Thuis of onderweg? Inkoopfacturen kun je op ieder moment goedkeuren!
Worden de inkoopfacturen in jouw organisatie nog rondgebracht in een mapje om ze te laten aftekenen voor betaling? Bij sommige organisaties gebeurt dit nog regelmatig, waardoor de facturen soms lang blijven liggen en dus niet (of veel te laat) betaald worden. Facturen die per e-mail binnenkomen worden uitgeprint om op een bureau te belanden. Vooral nu veel mensen nog regelmatig thuiswerken, verloopt het goedkeuren van papieren facturen vaak niet efficiënt. Leveranciers worden ongeduldig en willen graag weten wanneer zij de betaling kunnen verwachten. Maar waar is die factuur nu precies gebleven? Welke collega moest deze eigenlijk goedkeuren en wat als hij of zij met vakantie is? De medewerkers kunnen dit niet terugvinden in de administratie, dus wordt er een kopie aangevraagd die versneld wordt goedgekeurd voor betaling. Het nabellen en navragen kost de medewerker en de leverancier veel tijd. Bij het versneld goedkeuren kan een factuur die niet betaald had moeten worden er sneller tussendoor glippen. Ook kan de medewerker die de facturen moet goedkeuren niet zien of de factuur goed geboekt is. Bij de controle van de boeken moeten dan vervolgens weer correcties worden uitgevoerd.
ImageCapture Workflow
Door het proces van goedkeuren te digitaliseren voorkom je deze extra handelingen, verloopt het proces een stuk sneller en heb je altijd inzage in de status van de facturen. Met de ImageCapture Workflow- en archieffunctionaliteit heb je volledig grip op alle documentstromen. Je hebt ten allen tijde inzage in de status van de inkoopfacturen, én de kosten. Medewerkers ontvangen geautomatiseerde berichten met een link naar de te beoordelen facturen. Dankzij het gebruik van de ImageCapture Web Client kunnen de fiatteurs tijd- en plaats-onafhankelijk de facturen inzien en beoordelen. Naast het goedkeuren en afkeuren van facturen, kunnen medewerkers ook gemakkelijk een vraag stellen aan een collega, de fiattering delegeren aan een andere beoordelaar, bijlages toevoegen of de factuur overslaan in het beoordelingsproces, bijvoorbeeld in afwachting van terugkoppeling van de leverancier.
Van de verwerking en fiattering wordt per factuur een gedetailleerd overzicht (audit trail) opgebouwd. De audit trail geeft niet alleen informatie over de verwerking maar ook over de gemaakte of geüpdatete boeking, de status van fiattering en eventuele vragen/opmerkingen die tijdens de fiattering geregistreerd zijn. De digitale documenten, met audit trail, worden opgeslagen in het archief van ImageCapture.
Het digitale archief van ImageCapture is op tekstlabel doorzoekbaar en de toegang kan dynamisch worden ingeregeld met behulp van rollen en rechten. Ook is het mogelijk om het archief uit te breiden met rapportagetools waardoor waardevolle managementinformatie ontsloten kan worden zoals doorlooptijden, wijze van ontvangst (papier of digitaal aangeleverd), of er sprake is van UBL-factuurberichten maar ook eventuele stagnaties in het proces. Tot slot biedt de rapportage ook inzicht in leveranciersinformatie zoals uitgaven over een bepaalde periode per leverancier.
Workflow Delegeren
Sta jij op het punt om op vakantie te gaan? Zorg dan dat je tijdens je vakantie je workflow in ImageCapture delegeert! Met deze handige functie kun je het goedkeuren van de inkoopfacturen tijdelijk laten doen door een van je collega’s. Zo kun jij genieten van een zorgeloze vakantie en hoef je je bij terugkomst niet door een bulk inkoopfacturen te worstelen! Het delegeren van je workflow is slechts een van de vele mogelijkheden van ImageCapture Workflow. Zo kun je tijdens het goedkeuren van facturen ook een vraag stellen aan een van je collega’s of een opmerking plaatsen bij de factuur wanneer je deze goed- of afkeurt.
Meer weten over workflow voor de goedkeuring van jouw inkoopfacturen? Neem vrijblijvend contact met ons op of zoek je applicatie en ontdek de mogelijkheden voor jouw administratie!
