Looop

lOOOP

Looop is actief in de Agri- & Food-sector en streeft naar een 100% circulaire wereld waar afval niet langer bestaat, en waarin een circulaire bedrijfsvoering de sleutel is tot een duurzame, klimaatneutrale economie en maatschappij. Dat doet Looop door, samen met afnemers, leveranciers en partners, co-producten op te waarderen afkomstig van de levensmiddelen- en fermentatieindustrie.

Co-producten uit de levensmiddelen- en fermentatieindustrie worden opgewaardeerd en omgezet in hoogwaardige grondstoffen voor de voedselketen, ingrediënten voor diervoeding, duurzame energiebronnen en innovatieve, bio-based producten. Zo bouwen we mee aan een gezonde en schonere wereld. Denk aan het verwaarden van bierbostel: een reststroom afkomstig van brouwerijen, en aardappelstoomschillen: een reststroom afkomstig van frietfabrikanten. Deze reststromen worden bewerkt of verwerkt om vervolgens als ingrediënt voor diervoeding gebruikt te worden of als grondstof voor de pet food industrie.

Het bedrijf heeft twee bedrijfsonderdelen: Co-products en Logistics. Er werken een kleine 100 medewerkers die ervoor zorgen dat er bijna 2 miljoen ton co-producten worden opgewaardeerd in Noordwest Europa.

 

Inzet van ImageCapture

We spreken met Bram Kuunders, verantwoordelijk voor Marketing en IT binnen Looop:

Ik ben zo’n 3,5 jaar geleden begonnen bij Looop. Ik herinner me nog goed de tijd dat we met ordners door het kantoor liepen en een krabbel zetten op elke factuur om vervolgens de papieren facturen over te typen. Zo 2018! Ieder begin van de nieuwe week werden de ordners op het bureau gezet van de fiatteurs, of haalden de fiatteurs ze op bij Finance & Control. Toen ik dat zag, begon het direct al te kriebelen om dit proces aan te pakken. Als ik bezig ben met het analyseren van bedrijfsprocessen en zie dat het middels automatisering en digitalisering efficiënter en effectiever kan, dan krijg ik daar direct energie van en wil ik het proces aanpakken.

De manier van werken was niet alleen tijdrovend, inefficiënt en niet effectief, het uitprinten van de facturen is ook nog eens slecht voor het milieu. Dat past niet binnen onze bedrijfsprofilering met als doel een 100% circulaire wereld, waar afval niet langer bestaat. Het was onduidelijk welke factuur naar wie moest. Het leek soms wel een facturendans – eentje voor jou, eentje voor mij. Ik vroeg mij iedere dag weer af, kan dit niet anders? We ontvingen inkooporder- en kostenfacturen digitaal, printen die uit en typten ze weer over in ons ERP-systeem, AccountView. En, we hadden geen inzicht en overzicht waar de kosten- of orderfacturen zich in het proces bevonden.”

Ervaringen met ImageCapture

De implementatie van ImageCapture heeft in twee stappen plaatsgevonden. De twee bedrijfsonderdelen, Co-Products en Logistics, hebben namelijk verschillende processen. Als eerste het bedrijfsonderdeel Co-Products, waar onder ander de handelsactiviteiten van Looop zich bevinden. Hier maakt men gebruik van Accountview met ImageCapture. Daarna het bedrijfsonderdeel Logistics, waar de transportactiviteiten van Looop zich bevinden. Hier maakt men gebruik van Transpas met ImageCapture.

