproduct op de markt te komen bleek een goede! Want vanaf dat moment ging het hard met Scan Sys. In 2001 kwam de eerste standaardversie van ImageCapture op de markt.

Transport
Vanaf 2001 richtte Scan Sys zich als eerste met name op transportbedrijven waar met ImageCapture for Documents en Runsheets het proces van geautomatiseerde vrachtbrief- en aftekenlijst-verwerking werd toegepast. In koppeling met Transport Management Systemen (TMS) en nauwe samenwerking met de bijbehorende TMS-partners, kunnen de verwerkte transportdocumenten direct vanuit de order in het TMS worden opgevraagd. De documenten kunnen vanaf dat moment mee-geprint worden bij de verkoopfactuur, gepubliceerd worden onder tracking en tracing en per mail aan de opdrachtgever of collega-vervoerder verzonden worden. Ook werd het door ImageCapture mogelijk om gegevens van de retourkomende vrachtbrief direct te verifiëren met gegevens vanuit de boardcomputer. Inmiddels maken honderden transportbedrijven dagelijks gebruik van de ImageCapture software en verwerken zij grote volumes transportdocumenten, tot wel 2 miljoen op jaarbasis, met onze software. Vandaag de dag zien we dat veel transporteurs als vervolgstap in verdere automatisering van de processen, ook het factuurverwerkende-proces met ImageCapture software automatiseren. Daarbij wordt de charterfactuur bijvoorbeeld automatisch gematcht op de transportopdrachten in het TMS. 

Financieel en ERP
Vanaf 2005 werden ook de eerste koppelingen met financiële applicaties toegevoegd aan het portfolio;

Tele2, indertijd gebruiker van Exact Globe, zag mogelijkheden voor onze document-digitaliseringsoplossing en vroeg ons een integratie te ontwikkelen met Exact Globe. Op dat moment was er nog geen techniek in ImageCapture beschikbaar om de facturen al automatisch uit te lezen. De oplossing was op dat moment gericht op het scannen van (toen nog papieren) inkoopfacturen en die als bijlage te koppelen aan de boeking in Exact Globe. 

Met die eerste aanvraag van Tele2 is het balletje gaan rollen in onze samenwerking met Exact Software en een groot aantal Exact partners. De vraag naar ImageCapture software nam bij gebruikers van Exact Globe significant toe, toen het ook mogelijk werd om de facturen digitaal te fiatteren in Exact Synergy. De functionaliteit is later uitgebreid met de mogelijkheid van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices. Inmiddels is ImageCapture door meer dan 2100 gebruikers van Exact, in binnen- en buitenland, in gebruik genomen. ImageCapture wordt nu in koppeling met Exact Globe dagelijks gebruikt bij bedrijven en instellingen in Nederland, België, Duitsland, Engeland, Frankrijk, Polen, de Cariben, Australië, Noord Amerika en Canada. ImageCapture is dan ook functioneel verder uitgebreid om niet alleen facturen in verschillende talen te kunnen verwerken maar om ook de specifieke legislaties in deze landen te kunnen ondersteunen.

ImageCapture is in de loop der jaren met een groot aantal andere financiële en ERP koppelingen uitgebreid, dit zijn er vandaag de dag meer dan 50. Zo is bijvoorbeeld de koppeling met AFAS Profit in 2010 ontwikkeld en wordt onze software inmiddels ook door een groot aantal AFAS-klanten gebruikt. Alle koppelingen met ImageCapture zijn gecertificeerd en bieden een volledige integratie met de achterliggende boekhouding. Zo kan ImageCapture gebruik maken van alle (voor het factuur- en documentverwerkende-proces) relevante gegevens om boekingen en documenten gevalideerd te exporteren. 

Vanaf het moment dat ImageCapture in 2018 werd uitgebreid met ImageCapture Workflow voor de digitale goedkeuring van facturen (met een eigen digitaal archief), is de groei van het aantal gebruikers nog verder toegenomen. In 2021 mochten wij dan ook onze 4000ste klant verwelkomen. Gebruikers boeken en verwerken hun facturen en documenten zowel vanaf on premise geïnstalleerde inrichtingen als via het ImageCapture Online platform. 

Het leukste aan de markt die wij bedienen is dat je bedrijven echt kunt ondersteunen bij hun procesoptimalisatie: De dagelijkse handelingen die op de administratie plaatsvinden zoals het boeken van inkoopfacturen, het verwerken van documenten of vrachtbrieven, dat zijn allemaal tijdrovende en foutgevoelige processen. Met onze software kunnen wij die processen stroomlijnen zodat het werk op die administraties veel sneller en efficiënter verloopt. 

