Ga voor duurzaam met een paperless office!

Steeds meer bedrijven houden zich bezig met het reduceren van de ecologische voetafdruk. Zo rijden we steeds meer elektrisch en helpt ook het thuiswerken bij het reduceren van CO2 uitstoot. Ook een paperless office hoort in dit rijtje thuis. Door papierverbruik terug te dringen of helemaal paperless te gaan, kan een gemiddelde organisatie wel 10.000 vellen papier per jaar uitsparen. Daarnaast besparen bedrijven ook op kostbare vierkante meters archiefruimte. Het digitaliseren van je documentstromen levert je bovendien tijdswinst op, want de documenten zijn veel sneller terug te vinden en te distribueren. 

Volledig digitaal verwerken met ImageCapture

Met ImageCapture software kun je je digitale documentstromen optimaal verwerken. Denk bijvoorbeeld eens aan het goedkeuringsproces van je inkoopfacturen. Bij veel bedrijven is dit nog een handmatig proces met papieren documenten. Vorig jaar deden wij een onderzoek naar het gebruik van workflow voor de digitale goedkeuring van inkoopfacturen. Daaruit bleek dat bijna een kwart van de ondervraagden nog geen enkele vorm van digitale goedkeuring gebruikt. Deze bedrijven printen dus nog steeds de facturen uit om ze fysiek te laten ondertekenen, zelfs nu het merendeel van de inkoopfacturen via de mail of UBL binnenkomt. Dat is natuurlijk zonde van het papier en niet bevorderlijk voor de ecologische voetafdruk.

Digitaliseer het verwerken van je inkoopfacturen volledig met ImageCapture software: De inkoopfacturen worden geïmporteerd vanuit de mailbox en automatisch ingelezen in ImageCapture. Op basis van de beschikbare data in jouw financiële administratie wordt een boekingsvoorstel gegenereerd en na controle wordt de boeking aangemaakt in je financiële administratie met de digitale factuur als bijlage. Tijdens het genereren van het boekingsvoorstel worden ook de juiste fiatteurs geselecteerd voor het digitale goedkeuringsproces. Zij ontvangen een e-mailnotificatie met een link naar ImageCapture Workflow. Hier staan alle facturen klaar die beoordeeld moeten worden. 

ImageCapture Workflow

Tijdens het goedkeuren van de inkoopfacturen biedt ImageCapture Workflow verschillende functionaliteiten om snel te kunnen beoordelen. Zo kan de fiatteur de inkoopfacturen goed- of afkeuren en deze voorzien van een opmerking, bijvoorbeeld omdat de factuur anders geboekt moet worden. Ook kan de fiatteur de factuur delegeren of een vraag stellen aan een collega. Al deze communicatie en handelingen worden vastgelegd, we noemen dit de audit trail. Nadat de factuur is goedgekeurd wordt deze in de financiële administratie gedeblokkeerd voor betaling en de audit trail informatie wordt toegevoegd aan de bijlage van de boeking.

Digitaal archief

Vanaf het moment dat de inkoopfacturen in ImageCapture zijn aangekomen, zijn ze ook terug te vinden in het digitale archief. Daarbij check je snel wat de status van het goedkeuringsproces is. Het digitale archief kan je daarnaast ook gebruiken voor naslagwerk. Eventueel kan je het archief verder uitbreiden met rapportagemogelijkheden. Zo wordt waardevolle managementinformatie getoond over het verwerking- en goedkeuringsproces en kan je ook informatie per leverancier of periode opvragen.

Meer weten over een paperless office met ImageCapture?

Ga voor duurzaam en ontdek hoe je ImageCapture kunt inzetten om jouw kantoor paperless te maken! Neem vrijblijvend contact met ons op of lees over onze oplossingen.