Heb jij vanuit huis toegang tot de administratie?

Nu blijkt dat ook na de pandemie een groot deel van de medewerkers gedeeltelijk thuis zal blijven werken, worstelen organisaties met het vraagstuk van de hybride werkplek en hoe medewerkers toegang kunnen krijgen tot bedrijfsdata. Niet alleen spelen security-vraagstukken hierbij een steeds grotere rol, ook de digitalisering van administratieve processen is noodzakelijk geworden. Immers, locatie-onafhankelijk werken vraagt in de eerste plaats om digitale data. 

Documentdigitalisering, creëer digitale data

Op veel administraties komen nog altijd papieren documentstromen voor. Denk bijvoorbeeld aan pakbonnen, orderbevestigingen, en personeelsdocumenten. Ook inkoopfacturen, die meestal digitaal binnenkomen, worden bij menig organisatie nog uitgeprint (!) om fysiek af te laten tekenen voor betaling. Hierdoor is er voor de medewerkers vanuit huis, niet of nauwelijks overzicht en kunnen documenten binnen de organisatie gaan rondzwerven. Inkoopfacturen worden hierdoor niet op tijd betaald en belangrijke documenten zoals contracten van medewerkers kunnen zoek raken. Het geautomatiseerd verwerken van deze documentstromen zorgt voor overzicht en inzicht.

Niet alleen verloopt de verwerking van documenten vele malen efficiënter, de data is hierdoor ook digitaal beschikbaar in het ERP of CRM-systeem, gekoppeld aan de juiste medewerker, leverancier of projectgegevens. Door inzet van workflow kunnen documenten digitaal aangeboden en verwerkt worden, waarbij altijd inzicht is in de actuele status. Denk bijvoorbeeld aan de inkoopfactuur die goedgekeurd moet worden voor betaling. Dat kan eenvoudig vanaf je mobieltje of een ander mobile device. Vanuit een digitaal archief kunnen eerder verwerkte facturen snel opgezocht worden, ook vanuit huis. 

Kortom, voor het optimaal faciliteren van de thuiswerkplek moet digitale data beschikbaar zijn. Documentdigitalisering draagt hier voor een belangrijk deel aan bij, ondersteunt door een goede integratie met het ERP of CRM én gebruik van workflow. 

Benieuwd hoe wij je kunnen helpen bij het vormgeven van de hybride werkplek?

Bekijk hier onze verschillende documentoplossingen of neem direct contact met ons op voor meer informatie.