Hebben jullie ook een koppeling met AccountView?
Wij krijgen regelmatig de vraag: Koppelen jullie ook met systeem A of B? Inmiddels zijn er meer dan 50 standaardkoppelingen met ImageCapture beschikbaar waar je als gebruiker uit kunt kiezen. Deze koppelingen of integraties zijn met bekende ERP-, TMS- en financiële systemen. Ieder systeem is een nieuwe koppeling met zijn eigen unieke functionaliteit en toepassingsmogelijkheden. In de rubriek Hebben jullie ook een koppeling met …? lichten wij iedere keer een van onze koppelingen uit. Deze keer is dit de koppeling met AccountView. Wij hebben al een aantal jaar een standaardkoppeling met de software en zijn ook officieel partner van Visma. Ontdek in dit artikel wat er als gebruiker van AccountView allemaal mogelijk is op het gebied van factuur- en documentautomatisering!
Factuurverwerking met AccountView
De meeste ImageCapture gebruikers die werken met AccountView, gebruiken onze software voor het automatisch verwerken van hun inkoopfacturen. ImageCapture kan de inkomende factuurstroom namelijk volledig digitaliseren en maakt, op basis van de gegevens in jouw AccountView-administratie, automatisch een boekingsvoorstel aan. Na controle wordt de boeking automatisch aangemaakt in AccountView met het digitale document als bijlage. Als de factuur betrekking heeft op een bestelling, matcht de software automatisch of de inkoopfactuur overeenkomt met de aantallen en prijzen van de bestelling of ontvangst in AccountView. Verschillen worden hierbij direct zichtbaar. Wanneer de factuur 100% matcht met de bestelling kan deze ook volledig automatisch geboekt worden en vrijgegeven worden voor betaling in AccountView. Kostbare tijd wordt op deze manier bespaard op een foutgevoelig en tijdrovend proces.
Workflow met ImageCapture en AccountView
Naast het automatisch boeken van inkoopfacturen, kan ook de goedkeuring in ImageCapture volledig digitaal verlopen. Tijdens het boeken van de inkoopfacturen wordt op basis van het procuratieschema in ImageCapture automatisch de juiste autorisatielijst geselecteerd. Daarbij houdt de software rekening met eventueel ingestelde drempelbedragen om te beoordelen of de factuur ook nog door de directie moet worden goedgekeurd voor betaling. De medewerkers die de facturen moeten goedkeuren ontvangen hiervan een automatische notificatie met een link naar de webclient. Hier kunnen zij de facturen snel inzien en goed- of afkeuren. Daarnaast is het ook mogelijk om de factuur te delegeren, een vraag te stellen aan een collega of een opmerking aan de factuur mee te geven. Alle facturen die afgehandeld en in behandeling zijn in ImageCapture, maken onderdeel uit van het digitale archief. Het archief is ideaal voor naslagwerk want het biedt uitgebreide zoekmogelijkheden.
Documentverwerking met AccountView
Naast het automatisch verwerken van de inkoopfacturen kan ImageCapture in koppeling met AccountView ook worden ingezet voor de verwerking van al je overige financieel administratieve documenten. Wat dacht je van klant- en leveranciersdocumenten? En boekingsdocumenten zoals bankafschriften en kasbonnen? In ImageCapture worden deze documenten gedigitaliseerd en geclassificeerd waarna ze gearchiveerd worden in AccountView. De digitale documenten worden hierbij gekoppeld aan de juiste entiteiten in AccountView, zoals relatiekaarten en boekingen. Ideaal wanneer je een paperless office wilt realiseren of wanneer medewerkers ook vanuit huis inzage moeten hebben in de documenten.
Meer weten over deze koppeling?
Neem dan een kijkje op onderstaande webpagina’s of neem direct contact met ons op voor een product demo!
Factuurverwerking met AccountView
Documentverwerking met AccountView
