Geautomatiseerde orderbevestiging matching SAP Business One

ImageCapture is gebruiksvriendelijke software voor geautomatiseerde orderbevestiging matching met SAP Business One. SAP Business One is een ERP-pakket voor het midden- en kleinbedrijf en kan met jouw onderneming meegroeien.

Directe integratie

ImageCapture integreert volledig met de software van SAP Business One. De software maakt bij het verwerken van de documenten gebruik van de stamgegevens, ordergegevens en boekingslogica uit jouw administratie, zonder dat periodieke synchronisatie hiervoor benodigd is.

Je beheert je gegevens dus uitsluitend in SAP Business One. Bij gebruik van documentbeheer en workflow in SAP Business One sluit ImageCapture naadloos op dit proces aan.

Inlezen

Wanneer een inkoop wordt geplaatst bij een leverancier, stuurt deze een bevestiging waarop de prijzen en artikelen worden vermeld, net als de verwachtte leverdatum. In veel gevallen is dit een PDF die per e-mail wordt verzonden en soms is dit nog een papieren document.

ImageCapture importeert het document vanuit de e-mail of het papieren document wordt gescand en staat daarna klaar in ImageCapture om verwerkt te worden.

Matchen

ImageCapture matcht de orderbevestiging van de leverancier met de aangemaakte bestelling in SAP Business One en controleert automatisch of de artikelen, prijzen en aantallen overeenkomen. Eventuele gesignaleerde verschillen tussen de bevestiging van de leverancier en de bestelling in SAP Business One kunnen direct vanuit ImageCapture worden aangepast of uitgebreid.

Ook leverdata, te verwachten transportkosten, opmerkingen etc. kunnen worden verwerkt op de openstaande inkooporder in SAP Business One. Zo heeft de planning altijd zicht op de levering van producten en kunnen de interne processen hier nog nauwkeuriger op afgestemd worden, zonder dat dit extra handmatige handelingen van de medewerker vraagt. Zodra de bevestiging verwerkt is, kan ook de status van de inkooporder in SAP Business One worden gemarkeerd als goedgekeurd.

Indien de goederenontvangsten of dienstenleveringen later verwerkt worden in SAP Business One, kan de factuur met ImageCapture for Invoices ook direct gematched worden op de daadwerkelijk te verwachten kosten in plaats van de op de order voorlopig aangegeven inkoopkosten per artikel. De marge berekeningen zijn dan direct up to date na verwerking van de bevestiging, in plaats van het moeten boeken van prijs verschillen of nacalculatorische prijzen per eenheid bij de verwerking van de factuur.