Hebben jullie ook een koppeling met CERM?
Wij krijgen regelmatig de vraag: koppelen jullie ook met systeem A of B? Inmiddels zijn er meer dan 50 standaardkoppelingen met ImageCapture beschikbaar waar je als gebruiker uit kunt kiezen. Deze koppelingen of integraties zijn met bekende ERP-, TMS- en financiële systemen. Ieder systeem is een nieuwe koppeling met zijn eigen unieke functionaliteit en toepassingsmogelijkheden. In de rubriek Hebben jullie ook een koppeling met…? lichten wij iedere keer een van onze koppelingen uit. Deze keer is dit de koppeling met CERM. CERM ontwikkelt MIS/ERP software die met name wordt toegepast in de grafische sector, zoals drukkerijen in het label- en verpakkingssegment. De koppeling tussen ImageCapture en CERM is ontwikkeld in 2016 en inmiddels maken een aantal grote drukkerijen dagelijks gebruik van onze document- en factuurverwerkende oplossingen. De hoogste tijd dus om deze koppeling eens in de schijnwerpers te zetten! In dit artikel lees je alles over de mogelijkheden van geautomatiseerde factuur- en documentverwerking voor jouw CERM-administratie.
Geautomatiseerde Factuurverwerking, matching en boeking
Onze CERM-gebruikers maken dagelijks gebruik van onze factuurverwerkingsoplossing en besparen op deze manier kostbare tijd op het verwerkingsproces. Omdat onze software naadloos integreert met CERM, kan ImageCapture gebruik maken van alle aanwezige data in jouw administratie om zo een geautomatiseerd boekingsvoorstel te maken; inkoopfacturen worden automatisch geïmporteerd uit de mail en uitgelezen op alle relevante factuurkenmerken zoals factuurbedragen, -data en BTW. Bij UBL-facturen worden de gegevens direct verwerkt door ImageCapture. ImageCapture herkent de crediteur en haalt de crediteurgegevens op uit CERM. Daarbij worden ook grootboekrekeningen en de analytische niveaus ondersteund. Zo creëert de software automatisch boekingsregels. Natuurlijk kun je hier als gebruiker wijzigingen in aanmaken, maar het overkloppen van factuurgegevens behoort voorgoed tot het verleden!
Naast het coderen van kostenfacturen kunnen aankoopfacturen zoals facturen van werk derden, materiaal, producten en transport, direct gecontroleerd worden op openstaande aankoopbonnen in CERM.
Workflow voor digitale goedkeuring
Tijdens de herkenning van de crediteur wordt, op basis van het procuratieschema in ImageCapture, ook direct de juiste autorisatielijst geselecteerd. Fiatteurs ontvangen automatisch een notificatie per e-mail dat er facturen klaar staan in ImageCapture om te beoordelen met daarbij een link naar de ImageCapture Web client. Ook het digitale document is op dat moment al opvraagbaar vanuit de boeking en andere invalshoeken in CERM. Door de uitgebreide workflow functionaliteit kan de fiatteur niet alleen goedkeuren of afkeuren maar is het ook mogelijk om een vraag te stellen aan een collega, de factuur te delegeren aan een collega of deze over te slaan, bijvoorbeeld in afwachting van een antwoord van de leverancier. Bij het beoordelen van de factuur is alle actuele boekingsinformatie uit CERM zichtbaar. Ook worden de fiatteurs die nog volgen in het beoordelingsproces getoond en alle audit trail informatie uit de voorafgaande processtappen.
Digitaal archief
Vanaf het moment dat de facturen in ImageCapture zijn geïmporteerd, maken ze onderdeel uit van het digitale archief, inclusief alle boekings- fiatterings- en procesinformatie. Het digitale archief in ImageCapture is met tekstlabels doorzoekbaar. De toegang tot de documenten in het digitale archief is zeer dynamisch in te regelen bijvoorbeeld op basis van boekingsvelden zoals administratie, grootboekrekening of bedrag. De archieffunctionaliteit kan worden uitgebreid met een managementrapportage tool. Hierdoor heb je altijd volledig inzage in de status van je facturen en hou je grip op kosten, doorlooptijden en betalingstermijnen van leveranciers. Naast de digitale archivering van je facturen in het archief van ImageCapture, is het digitale document compleet met audit trail ook direct opvraagbaar vanuit de boeking en diverse andere invalshoeken in CERM.
Geautomatiseerde verkooporderverwerking
Een unieke oplossing van ImageCapture software in combinatie met CERM is de geautomatiseerde verwerking van verkooporders. Met ImageCapture for Invoices en Documents kun je inkoopopdrachten van klanten automatisch inlezen en laten controleren op de artikelen, prijzen en prijsafspraken in jouw administratie. Ook het gebruik van kit-producten wordt hierbij ondersteund.
Als de controle van de inkoopopdracht in ImageCapture heeft plaatsgevonden dan wordt de verkooporder automatisch aangemaakt in de administratie met het document als bijlage. Deze verkooporderregels zijn de basis voor de verkoopfactuur die na levering verzonden wordt aan de klant. Door de invoer van de verkooporderregels te automatiseren bespaar je niet alleen kostbare tijd maar voorkom je ook handmatige fouten tijdens het inboeken. Daarnaast hoef je de documenten nu niet meer te bewaren in mappen want met één druk op de knop, heb je het document direct tot je beschikking.
Meer informatie over de mogelijkheden van factuur- en documentverwerking voor jouw CERM-administratie?
Bekijk dan ook eens onze landingpages van de verschillende oplossingen in combinatie met CERM of neem vrijblijvend contact met ons op voor een productdemonstratie.
