Hebben jullie ook een koppeling met Shopper?

Geplaatst: 1 februari 2022
Categorie: Blog

Wij krijgen regelmatig de vraag: koppelen jullie ook met systeem A of B? Inmiddels zijn er meer dan 50 standaardkoppelingen met ImageCapture beschikbaar waar je als gebruiker uit kunt kiezen. Deze koppelingen of integraties zijn met bekende ERP-, TMS- en financiële systemen. Ieder systeem is een nieuwe koppeling met zijn eigen unieke functionaliteit en toepassingsmogelijkheden. In de rubriek Hebben jullie ook een koppeling met…? lichten wij iedere keer een van onze koppelingen uit. Deze keer is dit de koppeling met Shopper. Shopper is een applicatie voor het beheren van uw inkoopadministratie en kan zowel online als op uw eigen server geïnstalleerd worden. In combinatie met ImageCapture for Invoices & Documents en Exact Globe of Exact Financials, kan uw inkoopproces nu volledig geautomatiseerd worden, van aanvraag tot betaling. Zo heeft u direct inzage en grip op de (interne) kosten van uw organisatie, gekoppeld aan budgetten, contracten en prijsafspraken per leverancier. ImageCapture integreert naadloos met Shopper en Exact Globe of Exact Financials, waardoor de software realtime gebruik kan maken van alle relevante data voor het geautomatiseerd verwerken, matchen boeken en digitaal fiatteren van uw inkoopfacturen in ImageCapture Web.

 

HET GEDIGITALISEERDE INKOOPPROCES IN SHOPPER
Uw medewerkers kunnen, op basis van gedefinieerde rollen en rechten, in Shopper eenvoudig een aanvraag doen voor een artikel of dienst. Zij maken hiervoor gebruik van interne catalogi of een koppeling met de webshop van uw leverancier. Na goedkeuring van de aanvraag wordt de bestelling geplaatst door de afdeling inkoop waarbij relevante informatie zoals verwachte leverdata, en prijsafspraken direct kan worden vastgelegd in Shopper. Na ontvangst van de goederen of na uitvoering van de geleverde prestatie, wordt de ontvangstregistratie in Shopper vastgelegd, in afwachting van de leveranciersfactuur. Hierbij biedt Shopper ook de mogelijkheid om een leveranciersbeoordeling te geven die later kan worden gebruikt in de contacten met de leverancier.

 

GEAUTOMATISEERDE VERWERKING VAN INKOOP- EN KOSTENFACTUREN IN IMAGECAPTURE
Zowel inkoopfacturen die van toepassing zijn op een bestelling uit Shopper of Exact als kostenmatige facturen waar geen bestelling van geregistreerd is, worden automatisch ingelezen in ImageCapture. De verschillende typen facturen kunnen hier op integrale wijze verwerkt worden, zonder dat u vooraf de documenten dient te sorteren. Digitaal aangeleverde facturen worden direct geïmporteerd uit daarvoor bestemde e-mailboxen en mocht u nog papieren facturen ontvangen dan kunnen deze, nadat ze gescand zijn, automatisch opgehaald worden vanaf een daarvoor bestemde map op het netwerk.

ImageCapture herkent automatisch de juiste crediteur in Exact en wanneer er sprake is van een bestelling in Shopper, wordt de factuur ook direct gekoppeld aan de crediteur in Shopper. De software leest het ordernummer op de factuur uit en matcht deze automatisch met de bestelling in Shopper. Matchingsverschillen worden hierbij direct zichtbaar en kunnen aanleiding geven om de factuur digitaal te laten fiatteren binnen ImageCapture. Ook inkoopfacturen gerelateerd aan bestellingen in Exact kunnen op deze wijze automatisch worden verwerkt. Bij het matchen van de inkoopfacturen met de bestelling in Shopper of Exact, worden alle op artikelniveau vastgelegde administratieve coderingen zoals grootboekrekening, kostenplaats en BTW code, automatisch ingelezen bij het ophalen van de bestelregels. Hierdoor ontstaat een volledig geautomatiseerd boekingsvoorstel. Eventuele verschillen, bijvoorbeeld additionele transportkosten, kunnen direct worden toegevoegd als boekingsregel.

Voor de verwerking van kostenfacturen zonder voorafgaande verplichting wordt direct een automatisch boekingsvoorstel in ImageCapture gegeneerd waarbij alle verbijzonderingen zoals kostenplaats, -drager en projecten kunnen worden meegegeven aan de boeking in Exact.

Anders dan bij veel purchase to pay applicaties, maakt ImageCapture na matching en verwerking direct de financiële boeking aan in Exact, met de status geblokkeerd voor betaling. Waarna de digitale fiattering binnen ImageCapture plaats vindt. Uw financiële resultaat, openstaande posten en afboekingen op verplichtingen zijn hierdoor altijd up to date.

 

ELEKTRONISCHE FIATTERING VAN FACTUREN
Zodra de factuur binnen ImageCapture is geaccordeerd voor betaling, wordt de factuur in Exact vrijgegeven en is direct zichtbaar op uw Cashflow overzicht. Het onderliggende factuurdocument met alle informatie van verwerking, matching en fiattering, is direct te raadplegen vanuit de boeking in Exact Globe of Financials.  Aansluitend worden in Shopper de openstaande bestelregels financieel afgeletterd.

 

De voordelen van Shopper en ImageCapture op een rij

  • Volledig inzicht in te verwachten kosten
  • Direct inzage in budgetten, contracten en prijsafspraken per leverancier
  • Aanvragen in Shopper met interne catologi of in directe koppeling met webshops
  • Het volledige proces, van aanvang tot betaling, gedigitaliseerd
  • Integraal verwerkingsproces van kosten- en inkoopfacturen in ImageCapture
  • Directe matching inkoopfactuur op bestellingen en ontvangsten in Shopper of Exact Globe/Financials
  • Kosten direct geboekt in Exact, status geblokkeerd voor betaling
  • Digitale fiattering met ImageCapture Workflow en archief (vanaf versie 8)
  • Audit trail-document met boeking- en fiatteringsinformatie opvraagbaar vanuit Exact en het archief in ImageCapture
  • Uitbreiding met reporting module mogelijk

 

Meer informatie?

Neem vrijblijvend contact met ons op voor een demo! Wij informeren u graag over de mogelijkheden om uw (interne) inkoopadministratie verder te optimaliseren!

Meer informatie over de koppeling van Shopper, ImageCapture en Exact Globe en Exact Financials vindt u op onze productpagina.