Procuratie digitaal en versimpeld met ImageCapture Workflow
Het goedkeuren van facturen en documenten is van vitaal belang voor zakelijke processen, maar het kan een complexe en tijdrovende taak zijn. Gelukkig biedt ImageCapture Workflow een oplossing voor deze uitdagingen. In dit artikel zullen we verkennen hoe ImageCapture Workflow het goedkeuringsproces vereenvoudigt en flexibiliseert. We richten ons op de stappen van goedkeuren, afkeuren, opmerkingen toevoegen en vragen stellen aan collega’s, en tonen hoe deze software de efficiëntie verbetert en de communicatie optimaliseert. Digitale en flexibele procuratie begint met ImageCapture.
Goedkeuren met ImageCapture Workflow: snelheid en flexibiliteit
Binnen ImageCapture Workflow verloopt het goedkeuren van documenten snel en efficiënt. Het proces is als volgt:
Documenten kunnen met slechts enkele klikken worden goedgekeurd, waardoor ze snel naar de volgende fiatteur in de workflow gaan. Als je toevallig de laatste fiatteur in het proces bent, word je automatisch doorgestuurd naar de volgende taak. Dit minimaliseert onnodige vertragingen en stroomlijnt de procuratie.
ImageCapture Workflow biedt ook de mogelijkheid om documenten goed te keuren met opmerkingen, waardoor je extra context kunt toevoegen. Deze opmerkingen zorgen voor duidelijke communicatie en een beter begrip van je beslissing.
Deze flexibiliteit stelt je in staat om documenten snel en efficiënt af te handelen, terwijl je duidelijkheid kunt toevoegen met opmerkingen indien nodig. ImageCapture Workflow is ontworpen om je goedkeuringsworkflow te optimaliseren, resulterend in tijdsbesparing en heldere communicatie binnen je organisatie.
Afkeuren: transparantie en duidelijkheid met digitale procuratie
Afkeuren met opmerkingen is een essentieel onderdeel van de communicatie binnen het goedkeuringsproces. Het stelt de fiatteur in staat om duidelijk te maken waarom een document niet voldoet aan de goedkeuringscriteria. Deze transparantie is van onschatbare waarde omdat het helpt bij het identificeren van de exacte redenen voor afkeuring.
Wanneer een document wordt afgekeurd, wordt het voorzien van een heldere reden in de vorm van een opmerking. Deze opmerking kan details bevatten over waarom het document niet voldoet aan de vereisten of wat er moet worden aangepast voordat het opnieuw kan worden ingediend voor goedkeuring. Dit draagt bij aan duidelijke communicatie en verbetert het begrip van de beslissing, terwijl het de workflow efficiënter maakt.
Vragen stellen: slim samenwerken
Samenwerking is de sleutel tot succes in elk goedkeuringsproces. ImageCapture Workflow maakt het gemakkelijk om vragen te stellen aan collega’s en hun inzichten te verzamelen voordat je een definitieve beslissing neemt. Duidelijke vragen en heldere antwoorden verbeteren de communicatie en zorgen voor weloverwogen besluitvorming.
Als je een vraag hebt over een bepaald document, kun je deze direct stellen aan een andere fiatteur of aan de administratie. Dit is essentieel om eventuele onduidelijkheden op te helderen voordat een definitieve beslissing wordt genomen.
Bovendien is het proces eenvoudig: je stelt een vraag en het document wordt verplaatst van je inbox naar het ‘in afwachting van antwoord’-scherm. Hierdoor wordt het mogelijk om eventuele problemen of onduidelijkheden op te lossen voordat het document verder wordt verwerkt. Dit zorgt voor een vlotte workflow en voorkomt vertragingen die anders zouden kunnen optreden als gevolg van onbeantwoorde vragen.
Aanvullende acties voor flexibiliteit
Naast de essentiële stappen van goedkeuren, afkeuren, opmerken en vragen stellen, biedt ImageCapture Workflow nog meer flexibiliteit en functionaliteit. Hier zijn enkele aanvullende acties die je kunt ondernemen:
- Toewijzen: Soms is het nodig om een document door te sturen naar een andere fiatteur voor verdere beoordeling. Met ImageCapture Workflow kun je dit eenvoudig doen door het document toe te wijzen aan de betreffende collega. Dit biedt de juiste betrokkenheid in het goedkeuringsproces.
- Overslaan document: In sommige gevallen kan het nodig zijn om een document tijdelijk over te slaan. ImageCapture Workflow maakt dit mogelijk en houdt bij waarom een document is overgeslagen, wat handig is voor de opvolging.
- Bijlagen toevoegen of factuur downloaden: Een handige functie binnen ImageCapture Workflow is de mogelijkheid om documenten van bijlagen te voorzien tijdens het goedkeuringsproces. Dit maakt het gemakkelijk om relevante informatie toe te voegen. Daarnaast kun je facturen en documenten als TIFF- of PDF-bestanden downloaden vanuit de workflow voor toekomstige referentie of archivering.
Deze aanvullende acties en mogelijkheden binnen ImageCapture Workflow bieden een breder scala aan opties om je digitale procuratie nog optimaler te beheren, zodat je kunt voldoen aan specifieke behoeften en omstandigheden binnen je organisatie.
Meer weten over digitale procuratie met ImageCapture?
ImageCapture Workflow biedt de tools en flexibiliteit die je nodig hebt om elk aspect van het goedkeuringsproces te beheersen. Kijk vooral ons nieuwste webinar terug. Volg Scan Sys op LinkedIn om altijd op de hoogte te blijven van de meest recente ontwikkelingen.
Wil je meer weten, of heb je specifieke vragen? Aarzel vooral niet om contact met ons op te nemen of vraag direct een demo aan. We helpen je graag verder!
