Desmedt
Desmedt levert etiketten en sleeves voor verpakkingen, met name in de Benelux en Frankrijk. Het familiebedrijf kent een lange historie die teruggaat tot 1889 en staat binnen de verpakkingsindustrie bekend om de expertise en voortdurende innovatie binnen het vakgebied. Al vier generaties lang wordt volop geïnvesteerd in mensen en machinepark om te zorgen dat het bedrijf voorop loopt in de next generation labels. Het bedrijf heeft heel veel trouwe klanten, mede doordat de 35 medewerkers van Desmedt graag meedenken met de klant, flexibel zijn en goede service heel belangrijk vinden.
De keuze van een scanoplossing
Voor de huidige CEO, Henri Köhler, is automatisering een belangrijk middel om processen efficiënter en beter te maken. In februari 2019 stapte Desmedt over op CERM als MIS-oplossing. CERM is branche specifieke end-to-end software voor de label & verpakkingsindustrie. Sinds 2015 verwerkte Desmedt de inkoopfacturen al middels een geautomatiseerd proces. Bij de overstap naar CERM realiseerde Scan Sys de koppeling tussen ImageCapture en de CERM-software zodat factuurverwerking ook in de nieuwe omgeving geautomatiseerd kon plaatsvinden. Inmiddels worden jaarlijks zo’n 2700 facturen via ImageCapture en CERM naar volle tevredenheid geautomatiseerd verwerkt.
Bij Desmedt wordt door middel van Lean Six Sigma voortdurend gekeken of processen nog verder geoptimaliseerd kunnen worden. Dus werd begin dit jaar onderzocht of de geautomatiseerde verwerking van inkooporders een zinvolle bijdrage zou kunnen leveren voor de onderneming. Toen dat er positief uitzag mocht Stephanie Van den hove, verantwoordelijk voor Marketing & Customer Service, en zelf een van de goedkeurders van ImageCapture for Invoices, dit project leiden. Michel van Dijk en Maarten Terlingen hebben samen met het CERM-team de verwerking van inkooporders met ImageCapture en de CERM-software mogelijk gemaakt en de inrichting bij Desmedt gerealiseerd.
Ervaring met Scan Sys
De implementatie verliep soepel. Er zijn templates opgesteld, er kwam een apart mailadres voor de inkooporders en na het inlezen van de inkooporder wordt automatisch de leverancier herkend, en een aantal andere velden zoals het bedrag en het Btw-bedrag. Zodra de factuur binnenkomt wordt automatisch de inkooporder en factuur vergeleken en als alles klopt is de factuur automatisch ook goedgekeurd voor betaling. Zodra er een afwijking is tussen inkooporder en factuur, moet de controle handmatig gebeuren.
In het begin was dat even wennen voor de collega’s, aldus Stephanie Van den hove. We hadden een beetje het idee dat we de controle kwijt waren. Maar dat veranderde snel. Het bespaart zoveel tijd, vooral bij grote inkooporders met veel bestelregels. We hoeven niet meer elke factuur na te kijken, de meeste zien we nu niet meer passeren. Daarbij komt ook nog dat het systeem veel minder foutgevoelig is dan de mens. Je kent het vast wel, je bent zo’n net een grote factuur aan het controleren als je telefoon gaat, je bent afgeleid en dan is een vergissing snel gemaakt. Met ImageCapture zet je geen komma’s verkeerd of cijfers teveel.
