Grip op de kosten? Automatiseer de verwerking van je inkoopfacturen

Voor veel bedrijven is kostenbeheersing een belangrijke voorwaarde om groei te kunnen realiseren in de concurrerende afnemersmarkt. Immers, door het verlagen van de (productie) kosten kunnen producten tegen een scherpere prijs worden aangeboden. Actueel inzicht in de kosten van de onderneming is dan ook van groot belang om snel te kunnen anticiperen op de veranderingen in de markt. In dit artikel leggen wij uit hoe het geautomatiseerd verwerken van je inkoopfacturen kan bijdragen aan de beheersing van de bedrijfsuitgaven.

Handmatige factuurverwerking en goedkeuring is tijdrovend

Het handmatig verwerken van inkoopfacturen kost medewerkers op de financiële administratie vaak erg veel tijd. Factuurdata moet worden ingeklopt in de financiële administratie waarbij medewerkers de boekingsregels een voor een moeten aanmaken. Het verwerken van bijvoorbeeld een leasenota, telefoonrekening of facturen met gemengde BTW, is hierdoor een tijdrovende bezigheid! Tijdens het invoeren kunnen ook gemakkelijk fouten worden gemaakt.

Als een factuur betrekking heeft op een eerder geplaatste bestelling moet bovendien ook nog gecontroleerd worden of de gefactureerde prijzen en aantallen overeenkomen met de bestelling. De inkooporder moet er in veel gevallen dan ook bij gezocht worden. 

Aansluitend moet de inkoopfactuur in veel gevallen nog goedgekeurd worden voor betaling. Onlangs deden wij nog onderzoek naar dit proces en hieruit bleek dat bij meer dan de helft van de organisaties het goedkeuringsproces nog niet geautomatiseerd is. 23% print de digitale factuur zelfs uit om deze fysiek te laten aftekenen (!). Facturen die worden rondgestuurd ter goedkeuring raken onderweg nog weleens zoek en worden hierdoor niet tijdig betaald. Medewerkers van de administratie worden gebeld door de leverancier en moeten vervolgens op zoek naar de vermiste facturen. Vanwege al deze handelingen is het handmatig verwerken van inkoopfacturen een van de meest tijdrovende en kostbare processen op de financiële administratie. 

Inkoopfacturen geautomatiseerd verwerken en goedkeuren geeft grip op de kosten

Door het verwerkingsproces van inkoopfacturen te automatiseren wordt kostbare tijd bespaard op saaie, repeterende handelingen. Bovendien voorkom je hiermee menselijke fouten in het boekings- en controleproces. Kosten worden direct geregistreerd waardoor er altijd een actueel kostenoverzicht is. Door ook het goedkeuringsproces te digitaliseren ontstaat eveneens inzicht in de status van de inkoopfacturen en kunnen eventuele bottlenecks in het goedkeuringsproces snel geïdentificeerd worden. Hierdoor kunnen ook betere betalingsafspraken met leveranciers bedongen worden zoals een korting bij eerdere betaling van de facturen. De factuur en factuurdata wordt gearchiveerd in je financiële administratie en is dus met één druk op de knop opvraagbaar.

Benieuwd of het automatiseren van het factuurverwerkingsproces iets voor jou is? Bekijk dan ook eens onze oplossingspagina Factuurverwerking of vind direct jouw koppeling.