Hebben jullie ook een koppeling met SAP Business One?
Wij krijgen regelmatig de vraag: koppelen jullie ook met systeem A of B? Inmiddels zijn er meer dan 50 standaardkoppelingen met ImageCapture beschikbaar waar je als gebruiker uit kunt kiezen. Deze koppelingen of integraties zijn met bekende ERP-, TMS- en financiële systemen. Ieder systeem is een nieuwe koppeling met zijn eigen unieke functionaliteit en toepassingsmogelijkheden. In de rubriek Hebben jullie ook een koppeling met …? lichten wij iedere keer een van onze koppelingen uit. Deze keer is dit de koppeling met SAP Business One. De koppeling met SAP Business One is enkele jaren geleden ontwikkeld en inmiddels werken meer dan 40 bedrijven dagelijks met onze software voor de geautomatiseerde verwerking van hun inkoopfacturen en documenten in SAP Business One. De hoogste tijd om deze koppeling uit te lichten dus! In dit artikel ontdek je alle mogelijkheden van ImageCapture software in combinatie met jouw SAP Business One-administratie;
GEAUTOMATISEERDE FACTUURVERWERKING – MATCHING, boeking EN fiattering
Onze SAP BO-gebruikers maken dagelijks gebruik van de factuurverwerkingsoplossing in ImageCapture en besparen op deze manier kostbare tijd op het verwerkingsproces. Omdat onze software naadloos integreert met de SAP software, kan ImageCapture gebruik maken van alle aanwezige data in de administratie om zo een geautomatiseerd boekingsvoorstel te maken; ImageCapture herkent de crediteur en haalt de crediteurgegevens op uit SAP Business One. Hierbij worden alle administratieve velden zoals grootboekrekeningen, kostenplaatsen en projectcodes ondersteund die via het SAP Business One XML formaat geëxporteerd kunnen worden. Natuurlijk kun je hier als gebruiker wijzigingen in aanmaken, maar het overkloppen van factuurgegevens behoort voorgoed tot het verleden!
Wanneer je inkoopfacturen gerelateerd zijn aan een bestelling in SAP Business One, matcht ImageCapture de factuur automatisch op prijzen, aantallen en artikelen, zowel op kop- als factuurregelniveau. Verschillen worden hierdoor snel zichtbaar. Als de factuur 100% matcht met de bestelling of ontvangstregistratie, kan de factuur automatisch worden goedgekeurd middels een systeemakkoord. Als de factuur niet matcht kan deze digitaal worden beoordeeld met de ImageCapture fiatteringsworkflow.
Workflow voor digitale goedkeuring
Tijdens de herkenning van de crediteur wordt, op basis van het procuratieschema in ImageCapture, ook direct de juiste autorisatielijst geselecteerd. Fiatteurs ontvangen automatisch een notificatie per e-mail dat er facturen klaar staan in ImageCapture om te beoordelen met daarbij een link naar de ImageCapture Web client. Door de uitgebreide workflow functionaliteit kan de fiatteur niet alleen goedkeuren of afkeuren maar is het ook mogelijk om een vraag te stellen aan een collega, de factuur te delegeren aan een collega of deze over te slaan, bijvoorbeeld in afwachting van een antwoord van de leverancier.
Digitaal archief
Vanaf het moment dat de facturen in ImageCapture zijn geïmporteerd, maken ze onderdeel uit van het digitale archief, inclusief alle boekings- fiatterings- en procesinformatie. De archieffunctionaliteit kan ook worden uitgebreid met een managementrapportage tool. Hierdoor heb je altijd volledig inzage in de status van je facturen en hou je grip op kosten, doorlooptijden en betalingstermijnen van leveranciers.
Door het declaratieproces te automatiseren bespaar je kostbare tijd op het uitzoeken en verwerken van bonnetjes en gedeclareerde onkosten van medewerkers. Medewerkers maken eenvoudig een foto van de bon en dienen de declaratie digitaal in. Hierdoor worden declaraties dus sneller ingediend en voorkom je ook dat bonnetjes kwijtraken. Er is altijd actueel inzicht in de kosten en door een efficiëntere verwerking kunnen de medewerkers ook sneller uitbetaald worden.
