Waarom is het handmatig verwerken van inkoopfacturen zo kostbaar?
Het automatiseren van je bedrijfsprocessen zorgt voor meer efficiency en op die manier bespaar je dus kostbare tijd. Veel organisaties kiezen er daarom voor om de verwerking van hun inkoopfacturen te automatiseren. Diverse onderzoeken wijzen uit dat het verwerken van inkoopfacturen tot wel 20 euro per document kan kosten. Maar waarom is dit proces eigenlijk zo kostbaar? In dit artikel beschrijven we de bottlenecks van het handmatige factuurverwerkingsproces. Heb jij hier ook dagelijks mee te maken?
Stap 1: Ontvangst
Inkoopfacturen worden in veel gevallen al digitaal verstuurd in PDF of UBL-formaat. Ook zijn er nog steeds bedrijven die papieren inkoopfacturen ontvangen (alhoewel dit aantal sterk aan het afnemen is). De facturen worden geopend en geprint, gesorteerd op administratie of type factuur (kostenfacturen of inkoopfacturen bijvoorbeeld) en eventueel voorzien van een blokstempel.
STaP 2: INBOEKEN
Bij het inboeken van de facturen wordt het inkoopdagboek geopend en de juiste crediteur geselecteerd. Vervolgens worden alle factuurgegevens zoals factuurnummer en – datum, factuur- en BTW-bedragen handmatig ingevoerd en eventueel opgesplitst in meerdere boekingsregels. De grootboekrekening moet geselecteerd worden net als de kostenplaatsen en kostendragers en misschien ook wel een project waarop de factuur betrekking heeft. Wanneer je de inkoopfactuur wilt vergelijken met een bestelling die je hebt geregistreerd in je boekhoudsysteem, moet het document gecontroleerd worden op inkoopprijzen, aantallen en artikelen en uiteraard of de artikelen wel ontvangen zijn. Het boeken van de inkoopfacturen is vanwege al deze menselijke handelingen een foutgevoelig proces.
STaP 3: FIATTEREN
Als de inkoopfacturen goedgekeurd moeten worden voor betaling dan worden ze eerst gesorteerd per fiatteur om vervolgens fysiek rondgestuurd te worden door het pand. Dat betekent dus ook dat bij veel bedrijven de digitaal ontvangen facturen nog worden uitgeprint(!) In de praktijk blijkt dat de facturen vaak zoekraken onderweg, bijvoorbeeld omdat ze blijven liggen op het bureau van een afwezige medewerker. Als ze op dat moment nog niet zijn ingeboekt, is er dus totaal geen inzicht in de actuele kosten van de onderneming. Leveranciers bellen met de crediteurenadministratie wanneer de betaling niet op tijd ontvangen is en de medewerkers hebben op dat moment geen inzage waar de facturen op dat moment zijn en of er misschien iets mee aan de hand is. Er moet dus rondgebeld worden naar de collega’s die betrokken zijn bij het goedkeuringsproces of er moet een kopie worden opgevraagd bij de leverancier zodat de factuur met spoed kan worden ingeboekt om te betalen. Als de facturen voorzien van een handtekening, verdwijnen ze in de map met inkoopfacturen tot het moment dat de betaling mag plaatsvinden.
Stap 4: Betalen
Als de betalingsdatum van de inkoopfacturen is bereikt, worden de papieren documenten weer opgezocht in de map met inkoopfacturen. Vervolgens worden ze gesorteerd per administratie en wordt er gecontroleerd of ze wel zijn voorzien van een handtekening, of dat er sprake is van automatische incasso om te voorkomen dat de betaling dubbel wordt uitgevoerd.
Stap 5: Archiveren
Nadat de facturen zijn betaald worden de documenten opgeborgen in het archief. De fiscale bewaarplicht is 7 jaar dus in de loop der tijd neemt het archief behoorlijk toe in omvang en dat zijn kostbare vierkante meters! Bovendien is het terugvinden van de documenten een omslachtig karwei, (vooral als de factuur per ongeluk verkeerd gearchiveerd is).
HERKEN JIJ DIT?
Misschien is het geautomatiseerd boeken, matchen, archiveren en digitaal goedkeuren van je inkoopfacturen dan ook wel iets voor jou! Wil je meer weten over de mogelijkheden om dit proces te automatiseren? Bekijk dan ook eens onze webpagina: factuurverwerking of neem direct contact op voor een product demo met jouw ERP of financieel systeem.
