Hoe ziet jouw hybride werkplek eruit?
Het thuiswerkadvies is inmiddels al lang vervallen, maar de overheid blijft thuiswerken stimuleren. Bij de optimale hybride werkplek komt een hoop kijken. Je wilt natuurlijk werken op een plek die van alle gemakken is voorzien. Het mag duidelijk zijn dat digitalisering van processen en een goede ICT-infrastructuur hierbij noodzakelijk zijn.
EEN GEDIGITALISEERDE WERKOMGEVING
Het handmatig boeken en verwerken van inkoopfacturen past niet meer in een digitale werkomgeving. Je wilt immers altijd inzage hebben in je kosten en documenten, ook vanuit huis of onderweg. Bovendien is de handmatige verwerking van inkoopfacturen een kostbaar proces vanwege de vele menselijke handelingen zoals sorteren, stempelen, invoeren van factuurgegevens en intern rondsturen voor goedkeuring. Vooral deze laatste handeling blijkt in de praktijk erg arbeidsintensief want digitale facturen worden dikwijls nog uitgeprint om fysiek rond te brengen. Onderweg raken ze zoek of blijven ze liggen op het bureau van een collega die thuis aan het werk is. Als de leverancier contact opneemt om te vragen wanneer hij de betaling van de factuur kan verwachten is het voor de thuiswerkende medewerker van de administratie onmogelijk te achterhalen waar de factuur zich bevindt. Het werken vanuit huis en op kantoor, vraagt dus om digitalisering van de administratieve processen én een softwareproduct dat zich flexibel aanpast aan de werkomgeving, zeker als er zowel vanuit huis als op kantoor gewerkt gaat worden. Daarom wordt, in combinatie met het automatiseren van het boekingsproces, ook workflow voor het digitaal goedkeuren van inkoopfacturen steeds vaker ingezet.
digitale WORKFLOW BIEDT OPTIMALE VRIJHEID EN FLEXIBILITEIT
Workflow functionaliteit voor de goedkeuring van inkoopfacturen biedt gebruikers optimale vrijheid en flexibiliteit om tijd- en locatie onafhankelijk te werken. Daarbij wordt de continuïteit van processen gewaarborgd en ontstaat actueel inzicht in de kosten en de status van een factuur. Medewerkers die de inkoopfacturen moeten goedkeuren krijgen een automatische notificatie via de mail of op hun smartphone of tablet dat er facturen klaar staan om te beoordelen. Of ze nu thuis, op kantoor of onderweg zijn, het beoordelen van de inkomende facturenstroom hoeft niet langer vertraging op te lopen. Daarbij is de workflow in ImageCapture van alle gemakken voorzien zodat het beoordelen van de documenten slechts een fluitje van een cent is. Zo kun je tijdens het beoordelen van de factuur gelijk zien hoe deze nu geboekt is, wie de factuur al eerder heeft goedgekeurd of wanneer er door andere collega’s vragen zijn gesteld over deze post. Zelf kun je uiteraard naast goed- en afkeuren ook vragen stellen of de factuur delegeren aan een van je collega’s.
SNEL INZICHT IN JE DOCUMENTEN
Wil je vanuit huis of onderweg even een factuur opzoeken? Dan kun je in het digitale archief van ImageCapture snel filteren op datum, bedrag of leverancier bijvoorbeeld. Je vindt hier alle facturen die in behandeling of afgehandeld zijn in ImageCapture. Ook de boekingsinformatie (audit trail) vind je hier terug als bijlage aan het factuurdocument.
MEER WETEN OVER ONZE AUTOMATISERINGSOPLOSSINGEN VOOR JOUW ADMINISTRATIE
Met ImageCapture software voor de verwerking en goedkeuring van je inkoopfacturen digitaliseer je je administratieve proces, creëer je actueel inzicht in je kosten en zorg je voor een goede doorstroom van je inkoopfacturen. Zo ondersteunt ImageCapture jouw hybride werkplek! Wil je meer weten over onze automatiseringsoplossingen? Bekijk dan eens onze oplossingspagina’s of vul direct ons contactformulier in. Ons sales team kan je vrijblijvend informeren over de mogelijkheden van onze software voor jouw financiële administratie.
