Digitaliseer de verwerking van je pakbonnen met ImageCapture

Eerder deze week deden wij op social media een kort onderzoek (poll) naar pakbonverwerking bij verschillende organisaties. In totaal hebben 83 mensen gereageerd via Twitter, Linkedin en Facebook. Wij vroegen hen:

Pakbonnen worden gecontroleerd met de bestelling, de ontvangst wordt geregistreerd en de pakbon gearchiveerd. Hoe verwerken jullie pakbonnen?

Antwoord 1: handmatig met een papieren archief
Antwoord 2: handmatige verwerking maar de documenten worden gescand
Antwoord 3: geautomatiseerd en de pakbon wordt gearchiveerd in het ERP

Zoals is te zien aan de uitslag van onze poll, maakt twee derde van de respondenten nog geen gebruik van een geautomatiseerd proces voor de verwerking van pakbonnen. Een derde heeft zelfs nog een papieren archief! Behoort jouw organisatie ook tot een van deze groepen? Lees dan snel verder hoe je dit proces kunt automatiseren met behulp van ImageCapture!

Met ImageCapture software kun je een groot aantal documentstromen op je administratie automatiseren. Zo ook de pakbonnen die worden meegeleverd bij bestellingen. Bij handelsbedrijven komen jaarlijks wel duizenden pakbonnen binnen. Deze moeten handmatig gecontroleerd worden, waarna de ontvangsten geregistreerd kunnen worden in de administratie. Het controleren van de documenten en het invoeren hiervan, kost de administratie erg veel tijd. Ook worden pakbonnen vaak nog in papieren vorm bewaard in het archief voor naslag. Het handmatige proces van pakbonnen verwerken en archiveren en het registreren van de ontvangsten is niet alleen tijdrovend, het is ook een foutgevoelig proces. Daarnaast neemt het papieren archief vaak veel ruimte in beslag en kunnen de documenten zoek raken.

Met ImageCapture kun je het proces van pakbonverwerking en ontvangstregistratie automatiseren!

ImageCapture leest de data op de pakbon uit en matcht deze gelijk op kop- en/of regelniveau met de bestelling in jouw administratie. Eventuele verschillen worden dan ook direct gesignaleerd. Op basis van de uitgelezen data wordt automatisch een ontvangstregistratie gegenereerd en aangemaakt in de administratie. De digitale pakbon wordt hierbij gearchiveerd en is vanuit de geregistreerde ontvangst opvraagbaar.

Voor wie?

Pakbonverwerking is op dit moment mogelijk voor gebruikers van Ridder iQ, Trimergo ERP en SAP Business One. Wij werken continu aan de verdere uitbreiding van onze standaardkoppelingen. Staat jouw applicatie hier niet tussen en heb je ook interesse in pakbonverwerking met ImageCapture? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Wij kijken graag samen met jou naar de mogelijkheden voor jouw administratie!

Meer informatie?

Bezoek dan ook eens onze Oplossingspagina Pakbonverwerking of een van de koppelingspagina’s van jouw eigen applicatie!