Automatiseer jij de repeterende facturen al?

In release 9.5 introduceerden wij de nieuwe functionaliteit ‘herhalende boekingen’ voor het verwerken van boekingen met een repeterend karakter zoals huurfacturen en verzekeringsnota’s. Bij repeterende facturen die afkomstig zijn van bepaalde leveranciers waarvan je op voorhand weet dat deze op een bepaalde manier verbijzonderd moet worden, is ImageCapture instaat om deze mutaties te onthouden. Zo hoef je deze handelingen niet meer handmatig door te voeren bij de volgende keer dat een identiek factuur van de desbetreffende leverancier binnenkomt. Hoe vaker je deze functionaliteit gebruikt, hoe slimmer je de software maakt. 

Hoe werkt het?

De eerste keer maakt de gebruiker de boeking zoals gewenst, het maakt hierbij niet uit of de boeking bestaat uit één of meerdere regels. Alle relevante boekingsregelvariabelen kunnen hierin worden vastgelegd, denk bijvoorbeeld aan grootboekrekeningen, kostenplaatsen en dragers of de rapportagedatum. Wanneer de boeking naar wens is vastgelegd, kan de gebruiker met die gegevens en aanvullende velden een herhalende boeking creëren. ImageCapture slaat de gemaakte boekingsregels op in de database en stelt deze bij de volgende factuur weer voor. Op hoofdniveau zijn er de volgende opties bij het aanmaken van een herhalende boeking:

Bedrag verdeling:

Er zijn vier opties voor het verdelen van het bedrag:

• Bedrag leeg laten: dit geeft de gebruiker de flexibiliteit om een herhalende boeking met één of meerdere regels te hanteren, zonder dat hier een vast bedrag aan is gekoppeld.
• Evenredig verdelen: bijvoorbeeld bij een verzekeringsnota kan het van toepassing zijn dat een totaalbedrag over een vast aantal periodes moet worden verdeeld. Een evenredige verdeling zorgt dat het bedrag op alle boekingsregels gelijk is.
• Percentage per regel: ImageCapture maakt het ook mogelijk om de percentuele verdeelsleutel van de aangemaakte regels te onthouden. Bij de volgende factuur zal, ongeacht het totaalbedrag, dezelfde verdeelsleutel worden gehanteerd.
• Vast bedrag per regel: tot slot kan de gebruiker kiezen om vaste bedragen te hanteren. Dit maakt het controleren van het verwachte bedrag ten opzichte van het gefactureerde bedrag eenvoudig en snel, denk bijvoorbeeld aan een huurfactuur.

Omschrijving:

Omdat ImageCapture het mogelijk maakt om meerdere herhalende boekingen aan te maken per crediteur, kan de gebruiker voor iedere herhalende boeking een passende omschrijving meegeven.

Transitorische boeking*:

Via een transitorische boeking kun je een factuur over meerdere periodes verwerken. ImageCapture geeft hierin de mogelijkheid om de keuze te maken tussen splitsen op rapportagedatum of splitsen op (boekings)datum. Aanvullend kun je in ImageCapture aangeven of de periodieke verdeling maandelijks of wekelijks moet zijn. *Deze functionaliteit is enkel beschikbaar voor gebruikers van ImageCapture in combinatie met Exact Globe.

Perfect! Wanneer kan ik beginnen?

Met de release van ImageCapture 9.7 is deze functionaliteit voor nog meer koppelingen beschikbaar; AFAS, Exact Globe, Exact Online, Exact Online Bouw, Visma AccountView, Visma.NET, Ridder iQ, Trimergo ERP, Spacewell RealEstate, SAP Business One, Syntri ERP en Reflecta XL-ENZ. Staat jouw koppeling er nog niet tussen? De komende tijd wordt de functionaliteit nog aan een tal van koppelingen toegevoegd. Schrijf je in voor de nieuwsbrief, hou onze release-artikelen in de gaten of neem vrijblijvend contact met ons op, wij kijken graag samen met jou naar de mogelijkheden voor jouw administratie!