In ImageCapture wordt de digitale declaratie automatisch gekoppeld aan de juiste medewerker. Een boekingsvoorstel wordt vervolgens gegenereerd, dat eventueel verder kan worden uitgebreid met gegevens zoals kostendragers en projecten of opmerkingen. De declaratie wordt aansluitend geboekt in SAP Business One en het digitale document is vanuit de declaratieboeking opvraagbaar. Met behulp van ImageCapture Workflow worden de declaraties digitaal aangeboden ter goedkeuring aan de manager of bijvoorbeeld de projectleider. Ook de informatie over dit goedkeuringsproces is terug te vinden als bijlage bij de declaratieboeking in SAP Business One.
Nadat een bestelling is geplaatst, ontvang je in veel gevallen een bevestiging van de leverancier. Daarin worden bijvoorbeeld de actuele prijzen en artikelen vermeld, net als een verwachtte leverdatum. De leveranciersprijzen en artikelen moeten gecontroleerd worden met de inkooporder in SAP Business One en de leverdatum moet veelal bijgewerkt worden. Ook dit proces kan geautomatiseerd worden met behulp van ImageCapture!
ImageCapture importeert de leveranciersbevestiging uit de mail en leest deze automatisch in. Daarbij wordt de bevestiging gematcht met de inkooporder in SAP Business One zodat eventuele verschillen in aantallen en/of prijzen direct gesignaleerd worden. Ook de leverdata kan direct vanuit ImageCapture worden bijgewerkt op de openstaande inkooporder in SAP Business One. Zo heeft de planning dus ook altijd zicht op de actuele leverdata en kunnen interne processen hier nog beter op worden afgestemd.
PAKBONNEN GEAUTOMATISEERD VERWERKEN
Een vrij unieke oplossing in combinatie met SAP Business One is de geautomatiseerde verwerking van pakbonnen. Pakbonnen worden meegeleverd bij de ontvangst van bestelde goederen. Op de pakbon worden aantallen en artikelen vermeld en op basis van deze gegevens worden de goederen geregistreerd in de administratie als ontvangst. De pakbon wordt vervolgens bewaard in een fysiek archief zodat deze geraadpleegd kan worden als de inkoopfactuur ontvangen is. Bij handelsbedrijven komen soms wel duizenden pakbonnen per jaar binnen. De handmatige verwerking hiervan neemt veel kostbare tijd en archiefruimte in beslag.
Door de pakbonnen in ImageCapture te scannen of importeren uit de mail, worden de documenten automatisch uitgelezen waarna ImageCapture ontvangstregels genereert. Na goedkeuring worden deze per order verwerkt in SAP Business One. Het digitale document wordt gekoppeld aan de ontvangstregistratie in SAP Business One zodat deze altijd snel opvraagbaar is wanneer er vragen of onduidelijkheden zijn over de inkoopfactuur.
BATCHMATIGE DOCUMENTARCHIVERING
Tot slot kunnen ook je overige administratieve documenten met behulp van ImageCapture software verwerkt worden in SAP Business One. Denk bijvoorbeeld aan de batchmatige digitalisering en archivering van project- order- en artikeldocumenten. In ImageCapture worden al deze documenten gedigitaliseerd en geclassificeerd waarna deze digitaal gearchiveerd worden aan de projectkaart in SAP Business One.
MEER INFORMATIE OVER DE MOGELIJKHEDEN VAN FACTUUR- EN DOCUMENTVERWERKING VOOR JOUW SAP Business One-ADMINISTRATIE?
Bekijk dan ook eens onze landingpages hieronder van de verschillende oplossingen in combinatie met SAP Business One of neem vrijblijvend contact met ons op voor een productdemonstratie.
