Hebben jullie ook een koppeling met … Trimergo ERP?
Wij krijgen regelmatig de vraag: koppelen jullie ook met systeem A of B? Inmiddels zijn er meer dan 50 standaardkoppelingen met ImageCapture beschikbaar waar je als gebruiker uit kunt kiezen. Deze koppelingen of integraties zijn met bekende ERP-, TMS- en financiële systemen. Ieder systeem is een nieuwe koppeling met zijn eigen unieke functionaliteit en toepassingsmogelijkheden. In de rubriek Hebben jullie ook een koppeling met …? lichten wij iedere keer een van onze koppelingen uit. Deze keer is dit de koppeling met Trimergo ERP van softwareleverancier ECI. De koppeling met Trimergo is in 2013 ontwikkeld en in 2014 voor het eerst geïmplementeerd. Inmiddels werken 50 project-gestuurde organisaties dagelijks met ImageCapture software in combinatie met Trimergo ERP voor de geautomatiseerde verwerking en fiattering van hun inkoopfacturen. De hoogste tijd om deze koppeling uit te lichten dus! In dit artikel ontdek je alle mogelijkheden van ImageCapture software in combinatie met jouw Trimergo-administratie,
GEAUTOMATISEERDE FACTUURVERWERKING – MATCHING, boeking EN fiattering
Onze Trimergo-gebruikers maken dagelijks gebruik van de factuurverwerkingsoplossing in ImageCapture en besparen op deze manier kostbare tijd op het verwerkingsproces. Omdat onze software naadloos integreert met de Trimergo software, kan ImageCapture gebruik maken van alle aanwezige data in de administratie om zo een geautomatiseerd boekingsvoorstel te maken; inkoopfacturen worden automatisch geïmporteerd uit de mail en uitgelezen op alle relevante factuurkenmerken zoals factuurbedragen, -data en BTW. Bij UBL-facturen worden de gegevens direct verwerkt door ImageCapture. ImageCapture herkent de crediteur en haalt de crediteurgegevens op uit Trimergo. Daarbij worden ook voorkeursrekeningen, kostenplaatsen en -dragers opgehaald en zo creëert de software automatisch boekingsregels. Ook projectcodes of andere afhankelijkheden die in Trimergo aanwezig zijn, worden door de software automatisch overgenomen. Natuurlijk kun je hier als gebruiker wijzigingen in aanmaken maar het overkloppen van factuurgegevens behoort voorgoed tot het verleden!
Wanneer je inkoopfacturen gerelateerd zijn aan een bestelling in Trimergo ERP, matcht ImageCapture de factuur automatisch op prijzen, aantallen en artikelen, zowel op kop- als factuurregelniveau. Verschillen worden hierdoor snel zichtbaar. Als de factuur 100% matcht met de bestelling of ontvangstregistratie, kan de factuur automatisch worden goedgekeurd middels een systeemakkoord. Als de factuur niet matcht kan deze digitaal worden beoordeeld met de ImageCapture fiatteringsworkflow.
Workflow voor digitale goedkeuring
Tijdens de herkenning van de crediteur wordt, op basis van het procuratieschema in ImageCapture, ook direct de juiste autorisatielijst geselecteerd. Het procuratieschema kan naar keuze op basis van crediteur, administratie, het soort factuur of andere boekhoudkundige afhankelijkheden ingeregeld worden. Fiatteurs ontvangen automatisch een notificatie per e-mail dat er facturen klaar staan in ImageCapture om te beoordelen met daarbij een link naar de ImageCapture Web client. Ook het digitale document is op dat moment al opvraagbaar vanuit de boeking en andere invalshoeken in Trimergo ERP. Door de uitgebreide workflow functionaliteit kan de fiatteur niet alleen goedkeuren of afkeuren maar is het ook mogelijk om een vraag te stellen aan een collega, de factuur te delegeren aan een collega of deze over te slaan, bijvoorbeeld in afwachting van een antwoord van de leverancier. Bij het beoordelen van de factuur is alle actuele boekingsinformatie uit Trimergo zichtbaar, ook op logistiek niveau, zoals bestelnummer, prijzen en aantallen. Ook worden de fiatteurs die nog volgen in het beoordelingsproces getoond en alle audit trail informatie uit de voorafgaande processtappen.
Digitaal archief
Vanaf het moment dat de facturen in ImageCapture zijn geïmporteerd, maken ze onderdeel uit van het digitale archief, inclusief alle boekings- fiatterings- en procesinformatie. Het digitale archief in ImageCapture is met tekstlabels doorzoekbaar. De toegang tot de documenten in het digitale archief is zeer dynamisch in te regelen bijvoorbeeld op basis van boekingsvelden zoals administratie, grootboekrekening of bedrag. De archieffunctionaliteit kan worden uitgebreid met een managementrapportage tool. Hierdoor heb je altijd volledig inzage in de status van je facturen en hou je grip op kosten, doorlooptijden en betalingstermijnen van leveranciers. Naast de digitale archivering van je facturen in het archief van ImageCapture, is het digitale document compleet met audit trail ook direct opvraagbaar vanuit de boeking en diverse andere invalshoeken in Trimergo.
PAKBONNEN GEAUTOMATISEERD VERWERKEN
Een vrij unieke oplossing in combinatie met Trimergo ERP is de geautomatiseerde verwerking van pakbonnen. Pakbonnen worden meegeleverd bij de ontvangst van bestelde goederen. Op de pakbon worden aantallen en artikelen vermeld en op basis van deze gegevens worden de goederen geregistreerd in de administratie als ontvangst. De pakbon wordt vervolgens bewaard in een fysiek archief zodat deze geraadpleegd kan worden als de inkoopfactuur ontvangen is. Bij handelsbedrijven komen soms wel duizenden pakbonnen per jaar binnen. De handmatige verwerking hiervan neemt veel kostbare tijd en archiefruimte in beslag.
Door de pakbonnen in ImageCapture te scannen of importeren uit de mail, worden de documenten op kop-of regelniveau gematcht met de bestelling in Trimergo. Verschillen in aantallen worden op deze wijze direct zichtbaar. ImageCapture genereert een automatische boeking van de ontvangst die na goedkeuring wordt geregistreerd in Trimergo. Het digitale document wordt gekoppeld aan de ontvangstregistratie in Trimergo zodat deze altijd snel opvraagbaar is wanneer er vragen of onduidelijkheden zijn over de inkoopfactuur.
BATCHMATIGE DOCUMENTARCHIVERING
Tot slot kunnen ook je overige administratieve documenten met behulp van ImageCapture software verwerkt worden in Trimergo. Denk bijvoorbeeld aan de batchmatige digitalisering en archivering van project- order- en artikeldocumenten. In ImageCapture worden al deze documenten gedigitaliseerd en geclassificeerd waarna deze digitaal gearchiveerd worden aan de projectkaart in Trimergo.
MEER INFORMATIE OVER DE MOGELIJKHEDEN VAN FACTUUR- EN DOCUMENTVERWERKING VOOR JOUW Trimergo-ADMINISTRATIE?
Bekijk dan ook eens onze landingpages van de verschillende oplossingen in combinatie met Trimergo ERP of neem vrijblijvend contact met ons op voor een productdemonstratie.