Bij beide bedrijfsonderdelen was het primaire doel om de bedrijfsprocessen te optimaliseren middels automatisering en digitalisering. Door de digitalisering verkreeg Looop data over het bedrijfsproces waar vervolgens, middels BI, inzicht werd gecreëerd en het bedrijfsproces nu continue kan worden geoptimaliseerd. Daarnaast bestonden er nog een aantal (sub)doelen:

• Verkorten van de doorlooptijd van inkoop- en kostenfacturen
• De kans op foutieve invoer verkleinen
• Beter inzicht en overzicht verkrijgen in de factuurstroom van het bedrijf
• Wie, Wat, Wanneer; de juiste fiatteurs voor de inkoop- en kostenfacturen
• Bijdragen aan het verkrijgen van een goedgekeurde accountantsverklaring
• Vierogenprincipe:
  – Verantwoordelijkheid n.a.v. functieprofiel
  – Toegangsrechten n.a.v. functieprofiel

Het bedrijfsonderdeel Logistics had naast de facturen vooral te maken met een enorme stroom transportdocumenten, die handmatig gearchiveerd werden; een enorme klus. En iets terugvinden was ook een tijdrovende bezigheid. Niet efficiënt en effectief dus. Dat moest anders!

Na de implementatie van ScanSys bij Logistics werd ook hier de factuurstroom een stuk efficiënter. Daarnaast werd het mogelijk om via OCR-technologie de transportdocumenten aan het juiste dossiernummer te koppelen in Transpas. Dat scheelde enorm veel tijd. Hierdoor zijn de vrachtdocumenten direct opvraagbaar in Transpas en is het papieren archief direct gedigitaliseerd. Dat is ideaal als er vragen zijn over vracht X of wanneer er een controle is. De transportdocumenten zijn direct opvraagbaar. En de juiste mensen hebben inzicht en overzicht gekregen over waar de factuur zich in het proces bevindt.

Door de verdergaande automatisering en digitalisering van de (bedrijfs)processen met ImageCapture werden de werkwijzen steeds efficiënter en effectiever. Het had daarentegen enorm veel impact op de medewerkers. Bram Kuunders:

Die hebben we als bedrijf niet uit het oog verloren. De medewerkers moeten het immers doen, zij maken het verschil of de implementatie van de software een succes wordt of niet. Dat moet je nooit vergeten als bedrijf. Zonder medewerkers geen gezamenlijk succes.

Samen met de betrokken medewerkers zijn de processen bekeken, de oplossingen gedefinieerd, getest en zij waren uiteindelijk degenen die de oplossing gefaseerd live lieten gaan. Bedenk bijvoorbeeld dat er inkoopfacturen zijn die bestaan uit 50 A4’tjes met honderden orderregels. Daar was wat maatwerk voor nodig! Scan Sys heeft een groot aantal templates geleverd, toegespitst op de logica binnen onze processen en behoeften.

Ervaring met Scan Sys

Doordat we de documentstroom bij Looop hebben gedigitaliseerd en geautomatiseerd met ImageCapture, zijn onze bedrijfsprocessen efficiënter en effectiever geworden en hebben we meer inzicht verkregen in het proces. Niet zonder succes:

1. Het aantal prints ten opzichte van 2019 is op de 1^ste verdieping van Looop, waar zich de afdeling Finance & Control bevindt, is met 65,34%* gedaald, op de begane grond, waar zich de afdeling Logistics bevindt, is het papierverbruik met 41,6%* gedaald.
2. Er is een besparing gerealiseerd van 31% van de gemiddelde kostprijs per kostenfactuur.
3. Tijdsbesparing op de verwerking van inkooporderfacturen.
4. Inzicht en overzicht gecreëerd waar de factuur zich in het proces bevindt.
5. Het heeft bijgedragen aan het verkrijgen van een goedgekeurde accountantsverklaring.

Doordat de processen zijn gedigitaliseerd en geautomatiseerd kon Bram Kuunders ook volgende stappen gaan zetten:

We hebben nu inzicht en overzicht. De digitalisering levert ons een enorme hoeveelheid data op die we door middel van Business Intelligence (BI) omzetten in waardevolle dashboards waarop we als Management dagdagelijks op sturen. Daarnaast gebruiken we de data om onze processen continue te optimaliseren. Daarmee is wat mij betreft de cirkel rond.