3 tips voor declaratieverwerking
Het handmatig verwerken van declaraties is een tijdrovend en foutgevoelig proces voor iedereen, voor de declarerende medewerkers én voor administratie. Medewerkers vergeten bonnetjes vaak in te leveren of raken deze kwijt. Hierdoor verliest de onderneming inzicht in de uitgaven en ontstaan er lastige situaties voor de medewerkers. ImageCapture kan dit proces automatiseren, vanaf het indienen van de declaratie tot aan de goedkeuring en betaling. In deze blog geven wij drie tips om je declaratieverwerking zo soepel mogelijk te laten verlopen.
Tip 1: Snel en gemakkelijk je declaratie indienen
Meteen invoeren via je smartphone!
Net een uitgave gedaan? Pak meteen je telefoon erbij en maak direct een foto van de bon. Je kunt een snelkoppeling naar de Webclient maken op het startscherm van je telefoon. Dan is het nog makkelijker om onderweg snel een declaratie in te dienen. Via opgave van de betaalwijze kun je aangeven of de kosten door jou zijn voorgeschoten, of dat deze zijn betaald met je company pinpas of creditcard.
Tip 2: Sneller verwerkingsproces
Werk mee aan een snelle verwerking; geef direct een kostenplaats op!
Voor de administratie is het soms een raadsel waar een ingediend bonnetje nou ook alweer voor bedoeld was. Bij het indienen van een bon via de ImageCapture Webclient kunnen medewerkers direct de kostenplaats opgeven, dat scheelt een hoop uitzoekwerk op de administratie.
Bij de in te dienen declaraties kunnen naast basisgegevens zoals het bedrag, de datum en een omschrijving, allerlei aanvullende velden worden gedefinieerd die al dan niet verplicht zijn. Die kan het bedrijf zelf bepalen. Denk hierbij aan het soort declaratie (brandstof, consumpties etc.), maar ook welke administratie, de grootboekrekening, het project, de kostenplaats- en drager. Zo wordt jouw declaratie nog sneller afgehandeld.
Tip 3: Inzicht op elk moment
Altijd de bonnetjes bij de hand en inzicht in de status!
Met de archieffunctie heb je altijd inzicht in de door jou ingediende declaraties. Is je declaratie al verwerkt door de administratie, of ligt de declaratie ter goedkeuring bij je manager? Alle relevante informatie vind je in één overzicht. Het digitale archief in ImageCapture is uit te breiden rapportagemogelijkheden.
Door het indienen van de declaraties te digitaliseren én vereenvoudigen met behulp van ImageCapture, kun je declaraties sneller indienen en voorkom je dat bonnetjes zoekraken. Hierdoor ontstaat actueel inzicht in de kosten en uitgaven voor het bedrijf. Een digitaal goedkeuringsproces draagt bij aan een snellere betaling. Efficiënter voor het bedrijf en fijner voor jou als medewerker!
Meer informatie?
Voor meer informatie over declaratieverwerking kun je vrijblijvend contact met ons opnemen via onze contactpagina, of stuur een mail naar info@scansys.nl. Ben je nog geen klant van Scan Sys? Vul dan ons contactformulier in. Onze sales medewerkers kunnen je vrijblijvend informeren over de mogelijkheden van onze software voor jouw financiële administratie.
