Integreer je kernsystemen voor een optimale kostenbeheersing

Kostenbeheersing staat bij veel organisaties hoog op de agenda, bijvoorbeeld om (productie)kosten te kunnen verlagen en zo concurrentievoordeel te behouden. De digitalisering van bedrijfsprocessen kan hier voor een belangrijk deel aan bijdragen. Niet alleen wordt kostbare tijd bespaard, digitalisering biedt ook mogelijkheden om snel beschikking over data te krijgen. Zo kan op basis van stuurcijfers snel ingespeeld worden op veranderingen in de markt. In veel gevallen is deze data echter verspreid over verschillende kernsystemen. Het is dan lastig om snel inzicht te krijgen, bijvoorbeeld in operationele en algemene bedrijfskosten.

Zo wordt in de transportsector bijvoorbeeld een Transport Management Systeem gebruikt voor de dagelijkse operatie, in combinatie met een financieel ERP voor de facturatie en belastingaangiftes. Ook in de maakindustrie en de bouwsector is het werken met meerdere systemen gebruikelijk, bijvoorbeeld voor het managen van productieprocessen en/of projecten.

Het combineren van data uit verschillende systemen is een uitdaging

Het kan in deze situaties een uitdaging zijn om de data uit die verschillende systemen snel te verzamelen. Operationele kosten worden doorgaans in de branche applicatie vastgelegd, terwijl de algemene kosten vaak alleen in het financiële systeem geregistreerd worden. In sommige gevallen wordt dan ook gebruik gemaakt van Excel om tot een kostenoverzicht te komen.

Het creëren van een totaaloverzicht van je kosten wordt nóg lastiger wanneer het verwerkingsproces van je inkoopfacturen niet digitaal verloopt. Niet alleen kost het handmatig boeken van inkoopfacturen de medewerkers op de administratie erg veel tijd, het is ook een foutgevoelig proces. Daarnaast worden de inkoopfacturen bij een handmatig verwerkingsproces nog (fysiek) rondgestuurd ter goedkeuring. In sommige gevallen worden ze dan zelfs achteraf pas ingeboekt. De facturen blijven liggen op het bureau van een medewerker of raken onderweg zoek. Al die tijd is er geen actueel inzicht in de kosten. 

Een geïntegreerd proces biedt uitkomst

Een geautomatiseerd verwerkingsproces van je inkoopfacturen, waarbij de software integreert met beide kernsystemen, biedt in dit soort situaties uitkomst. Zowel de algemene kostenfacturen als de operationele kostenfacturen worden in één keer verwerkt, waarbij de crediteur- en overige boekingsgegevens kunnen worden opgehaald uit beide systemen. Zo kunnen facturen die gerelateerd zijn aan een inkooporder of bestelling, automatisch gematcht worden op prijzen, aantallen en artikelen en wordt op basis van de stamgegevens op de crediteurenkaart de juiste grootboekrekening, kostenplaats en overige boekingslogica opgehaald. De boekingen worden aangemaakt in het financiële systeem en de bestellingen worden afgeletterd in de voorliggende branche applicatie. De kosten worden dus direct geregistreerd en de facturen zijn nog geblokkeerd voor betaling totdat deze digitaal zijn goedgekeurd. 

ImageCapture software integreert standaard met ruim 50 financieel administratieve systemen. Vind hier direct je koppeling(en) of neem contact met ons op voor meer informatie over de integratie van jouw ERP en financiële applicatie!