P2P en contractmanagement; 5 uitdagingen én oplossingen
Een goed georganiseerd P2P en contractmanagement is essentieel voor het soepel laten verlopen van bedrijfsprocessen. Vooral bedrijven met complexe supply chains of strikte nalevingsregels, zoals in de industrie, zorgsector en bouw, ondervinden vaak uitdagingen binnen P2P en contractmanagement. Deze bedrijven ervaren vaak unieke uitdagingen, zoals het bijhouden van contracten, leveranciersrelaties en het voldoen aan regelgeving. Wist je dat bedrijven door slecht contractmanagement tot wel 9% van hun jaarlijkse omzet kunnen verliezen door ‘contract value leakage’ (Deloitte)? Of dat bijna 80% van de bedrijven wereldwijd moeite heeft met transparantie in hun supply chain? Dit leidt tot inefficiënties en hogere kosten (PwC).
In deze blog behandelen en ontdek je hoe Archifact Shopper helpt om P2P en contractmanagement te verbeteren met slimme automatisering!
Wat is P2P / inkoop- en contractmanagement?
Inkoop- en contractmanagement omvat alle processen die nodig zijn om goederen en diensten aan te schaffen en contracten te beheren. Dit begint bij het aanvragen van een aankoop en eindigt bij het betalen van de leverancier.
- Inkoopmanagement: Het proces van het selecteren en kopen van producten of diensten, inclusief het aanvragen van offertes en onderhandelen van voorwaarden.
- Contractmanagement: Het beheren van contracten om te zorgen dat beide partijen aan hun verplichtingen voldoen, inclusief monitoring en herzieningen.
- P2P (Procure-to-Pay): Een geïntegreerd proces dat de volledige cyclus van inkoop tot betaling dekt, wat zorgt voor een gestroomlijnd en transparant proces.
- Procuratie ‘vooraf’: In het procuratieproces worden bestellingen en facturen vooraf goedgekeurd op basis van ingestelde bevoegdheden. Hierdoor is er meer controle en transparantie in het goedkeuringsproces binnen het inkoop- en contractmanagement.
Inkoop- en contractmanagement zijn cruciaal voor een soepel lopend bedrijf, vooral in sectoren waar naleving en efficiëntie hoog op de agenda staan. Door de uitdagingen zoals automatische contractverlengingen en compliance te automatiseren en te digitaliseren, kun je niet alleen tijd besparen, maar ook de kwaliteit en controle over je processen vergroten.
De 5 grootste uitdagingen én oplossingen van P2P en contractmanagement
-
Geen grip op inkopen
- Uitdaging: Veel organisaties hebben moeite om hun inkoopprocessen te controleren, wat leidt tot inefficiëntie en verspilling.
- Oplossing: Shopper centraliseert alle inkoopactiviteiten in één overzichtelijk systeem. Dit biedt je volledige controle over het inkoopproces, van aanvraag tot levering, waardoor je beter kunt plannen, beheren en optimaliseren.
-
Geen of slechte contactregistratie
- Uitdaging: Onvoldoende registratie en overzicht van contracten kunnen leiden tot gemiste deadlines en nalevingsproblemen.
- Oplossing: Met onze software kun je alle contracten digitaal vastleggen en beheren. Je hebt altijd toegang tot actuele contractinformatie, ontvangt automatische meldingen over vervaldata en herzieningsmomenten, en voorkomt zo gemiste deadlines en complianceproblemen.
-
Bewerkelijk proces, geen structuur
- Uitdaging: Complexe en tijdrovende processen kunnen vertragingen en fouten veroorzaken.
- Oplossing: We automatiseren routinematige en repetitieve taken binnen je processen, zoals het opvolgen van contractverlengingen en goedkeuringen. Hierdoor wordt het proces gestroomlijnd, verlopen taken sneller en wordt de kans op fouten aanzienlijk verminderd.
-
Codering van facturen achteraf
- Uitdaging: Handmatig en achteraf coderen van facturen kan leiden tot fouten en aanzienlijke vertragingen.
