Hebben jullie ook een koppeling met Microsoft Dynamics AX?
Wij krijgen regelmatig de vraag: koppelen jullie ook met systeem A of B? Inmiddels zijn er meer dan 50 standaardkoppelingen met ImageCapture beschikbaar waar je als gebruiker uit kunt kiezen. Deze koppelingen of integraties zijn met bekende ERP-, TMS- en financiële systemen. Ieder systeem is een nieuwe koppeling met zijn eigen unieke functionaliteit en toepassingsmogelijkheden. In de rubriek Hebben jullie ook een koppeling met…? lichten wij iedere keer een van onze koppelingen uit. Deze keer is dit de koppeling met Microsoft Dynamics AX. De koppeling tussen ImageCapture en Microsoft Dynamics AX is ontwikkeld in 2018 en inmiddels maken tientallen bedrijven dagelijks gebruik van onze factuurverwerkende oplossing. De hoogste tijd dus om deze koppeling eens in de schijnwerpers te zetten! In dit artikel lees je alles over de mogelijkheden van geautomatiseerde factuurverwerking voor jouw Microsoft Dynamics AX-administratie.
GEAUTOMATISEERDE FACTUURVERWERKING – MATCHING, BOEKING EN FIATTERING
Onze MS Dynamics AX-gebruikers maken dagelijks gebruik van de factuurverwerkingsoplossing in ImageCapture en besparen op deze manier kostbare tijd op het verwerkingsproces. Omdat onze software naadloos integreert met de Microsoft software, kan ImageCapture gebruik maken van alle aanwezige data in de administratie om zo een geautomatiseerd boekingsvoorstel te maken; ImageCapture herkent de crediteur en haalt de crediteurgegevens op uit MS Dynamics AX. Hierbij worden administratieve velden zoals grootboekrekeningen, kostenplaatsen, BTW codes en dimensies ondersteund. Natuurlijk kun je hier als gebruiker wijzigingen in aanmaken, maar het overkloppen van factuurgegevens behoort voorgoed tot het verleden!
Wanneer je inkoopfacturen gerelateerd zijn aan een bestelling in MS Dynamics AX, matcht ImageCapture de factuur automatisch op prijzen, aantallen en artikelen, zowel op kop- als factuurregelniveau. Verschillen worden hierdoor snel zichtbaar. Als de factuur 100% matcht met de bestelling of ontvangstregistratie, kan de factuur automatisch worden goedgekeurd middels een systeemakkoord. Als de factuur niet matcht kan deze digitaal worden beoordeeld met de ImageCapture fiatteringsworkflow.
Na verwerking, codering en matching van de factuur in ImageCapture, wordt de factuurregistratie met alle relevante boeking- en afletteringsinformatie en het gekoppelde document, naar een in te richten Dynamics AX import- en verwerkingsfunctionaliteit geëxporteerd, van waaruit deze, na fiattering, van factuurregistratie kan worden omgezet naar boeking.
Workflow voor digitale goedkeuring
Tijdens de herkenning van de crediteur wordt, op basis van het procuratieschema in ImageCapture, ook direct de juiste autorisatielijst geselecteerd. Fiatteurs ontvangen automatisch een notificatie per e-mail dat er facturen klaar staan in ImageCapture om te beoordelen met daarbij een link naar de ImageCapture Web client. Door de uitgebreide workflow functionaliteit kan de fiatteur niet alleen goedkeuren of afkeuren maar is het ook mogelijk om een vraag te stellen aan een collega, de factuur te delegeren aan een collega of deze over te slaan, bijvoorbeeld in afwachting van een antwoord van de leverancier.
Digitaal archief
Vanaf het moment dat de facturen in ImageCapture zijn geïmporteerd, maken ze onderdeel uit van het digitale archief, inclusief alle boekings- fiatterings- en procesinformatie. De archieffunctionaliteit kan ook worden uitgebreid met een managementrapportage tool. Hierdoor heb je altijd volledig inzage in de status van je facturen en hou je grip op kosten, doorlooptijden en betalingstermijnen van leveranciers.
Meer weten over de koppeling met Microsoft Dynamics AX? Bezoek dan ook onze MS Dynamics AX koppelingspagina of neem direct contact op voor een productdemo.
