Scan Sys blikt terug, én vooruit!

De feestdagen zijn weer achter de rug en het nieuwe jaar is van start. In 2021 zijn we als organisatie verder gegroeid, en zijn er mooie mijlpalen bereikt. Van nieuwe werknemers en tal van nieuwe klanten tot nieuwe features in ImageCapture – in dit artikel blikken we terug op de ontwikkelingen van 2021, en delen we wat er voor 2022 in de steigers staat.

 

2021 IN HET KORT

In 2021…

• Vierden wij het 30-jarig bestaan van Scan Sys;
• Introduceerden wij de nieuwe major release versie 9 van onze ImageCapture software;
• Hebben we verschillende nieuwe koppelingen toegevoegd aan ons portefeuille:
• Vierden verschillende medewerkers van Scan Sys hun jubileum;
• En hebben we nieuwe collega’s kunnen verwelkomen.

 

IMAGECAPTURE VERSIE 9

Met de komst van ImageCapture versie 9, de volledige 64-bits versie van onze software, hebben we grote stappen gemaakt. Zo hebben we een mooie optimalisatie doorgevoerd in de interface van onze webclient. Hierdoor zijn de boekingsschermen overzichtelijker geworden, is het beeld voor de gebruiker rustiger en kunnen de schermen nu ook volledig in het Nederlands en Engels worden weergegeven. In 2022 worden nieuwe talen toegevoegd.

Met de komst van versie 9 is het nu ook op ImageCapture Online mogelijk geworden om tijdens het boeken of fiatteren bijlagen als foto’s en documenten aan de factuur toe te voegen. Daarnaast is ten behoeve van het kostenmatig verwerken van facturen, de trainbare autocoderingsfunctionaliteit toegevoegd aan tal van nieuwe standaard ImageCapture-inrichtingen.

 

UITBREIDINGEN BESTAANDE KOPPELINGEN

EXACT BOUW7

In combinatie met Exact Bouw7 is het nu ook mogelijk om met ImageCapture for Invoices en Documents, naast facturen, ook serviceorders geautomatiseerd te verwerken tot projecten in Bouw7.

 

EXACT FINANCIALS

Ook is dit jaar de nieuwe koppeling Inkoopmanagement met Shopper en Exact Financials beschikbaar gekomen. Door de integratie tussen deze systemen kan het inkoopproces van Exact Financials-gebruikers volledig gedigitaliseerd worden, van bestelling tot betaling, ofwel een Purchase-2-Pay proces. Zo houd je als gebruiker van Exact Financials optimaal grip op je uitgaven terwijl de aanvraag lager in de organisatie belegd kan worden.

 

AFAS

In combinatie met AFAS werd het mogelijk om met ImageCapture for Invoices en Documents nu ook inkooporderbevestigingen direct te matchen op bestellingen in AFAS, waarbij prijsverschillen direct kunnen worden gesignaleerd en nakomende gegevens als leverdata worden verwerkt op de openstaande bestelling in AFAS.

 

SAP BUSINESS ONE

Op SAP Business One introduceerde Scan Sys in 2021 naast factuurverwerking en -fiattering, de mogelijkheid om geautomatiseerd inkooporderbevestigingen te matchen, verkooporders en pakbonnen geautomatiseerd te verwerken tot verkooporders en goederenontvangsten in SAP Business One, met de PDF-documenten als bijlagen.

 

NIEUWE ERP-KOPPELINGEN

PRODIN ERP

In 2021 is de nieuwe koppeling met Prodin beschikbaar gekomen. Prodin is een ERP-systeem voor de (groot)handel, service- en productiebranche en wordt hier gebruikt voor de aansturing en beheersing van alle bedrijfsprocessen. Daarbij staat de ketenintegratie tussen klant en leverancier centraal. Door de koppeling met ImageCapture Software kunnen gebruikers van Prodin nu ook het verwerkingsproces van de inkoopfacturen volledig automatiseren, van binnenkomst tot aan betaling. De eerste implementaties lopen nu in directe samenwerking met onze partner Prodin.

