Hebben jullie ook een koppeling met iONE?

Wij krijgen regelmatig de vraag: koppelen jullie ook met systeem A of B? Inmiddels zijn er meer dan 50 standaardkoppelingen met ImageCapture beschikbaar waar je als gebruiker uit kunt kiezen. Deze koppelingen of integraties zijn met bekende ERP-, TMS- en financiële systemen. Ieder systeem is een nieuwe koppeling met zijn eigen unieke functionaliteit en toepassingsmogelijkheden. In de rubriek Hebben jullie ook een koppeling met…? lichten wij iedere keer een van onze koppelingen uit. Deze keer is dit de koppeling met iONE van Colijn IT, iONE is een compleet ERP softwarepakket speciaal ontwikkeld voor de woonbranche. 

DE KOPPELING MET iOne

In nauwe samenwerking met Colijn IT hebben wij een standaardkoppeling ontwikkeld voor de geautomatiseerde verwerking van facturen in iONE. ImageCapture automatiseert het volledige proces van verwerken, fiatteren en archiveren van je inkoopfacturen en integreert volledig met de software van Colijn IT. Je beheert je gegevens dus uitsluitend in iONE ERP. Verwerkte facturen worden direct gevalideerd en bij gebruik van workflow voor de digitale fiattering van je inkoopfacturen worden geblokkeerde boekingen aangemaakt in iONE ERP met het digitale document als bijlage. Deze uitgebreide workflow-functionaliteit routeert de facturen razendsnel naar de juiste personen binnen de organisatie en regelt de fiattering en afhandeling.

Het proces

Facturen die nog per post binnenkomen kunnen worden gescand, en facturen die per e-mail of e-invoicing binnenkomen worden geautomatiseerd ingelezen en verwerkt in ImageCapture. In deze fase kun je vrije velden zoals administratie en boekingsdatum toekennen. Tabellen uit iONE ERP worden direct ingelezen, zonder noodzaak tot bestandsmatige uitwisseling van gegevens. Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit iONE ERP, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan. Hierbij worden alle administratieve velden zoals grootboekrekeningen ondersteund. Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere coderingsregels worden aangeboden. Naast het coderen van kostenfacturen kunnen inkooporder-gerelateerde facturen direct worden gematched op openstaande bestellingen en ontvangsten in iONE ERP. Nadat de facturen zijn gecontroleerd en aangevuld, worden ze digitaal gearchiveerd en worden de boekingen aangemaakt in iONE ERP. De facturen kunnen direct worden geraadpleegd vanuit de boeking en via andere invalshoeken in iONE ERP. Bij gebruik van digitale fiattering, worden de boekingen geblokkeerd voor betaling. Tijdens de herkenning van de crediteur wordt, op basis van het procuratieschema in ImageCapture, ook direct de juiste autorisatielijst geselecteerd, waarbij rekening wordt gehouden met vooraf ingestelde drempelbedragen. Op basis van deze drempelbedragen worden facturen bijvoorbeeld alleen boven een bepaald bedrag ter goedkeuring aangeboden aan de directie. Het procuratieschema kan naar keuze op basis van crediteur, administratie, het soort factuur of andere boekhoudkundige afhankelijkheden ingeregeld worden. 

De voordelen op een rij

• Volledige integratie met IONE ERP;
• Integrale verwerking van papieren, Pdf- en UBL/XML-facturen;
• Vergaande herkenning op factuurkop- en regelniveau;
• Matching van inkooporder facturen op bestellingen en ontvangsten;
• Geen papieren archief meer, documenten zijn direct opvraagbaar vanuit iONE ERP;
• Digitale fiattering met ImageCapture Workflow;
• Digitaal archief in ImageCapture.