Het automatisch matchen van inkooporderbevestigingen

Organisaties die regelmatig bestellingen plaatsen, worden bij het verwerken en matchen van de inkoopfacturen vaak geconfronteerd met onverwachte prijsverschillen of nakomende kosten. Met als gevolg een tijdrovend controleproces waarbij de onverwachte kosten worden afgeboekt of de voorraadwaarde wordt gedebiteerd. Door een inkooporderbevestiging te laten toezenden, kan dit risico worden geminimaliseerd. De orderbevestiging kan gecontroleerd worden met de bestelling, onder andere op aantallen, prijzen en leverdata. Het verwerken van deze inkooporderbevestiging en het corrigeren van de eerder geplaatste bestelling is echter wel een tijdrovend en foutgevoelig proces. ImageCapture biedt de mogelijkheid om inkooporderbevestigingen van de leverancier automatisch te matchen met geregistreerde bestellingen. Hierdoor wordt ook het administratieve proces voorafgaand aan de verwerking van de inkoopfactuur, verder geautomatiseerd.

De inkooporderbevestiging bevat de actuele leveranciersprijzen en de exact leverdatum van de goederen. Met behulp van de ImageCapture for Documents-module, worden ook de inkooporderbevestigingen automatisch gematcht met eerder geregistreerde bestellingen in het boekhoudsysteem. Het grote voordeel hiervan is dat de inkoop direct wordt bijgewerkt in uw administratie op basis van de meest actuele prijzen en de exacte leverdatum die vermeld wordt op de bevestiging van de leverancier. Geen verrassingen achteraf dus, wanneer u de factuur van de leverancier ontvangt. En geen onnodige administratieve handelingen zoals het afboeken van onvoorziene kosten en voorraadwaarde debitering.

Bij onacceptabele afwijkingen kan de bevestiging worden opgenomen in een workflowproces, bijvoorbeeld ter navraag bij de leverancier. De inkooporderbevestiging, wordt als bijlage-document gekoppeld aan de inkooporder en is daarmee bij het verwerken van de factuur ook direct beschikbaar.

Wanneer de levering plaatsvindt, worden de ontvangsten direct gedebiteerd tegen de juiste factuurwaarde. De automatische verwerking en matching van de corresponderende factuur, kan hierdoor ook veel efficiënter verlopen.

De voordelen van het geautomatiseerd matchen van inkooporderbevestigingen op een rij:

• Geen fouten meer die bij handmatig verwerken ontstaan;
• Veel snellere verwerking en matching van inkooporderbevestigingen met directe signalering van verschillen op artikelen, prijzen en bijkomende gegevens;
• Na acceptatie, direct bijwerken en verrijken van de openstaande inkoopporder;
• Koppeling met ImageCapture workflow;
• Inkooporderbevestigingen opvraagbaar vanuit de inkooporder en bij het verwerken van de factuur;
• Debitering van goederenontvangsten tegen de juiste, later te verwachten factuurwaarde;
• Actueel inzage in te verwachten leverdata.

Meer weten over het automatisch matchen van inkooporderbevestigingen?

Op dit moment is het automatisch matchen van inkooporderbevestigingen beschikbaar voor gebruikers van ImageCapture in combinatie met AFAS Online, Ridder iQ en SAP Business One. Staat jouw applicatie hier niet tussen? Neem vrijblijvend contact met ons op, wij kijken graag samen met jou naar de mogelijkheden voor jouw administratie!