- Oplossing: Onze oplossing integreert factuurcodering direct in het inkoopproces. Dit betekent dat facturen automatisch worden gecodeerd op basis van vooraf ingestelde regels, waardoor je nauwkeurigheid verhoogt en verwerkingstijd verkort.
-
Fiattering achteraf bepalen
- Uitdaging: Het ontbreken van automatische goedkeuringsworkflows kan leiden tot vertragingen en een inefficiënt goedkeuringsproces.
- Oplossing: Versnel je goedkeuringsprocessen met onze automatische workflows. Deze workflows zorgen ervoor dat facturen automatisch naar de juiste personen worden gestuurd voor goedkeuring, afhankelijk van hun rol en bevoegdheden. Dit verkort de doorlooptijd en voorkomt bottlenecks in het goedkeuringsproces.
Hoe je P2P en contractmanagement kunt optimaliseren met automatisering
Onze gezamenlijke software biedt een geïntegreerde oplossing die de volledige cyclus van inkoop tot betaling dekt, wat je een compleet overzicht en gestroomlijnde processen biedt. Dit voorkomt fouten en vertragingen, en verhoogt de efficiëntie van je organisatie.
Door je inkoopactiviteiten te centraliseren in één overzichtelijk systeem, krijg je grip op je processen en voorkom je verspilling en inefficiëntie. Je hebt volledige controle over elke stap, van aanvraag tot levering, wat zorgt voor een soepel verloop van je inkoopactiviteiten. Ook contractmanagement wordt eenvoudig met onze software. Je kunt contracten digitaal vastleggen en beheren, met automatische meldingen voor vervaldata en herzieningen. Dit voorkomt gemiste deadlines en nalevingsproblemen, en houdt je altijd op de hoogte van de nieuwste informatie.
Automatisering speelt een cruciale rol door routinematige en repetitieve taken te stroomlijnen. Contractverlengingen en goedkeuringen worden automatisch afgehandeld, waardoor je processen versnellen en de kans op fouten vermindert. Facturen worden tijdens het proces automatisch gecodeerd, wat de nauwkeurigheid verhoogt en de verwerkingstijd verkort. Daarnaast versnellen automatische goedkeuringsworkflows je goedkeuringsprocessen door facturen direct naar de juiste goedkeurders te sturen, afhankelijk van hun rol en bevoegdheden. Dit vermindert vertragingen en maakt het goedkeuringsproces efficiënter.
Digitalisering speelt een belangrijke rol in de toekomst van inkoop- en contractmanagement bij organisaties. Door contracten en inkoopprocessen digitaal te beheren, krijg je snellere toegang tot informatie en verbeter je de naleving van regelgeving. Onze oplossingen zorgen ervoor dat je altijd up-to-date bent en maken het gemakkelijk om contracten te beheren en te herzien.
Met deze geïntegreerde aanpak optimaliseer je je P2P- en contractmanagementprocessen, wat de administratieve lasten vermindert en de efficiëntie verhoogt.
De impact op verschillende sectoren
Inkoop- en contractmanagement zijn cruciaal voor een soepel lopend bedrijf, vooral in sectoren waar naleving en efficiëntie van groot belang zijn, zoals de zorg, industrie en bouw. Door uitdagingen zoals automatische contractverlengingen en compliance te automatiseren en te digitaliseren, bespaar je tijd en vergroot je de controle over je processen.
Hoewel deze software ideaal is voor sectoren met complexe of intensieve supply chains, zoals productie en infrastructuur, is het belangrijk te benadrukken dat Shopper niet sectorgebonden is. Ongeacht de branche waarin je opereert, helpt onze software bij het optimaliseren van inkoopprocessen en het vergroten van efficiëntie, waardoor het een waardevolle tool is voor elke organisatie.
Klaar om je bedrijfsprocessen te optimaliseren met Shopper en ImageCapture?
Ontdek hoe onze oplossing je bedrijfsadministratie kan transformeren en je inkoop- en contractmanagement optimaliseren, neem vrijblijvend contact met ons op.
