Nieuw! Declaratieverwerking met ImageCapture

Vanaf vandaag introduceren wij de nieuwste toepassing voor gebruikers van onze ImageCapture software: Declaratieverwerking! In dit artikel lees je meer over de mogelijkheden van een geautomatiseerd proces waarmee je kosten bespaart en meer grip krijgt op de medewerkerskosten. Ook de uitslag van onze declaratiepoll vind je hier terug;

Waarom  het declaratieproces automatiseren?

Een van de grootste bottlenecks bij het handmatig verwerken van declaraties is dat de medewerkers (zowel de declarant als de administratieve medewerker) worden opgezadeld met veel handmatige handelingen. Hierdoor worden declaraties vaak pas laat ingediend. Ook is er het grote nadeel van een fysieke papierstroom, waarbij bonnetjes gemakkelijk zoek kunnen raken. Er is dus geen actueel inzicht in de uitgaven van medewerkers en het proces van indienen, verwerken en betalen kost veel tijd op de administratie.

Digitale declaratieverwerking met ImageCapture software zorgt voor meer efficiency in het verwerkingsproces van bonnetjes, reiskosten en overige onkosten van je medewerkers. Door het verwerkingsproces van de declaraties te digitaliseren worden fouten voorkomen en heb je altijd actuele inzage in de kosten. Met een handige app kunnen medewerkers eenvoudig een foto van hun bonnetjes maken of direct een kilometervergoeding laten berekenen en indienen. Dit voorkomt ook dat medewerkers declaraties vergeten, bonnetjes kwijtraken of de declaratie te laat indienen. De declaraties kunnen sneller verwerkt worden en ook de uitbetaling aan de medewerkers verloopt vele malen efficiënter

Hoe werkt geautomatiseerde declaratieverwerking?

Medewerkers kunnen eenvoudig een foto maken van hun bonnetjes of hun kilometervergoeding in de app laten berekenen en direct indienen. Alle beschikbare declaratiegegevens worden automatisch ingelezen in ImageCapture. Denk bijvoorbeeld aan de bruto- en nettobedragen, BTW, datum en betalingswijze. ImageCapture maakt automatisch een declaratieboeking aan waarbij de declaratie kan worden goedgekeurd met behulp van ImageCapture Workflow. De declaratie, inclusief de digitale bonnetjes of reiskostenberekening, worden gearchiveerd als bijlage bij de boeking. Wanneer de declaratie in ImageCapture is goedgekeurd, wordt ook de informatie over het goedkeuringsproces, de zogenaamde audit trail, als bijlage aan de boeking toegevoegd.

De voordelen van geautomatiseerde declaratieverwerking op een rij:

• Bespaar kostbare tijd op het verwerkingsproces van declaraties
• Geen fouten meer die bij handmatig boeken ontstaan
• Koppeling met handige app voor het indienen en goedkeuren van declaraties
• Volledig geïntegreerd met de meest gebruikte financiële systemen en ERP applicaties
• Digitale fiattering met uitgebreide workflow-functionaliteit en digitaal archief

Onderzoek naar declaratieverwerking op social media

Deze week hebben wij op Twitter en Linkedin de vraag gesteld: Hoe worden declaraties binnen jouw organisatie verwerkt? In totaal hebben 420 mensen deelgenomen aan ons onderzoek. Dit zijn voornamelijk financiële professionals die gebruik maken van de software van Exact, AFAS, Visma of andere, veelgebruikte ERP-applicaties.

De respondenten konden kiezen uit de volgende antwoorden:

Antwoord 1: Formulier (met bonnetjes) inleveren

Antwoord 2: Bonnetjes inscannen en mailen

Antwoord 3: Foto maken met de declaratie app

Uitslag declaratiepoll 28-6-2021 t/m 30-6-2021

Zoals is gebleken uit de resultaten gaan de drie opties bijna gelijk op! Zo verwerkt 36 procent de declaraties nog met de hand en worden fysieke bonnetjes dus ingeleverd op de administratie. 32 procent heeft het proces weliswaar gedigitaliseerd door de bonnen te scannen en te mailen maar er is nog geen sprake van geautomatiseerde verwerking. Tot slot maakt ook 32 procent gebruik van een declaratie app waarbij een foto van de bon gemaakt kan worden en het indienen en goedkeuren van de declaraties wel geautomatiseerd verloopt. Kortom, uit ons onderzoek blijkt dat meer dan de helft (68%) van de respondenten nog geen geautomatiseerd declaratieproces heeft. Dit, terwijl organisaties hiermee tot wel 70% op administratieve kosten kunnen besparen.

 

Meer informatie?

Bezoek ook eens onze oplossingspagina Declaratieverwerking of neem vrijblijvend contact met ons op!