 

AXXERION

In mei 2021 werd geautomatiseerde factuurverwerking met Axxerion (vastgoedmanagementsoftware) en ImageCapture mogelijk. Onze ImageCapture-software integreert volledig met de software van leverancier Spacewell en maakt voor het automatisch verwerken van inkoopfacturen gebruik van de data in Axxerion, zoals leveranciersgegevens, contracten, werkorders en andere boekingslogica. Facturen kunnen hierbij niet alleen in gescande vorm of PDF-formaat worden ingelezen, maar ook in UBL of een ander leveranciers-gebonden specifiek XML-formaat.  Bij de verwerking kunnen ingelezen facturen direct worden gekoppeld aan werkorders en contracten uit Axxerion of als overige kostenfacturen worden verwerkt. Goedkeuring van facturen verloopt aansluitend binnen Axxerion.

 

WEBINARS

Webinars zijn een mooie toevoeging om in contact te blijven met onze relaties. In 2021 hebben we weer een aantal drukbezochte webinars mogen organiseren. Bijvoorbeeld het webinar ImageCapture, what’s new? – accountmanagers Stefan Elias en Vinçon Estourgie lieten in een uurtje tijd zien hoe het factuur- en fiatteringsproces in ImageCapture verloopt en welke nieuwe functionaliteit er beschikbaar kwam met versie 9. Ook organiseerden we webinars over geautomatiseerde factuurverwerking met applicaties Syntess Atrium en Exact Bouw7. Onze webinars zijn altijd terug te zien op onze website.

 

NIEUWE FUNCTIONALITEIT IN 2022

DECLARATIEVERWERKING

Op de valreep van 2021 introduceerden wij nóg een belangrijke innovatie met de komst van ImageCapture versie 9.2. In deze release stond een belangrijke nieuwe feature centraal, namelijk de mogelijkheid om direct vanaf desktop, tablet en mobiel met ImageCapture declaratiebonnetjes en -documenten in te dienen, die daarna verder geautomatiseerd verwerkt kunnen worden tot boekingen of als bijlagen kunnen worden gekoppeld bij het verwerken van creditcardafschriften.

Het handmatig verwerken van declaraties is een tijdrovend en foutgevoelig proces voor iedere administratie. Medewerkers vergeten bonnetjes dikwijls in te leveren of raken deze kwijt. Hierdoor is er niet altijd goed inzicht in de uitgaven van de onderneming. Met de nieuwste versie van ImageCapture kan dit proces geautomatiseerd worden, vanaf het indienen van de declaratie tot aan de goedkeuring en betaling.

Op donderdag 13 januari 2022 organiseren wij een webinar waarin deze functionaliteit centraal staat. Het webinar is gericht op gebruikers van onze software. Voor onze samenwerkingspartners en -consultants organiseren wij een webinar op donderdag 20 januari, waarbij uitgebreid wordt stilgestaan bij de flexibele configuratie mogelijkheden van ImageCapture 9.2 op dit proces. Ook kijken we dan vooruit naar de later dit jaar te introduceren extra mogelijkheden, zoals het beschikbaar komen van een persoonlijk archief voor de declarant en de toepasbaarheid op overige ERP-processen.

 

WORKLOW EN REPORTING

De mogelijkheden van de ImageCapture Workflow zullen dit jaar fors worden uitgebreid, zo ook het aantal standaard dashboards, dat met de ImageCapture Reporting-module geleverd kan worden. Meer informatie hierover volgt in de periodieke nieuwsbrieven van 2022.

 

DE BESTE WENSEN VOOR 2022

Wij hopen dat jullie een gezond en succesvol 2022 tegemoet gaan! Wil jij in 2022 ook de stap maken om de financiële processen van jouw organisatie te digitaliseren en optimaliseren? Neem gerust contact op met ons sales teams, we bespreken graag wat de mogelijkheden zijn.

 

OP DE HOOGTE BLIJVEN VAN ALLE ONTWIKKELINGEN IN 2022?

Volg ons op social media, abonneer je op de nieuwsbrief of bezoek regelmatig de nieuwspagina op onze website. Heb je al iets gelezen waar je meer informatie over wilt ontvangen? Stuur ons dan een bericht via de contactpagina of mail naar info@scansys.nl.