HET ONDERNEMERSCHAP EN DE MEDEWERKERS

Na 30 jaar ondernemerschap vroegen wij Maarten uiteraard ook wat hij nu precies zo leuk vindt aan het ondernemen:

Het mooie van het ondernemerschap vind ik dat je iedere dag bezig bent met kansen en veranderingen in de markt. Vooral in de markt van procesautomatisering rond facturen zien we dat veel nieuwe technologieën en standaarden in hoog tempo beschikbaar komen zoals UBL, DICO en Peppol bijvoorbeeld. Dat maakt het ondernemerschap uiteraard spannend omdat je continu moet kijken naar de impact en mogelijkheden van deze ontwikkelingen en hoe we daar als Scan Sys zo optimaal mogelijk gebruik van kunnen maken. Zo kunnen we het factuur- en documentverwerkingsproces voor onze gebruikers nog efficiënter laten verlopen en de bestaande koppelingen in samenwerking met onze partners steeds verder door-ontwikkelen.

Verder vertelt Maarten ook over de samenwerking met zijn team:

Bij Scan Sys werken medewerkers die allemaal hart hebben voor de klant, voor onze partners en natuurlijk ook voor ons bedrijf. Scan Sys heeft 45 medewerkers en een in-house development team dat continu door-ontwikkelt op de mogelijkheden en koppelingen van ImageCapture. Hierdoor kan met grote regelmaat nieuwe functionaliteit geïntroduceerd worden en kunnen we snel schakelen bij vragen vanuit de markt. Het is voor mij als ondernemer natuurlijk ontzettend plezierig om hierin met mijn collega’s samen te kunnen werken. We willen graag het aantal medewerkers nog verder uitbreiden om het jaarlijks toenemende aantal ImageCapture gebruikers en onze partners zo optimaal mogelijk te kunnen blijven bedienen.

DE TOEKOMST VAN ImageCapture

En hoe zit het met de toekomst? Wat mogen we allemaal verwachten van ImageCapture de aankomende tijd?

We zien steeds vaker dat onze gebruikers ook andere documentstromen willen automatiseren met behulp van onze software. Als het factuurverwerkingsproces eenmaal op de rit staat kijken ze om zich heen en zien ze bijvoorbeeld dat ook de HR-dossiers, pakbonnen, verkooporders en inkooporderbevestigingen veel tijd kosten om handmatig te verwerken. ImageCapture biedt uitstekende mogelijkheden om ook deze processen optimaal te automatiseren.

In 2020 introduceerden wij al de integratie met inkoopmanagement-software, waarmee meer inzicht, efficiency en kostenbesparingen kunnen worden gerealiseerd bij uitgaven voor intern gebruik. Ook het offertetraject en de contracten kunnen hiermee digitaal beheerd worden. De komende jaren wordt het aantal koppelingen waarmee inkoopmanagement beschikbaar komt, steeds verder uitgebreid. Inmiddels zijn al een groot aantal succesvolle implementaties uitgevoerd bij gebruikers van Exact Globe en Exact Financials. Dit, in nauwe samenwerking met partner Archifact en onze Exact partners. 

Ook komt steeds vaker de vraag naar automatisering van andere financieel-administratieve processen. Denk bijvoorbeeld aan het geautomatiseerd verwerken van medewerkers-onkosten en kilometerdeclaraties. Ook deze administratieve documentstroom kan binnenkort digitaal verlopen met behulp van ImageCapture software. Daarbij worden declaraties ingelezen, geautomatiseerd geboekt in de kosten en afgeletterd op eerdere pinbetalingen of gekoppeld aan company creditcardmutaties. Voor zover vanuit het voorgaande proces al geen goedkeuringsinformatie meekomt, kunnen de declaraties via de ImageCapture workflow digitaal worden goedgekeurd.

In 2021 zal tot slot ook ImageCapture 9 worden geïntroduceerd, de volledige 64 bits versie van onze software, die de basis zal vormen voor alle toekomstige functionele uitbreidingen. De ImageCapture webclient is hierbij ook verder geoptimaliseerd en kan straks in meerdere talen (per gebruiker instelbaar) worden weergegeven.

Door al deze ontwikkelingen zorgen wij ervoor dat onze gebruikers met ImageCapture een toekomstbestendig product in huis halen waarmee zij nu en in de toekomst al hun documentverwerkende processen zo snel en efficiënt mogelijk kunnen blijven uitvoeren.