UBL-facturen verwerken met ImageCapture

Ontdek hoe ImageCapture een efficiënte oplossing biedt voor het verwerken van UBL-facturen. Als standaard bestandsformaat voor elektronisch factureren worden UBL-facturen steeds populairder. Bedrijven ontvangen echter vaak een mix van verschillende soorten facturen. Gelukkig biedt ImageCapture een uniforme en geautomatiseerde aanpak voor het verwerken, goedkeuren en archiveren van UBL-facturen.

 

Wat is UBL?

UBL (Universal Business Language) is het standaard formaat voor elektronisch factureren. Het biedt verschillende voordelen voor zowel verzenders als ontvangers van facturen:

• 100% herkenning: UBL-facturen worden automatisch en accuraat herkend.
• Geen kans op fouten: Menselijke fouten worden geëlimineerd.
• Directe boeking: UBL-facturen worden direct in de boekhouding van de ontvanger opgenomen.
• Snellere betaling: Facturen worden gemiddeld 16 dagen eerder betaald.
• Minder mankracht vereist: Automatische verwerking vermindert de behoefte aan handmatige inspanningen.
• Verbeterde efficiëntie: Werken met UBL-facturen is sneller en kostenefficiënter.
• Tijds- en kostenbesparing: Handmatige factuurverwerking wordt geëlimineerd.

Met ImageCapture kun je profiteren van deze voordelen en een geautomatiseerd en efficiënt facturatieproces realiseren.

 

Boeken op factuurregelniveau met ImageCapture

Het grootste voordeel van UBL is dat de data altijd op een uniforme en gestandaardiseerde wijze wordt aangeleverd. Dit maakt het mogelijk om inkoopfacturen automatisch op regelniveau te boeken aan de hand van de UBL-data. Stel je bijvoorbeeld een leasenota voor met meerdere pagina’s, waarbij elke factuurregel gerelateerd is aan een specifiek kenteken of een kostenplaats. ImageCapture gaat nog een stap verder door de functionaliteit voor standaard codering te bieden. Hiermee kunnen gebruikers de herkenning van factuurregels op regelniveau verder verfijnen.

Hoe werkt dit precies? Leveranciers vermelden vaak referenties voor elke factuurregel bij facturen met veel regels. Denk aan telefoonnummers op facturen van telecomproviders of kentekens op leasenota’s. ImageCapture kan deze referenties overnemen uit UBL-bestanden of ze uitlezen met behulp van factuurregelherkenning. Bij de eerste boeking van een factuur selecteer je de kostenplaatsen of kostendragers, waarna ImageCapture de relatie tussen de referenties en de kostenplaatsen of kostendragers onthoudt. De volgende keer worden deze automatisch voorgesteld.

 

 

Gebruik van UBL-regels in ImageCapture

In sommige situaties moeten factuurregels echter anders geboekt worden dan aangegeven in het UBL-bestand. ImageCapture biedt daarom de functie ‘gebruik UBL-regels’. De software detecteert automatisch of er UBL-data aanwezig is en biedt gebruikers de keuze om deze al dan niet te gebruiken. Door simpelweg het vinkje uit te zetten, neemt ImageCapture de factuurregels niet over uit de UBL-data.

 

Automatische correctie van afrondingsverschillen

Bij het boeken van facturen op regelniveau ontstaan vaak afrondingsverschillen van enkele centen, voornamelijk veroorzaakt door BTW-berekeningen. Wanneer UBL-facturen direct naar het ERP-systeem worden verzonden, moeten gebruikers deze boekingen vaak handmatig corrigeren. Gelukkig worden de afrondingsverschillen bij UBL-factuurregels automatisch gecorrigeerd in ImageCapture, zodat de boeking in het ERP-systeem volledig juist is. Dit bespaart tijd en elimineert de noodzaak voor extra handmatige handelingen.

 

UBL-facturen zonder (embedded) PDF

UBL-facturen bevatten vaak een meegeleverde PDF, die handig kan zijn voor visuele controle en goedkeuring. Soms wordt deze PDF als een apart bestand meegestuurd, maar het kan ook voorkomen dat de PDF verwerkt is in de UBL-factuur zelf. Voor UBL-facturen zonder (embedded) PDF genereert ImageCapture op basis van de UBL-data een afbeelding van de factuur. Hierdoor kunnen zelfs UBL-facturen die alleen uit data bestaan visueel gecontroleerd en goedgekeurd worden met behulp van ImageCapture.

 

Automatisch boeken met Robotic Accounting

Veel organisaties maken gebruik van UBL-facturen omdat ze automatisch geboekt kunnen worden in het ERP-systeem zonder menselijke tussenkomst. ImageCapture biedt deze functionaliteit, ook wel bekend als Robotic Accounting. Hierbij worden UBL-facturen automatisch doorgeboekt naar de administratie. Gebruikers zien de factuur pas wanneer deze ter goedkeuring wordt aangeboden in de ImageCapture Workflow.

 

Goedkeuring en archivering

Met behulp van ImageCapture Workflow worden alle inkoopfacturen digitaal en op een uniforme manier aangeboden ter goedkeuring. Alle relevante boekingsinformatie wordt hierbij getoond, inclusief de audit trail-informatie. Nadat de facturen zijn goedgekeurd, worden de boekingen in het ERP-systeem gedeblokkeerd. Ook de audit trail wordt als bijlage bij de boeking gearchiveerd. Digitale documenten zijn daarnaast beschikbaar in het archief van ImageCapture.

 

Ook jouw UBL-facturen verwerken met ImageCapture?

Het verwerken van UBL-facturen is mogelijk met behulp van onze standaardkoppelingen. Bekijk ons overzicht om direct informatie te vinden over jouw ERP- of financiële applicatie. Wil je meer weten over onze automatiseringsoplossingen? Vul dan ons contactformulier in. Ons sales team staat klaar om je vrijblijvend te informeren over de mogelijkheden van onze software voor jouw financiële administratie. Ontdek hoe ImageCapture jou kan helpen efficiënter en nauwkeuriger UBL-facturen te verwerken.