Automatische factuurverwerking met AFAS: dit wil je weten!

Ontdek de voordelen van automatische factuurverwerking met AFAS in combinatie met ImageCapture. De slimme software automatiseert het proces van uitlezen tot boeking, waardoor handmatig werk en fouten worden verminderd. In dit artikel worden de belangrijkste voordelen en aanleidingen besproken voor AFAS-gebruikers.

 

Directe integratie met AFAS

Een van de belangrijkste voordelen van ImageCapture is de directe integratie met AFAS, waardoor periodieke uitwisseling van stamtabellen niet nodig is. Verwerkte facturen worden direct gevalideerd en bij digitale fiattering worden geblokkeerde boekingen aangemaakt in AFAS met het digitale document als bijlage. 

 

Automatische koppeling en free form herkenning

Facturen worden automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in AFAS met behulp van OCR-herkenning of UBL-verwerking. Daarna worden de factuurgegevens op basis van free form herkenning uitgelezen, zonder dat er vooraf templates aangemaakt hoeven te worden. Dit is een groot voordeel van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices! Zo kun je snel en gemakkelijk facturen verwerken zonder dat je tijd hoeft te besteden aan het aanmaken van templates. Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen, dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren.

 

Automatisch boekingsvoorstel en regelherkenning

Met ImageCapture kun je alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit AFAS benutten voor een automatisch boekingsvoorstel. Dit houdt in dat alle administratieve velden, zoals grootboekrekeningen, verbijzonderingsassen en projectcodes, worden ondersteund. Met ImageCapture kun je gemakkelijk facturen verwerken die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst. Door middel van regelherkenning kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere coderingsregels worden aangeboden

 

 

Herhalende boekingen

Bij repeterende facturen die afkomstig zijn van bepaalde leveranciers waarvan je op voorhand weet dat deze op een bepaalde manier verbijzonderd moeten worden, is ImageCapture in staat om deze mutaties te onthouden. Zo hoef je deze handelingen niet meer handmatig door te voeren bij de volgende keer dat een identieke factuur van de desbetreffende leverancier binnenkomt.

 

Automatische matching op inkooporders 

Met behulp van ImageCapture kunnen inkoopfacturen automatisch worden gematcht op bestellingen en ontvangsten in AFAS. Hierbij worden niet alleen het totaalbedrag en het ordernummer uitgelezen, maar ook de factuurregels op onder andere artikelnummers en prijzen. Bij afwijkingen kunnen administratieve correcties worden uitgevoerd, en bij grote verschillen wordt de boeking als geblokkeerde post aangemaakt totdat er een creditnota is verwerkt.

Robotic accounting functionaliteit maakt het mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te verwerken zonder menselijke interactie. Dit kan bijvoorbeeld worden toegepast op inkooporderfacturen en UBL-facturen van geselecteerde crediteuren. Op deze manier kunnen facturen snel en efficiënt worden verwerkt.

 

Digitale goedkeuring en archivering 

Met ImageCapture kun je jouw crediteurenadministratie volledig digitaal maken en het fiatteringsproces vereenvoudigen. De juiste autorisatielijst wordt automatisch geselecteerd op basis van het procuratieschema in ImageCapture. Fiatteurs ontvangen automatisch een notificatie per e-mail om facturen te beoordelen en kunnen deze goedkeuren, afkeuren of vragen stellen aan collega’s. Ook kun je de factuur delegeren of overslaan als je wacht op een antwoord van de leverancier.

Alle boekingsinformatie uit AFAS is zichtbaar bij het beoordelen van de factuur en de audit trail informatie uit de voorafgaande processtappen is ook beschikbaar. Het digitale archief in ImageCapture is doorzoekbaar en je hebt altijd volledig inzicht in de status van je facturen en houdt grip op kosten, doorlooptijden en betalingstermijnen van leveranciers.

 

MEER WETEN OVER automatische factuurverwerking met AFAS? 
Kom langs bij onze stands op AFAS Open in Nederland of België op 15 en 16 juni of kijk het ImageCapture & AFAS webinar terug! Voor meer informatie kun je vrijblijvend contact met ons opnemen. Voor nog meer updates; volg ons op LinkedIn en schrijf je in voor de nieuwsbrief!