Documenten digitaliseren met ImageCapture
In deze digitale tijd waarin steeds meer mensen vanuit huis werken, wordt het steeds belangrijker om documenten digitaal beschikbaar te hebben. Het is niet alleen handig, maar ook noodzakelijk om bijvoorbeeld thuis toegang te hebben tot de juiste informatie. Bovendien kan het digitaliseren van documenten helpen bij het besparen van kostbare archiefruimte en het voorkomen van zoekgeraakte of vergeten documenten. Daarom is het een slimme keuze om documenten te digitaliseren met ImageCapture software.
Waarom documenten digitaliseren?
Documentstromen zijn een integraal onderdeel van iedere onderneming. De documenten die dagelijks binnenkomen variëren van poststukken tot brieven en facturen. Het merendeel van deze documenten wordt nog steeds op papier ontvangen en handmatig verwerkt en gearchiveerd. Dit proces is tijdrovend en kan leiden tot verlies of beschadiging van belangrijke documenten. Bovendien neemt het opslaan van al deze papieren documenten kostbare ruimte in beslag. Om deze redenen is het digitaliseren van documenten een belangrijke stap voor ondernemingen.
Hoe ImageCapture documenten digitaliseert
Met ImageCapture is het mogelijk om uiteenlopende documenttypes, zoals pakbonnen, inkomende poststukken en HR-dossiers, eenvoudig te automatiseren en archiveren. De software maakt het mogelijk om deze documenten snel en efficiënt te digitaliseren, zodat ze altijd binnen handbereik zijn en de kans op verlies of beschadiging wordt geminimaliseerd. Bovendien bespaart het digitaliseren van documenten op kostbare archiefruimte, wat op de lange termijn kan resulteren in aanzienlijke besparingen.
Met ImageCapture kunnen zowel fysieke als digitale documenten eenvoudig worden verwerkt. Fysieke documenten worden gescand en digitale documenten worden direct uit de mailbox geïmporteerd. Vervolgens kunnen de documenten automatisch of interactief worden gesplitst en geclassificeerd. De software maakt gebruik van de gegevens uit jouw financiële-, CRM- en/of ERP-systemen om de documenten op de juiste manier te classificeren en archiveren. Dit leidt tot een efficiënt en gestroomlijnd proces van documentverwerking.
OCR-technologie om documenten te digitaliseren
ImageCapture maakt gebruik van geavanceerde OCR-technologie tijdens het scannen van de documenten en maakt deze aan in een tekst-doorzoekbaar Pdf-formaat. Zo zijn de documenten altijd binnen handbereik en kan er snel en efficiënt worden gezocht naar specifieke informatie. Ook kunnen de documenten in diverse andere bestandsformaten zoals CSV en XML worden geëxporteerd.
Digitale documenten in de Workflow
ImageCapture sluit naadloos aan op jouw workflow-systeem om de documenten naar de juiste medewerker te distribueren. De software maakt het mogelijk om automatisch verzoeken te starten voor verdere afhandeling van het document. Hierdoor kan het hele documentverwerkingsproces worden geautomatiseerd, vanaf het moment van ontvangst tot aan de afhandeling. Bovendien worden de digitale documenten geëxporteerd naar jouw applicatie en gearchiveerd onder bijvoorbeeld de relatie-, project- of medewerkerskaart. Dit maakt het gemakkelijk om documenten terug te vinden wanneer dat nodig is.
Bespaar tijd en kosten door documenten te digitaliseren
Door documenten te digitaliseren met ImageCapture kan er tijd en kosten worden bespaard. Documenten hoeven niet meer handmatig te worden verwerkt en gearchiveerd, wat veel tijd kan kosten. Ook kan er bespaard worden op kostbare archiefruimte. Door gebruik te maken van geavanceerde OCR-technologie kan er snel en efficiënt worden gezocht naar specifieke informatie, waardoor er minder tijd nodig is om documenten terug te vinden.
Het digitaliseren van documenten met ImageCapture kan veel voordelen opleveren voor jouw organisatie. Neem vrijblijvend contact om je vragen te stellen of plan een demo in! Volg ons ook op LinkedIn om nooit iets te missen.
